“Follow up telefonico” è un elenco di chiamate per le offerte inviate. Per le offerte inviate ReGuest crea un'attività di chiamata per ogni corrispondenza, affinché un collaboratore chiami l'ospite e registri l'esito della conversazione. L'elenco si trova in CRM › Follow up telefonico.
Esempio: chiamare un ospite per la sua offerta aperta
In CRM › Follow up telefonico si apre la pagina “Follow up telefonico” con l'elenco delle attività di chiamata. Per impostazione predefinita mostra le attività la cui chiamata è pianificata da cinque giorni fa a fra due giorni.
Nella riga dell'ospite fare clic sul pulsante con il suo numero di telefono. Il pulsante non effettua la chiamata, ma registra il tentativo di chiamata e apre la pagina dell'attività di chiamata.
Chiamare l'ospite a questo numero.
Se l'ospite accetta, selezionare “Accettazione”.
Al termine, l'attività è impostata su “completata”. L'elenco non la mostra più, perché per impostazione predefinita nasconde le attività chiuse. Con il selettore “chiusi” ricompare.
Le pagine nel dettaglio
Pagina “Follow up telefonico”
La pagina elenca le attività di chiamata con le colonne “Stato”, “Chiamata pianificata per”, “Ospite”, “Arrivo” e “Struttura/hotel”. Un'attività ha lo stato “da chiamare”, “chiamata in corso”, “completata” o “annullata”. Per ogni attività è indicato quante volte si è già chiamato, per esempio “nessuna chiamata” o “1 chiamata”.
I filtri restringono l'elenco:
“Nome dell'ospite” cerca un ospite.
“Tutte le strutture” restringe a una sola struttura.
Un periodo restringe in base a “Chiamata pianificata per”.
“Arrivo:” restringe in base all'arrivo, con 30, 60 o 90 giorni oppure “∞ (tutti)”.
“Età offerta:” restringe in base all'età dell'offerta, con da 1 a 7, 14 o 30 giorni oppure “∞ (tutti)”. “mass.” mostra le attività la cui offerta è stata creata entro questi giorni, “esatt.” solo quelle la cui offerta è stata creata esattamente in quel giorno. Con “∞ (tutti)” non si può scegliere tra “mass.” ed “esatt.”.
I selettori “chiusi” e “ospiti senza num. tel.” mostrano altre attività. Senza di essi l'elenco non mostra attività chiuse né ospiti senza numero di telefono. Il selettore “offerte scadute” mostra invece solo le attività la cui offerta è già scaduta.
Per ogni numero di telefono dell'ospite c'è un pulsante. Registra il tentativo di chiamata e apre l'attività. “Dettagli” apre la pagina dell'attività di chiamata con tutte le chiamate precedenti e il loro esito. “Vai all’offerta” apre l'offerta dell'attività, “Alla conversazione” la conversazione a cui appartiene l'offerta.
Pagina di un'attività di chiamata
Qui si registra l'esito di una chiamata. Se non ha ancora chiamato nessuno, la pagina mostra “Non è stata ancora registrata alcuna chiamata.”. Se una chiamata è in corso, nel tentativo di chiamata compare, al posto di un esito, il numero di telefono selezionato.
Per l'esito ci sono quattro pulsanti:
“Accettazione” e “Disdetta” completano l'attività.
“Nessuna decisione” registra la conversazione e lascia aperta l'attività.
“non raggiunto” sposta la chiamata: “Sposta di 15 minuti”, “Sposta di 30 minuti”, “Sposta di 1 ora”, “Sposta di 2 ore”, “Sposta al pomeriggio”, “Sposta a domani” oppure “Sposta ad una certa ora”. “Sposta al pomeriggio” è disponibile solo fino alle 12:59. Sotto “non raggiunto” c'è inoltre “Abbandona”, che termina l'attività senza esito.
I tentativi sono elencati nell'attività con il loro esito: “nessuna risposta”, “accettata”, “disdetta” o “nessuna decisione”.
Dopo un rifiuto, l'attività propone “Archivia l’offerta” se l'offerta si può archiviare, altrimenti “Vai all’offerta”. “Archivia l’offerta” archivia l'offerta dopo una richiesta di conferma; l'attività resta “completata”.
“Cancella” nella pagina di un'attività di chiamata dopo una richiesta di conferma, termina l'attività senza esito.
Impostazione in Impostazioni › Messaging Automation › Offerte
Se e quando nascono le attività di chiamata lo stabilisce il campo “Follow up telefonico (ore dopo l'email di follow-up)”. Se contiene un numero, per le offerte inviate nasce un'attività di chiamata, una per ogni corrispondenza. Il campo ammette valori da 2 a 999.
Le ore si contano dall'email di follow-up programmata. Con il selettore “Calcolo dopo l'invio dell'offerta (non dopo l'invio del follow-up)” si contano dall'invio dell'offerta. Se non c'è un'email di follow-up, si contano anch'esse dall'invio. La chiamata pianificata cade al più tardi un giorno prima dell'arrivo.
Se si aggiunge una nuova offerta, ReGuest ripianifica l'attività. Se l'offerta viene prenotata, eliminata o non è più in trattativa, l'attività viene annullata. Se dopo la chiamata pianificata un'attività è ancora su “da chiamare”, viene annullata non appena l'arrivo è passato.
Nell'offerta
Nell'offerta, l'area del follow-up mostra sotto “Follow up telefonico” il momento della chiamata e l'ultimo esito.
Prerequisiti
‘Follow up telefonico’ fa parte del modulo di licenza Offers. Con Multi-Property si aggiungono il filtro “Tutte le strutture” e la colonna “Struttura/hotel”.
Se il modulo è concesso in licenza, l'accesso al modulo viene abilitato per determinati utenti tramite il loro ruolo. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Domande frequenti
Perché non nascono attività di chiamata? Nel campo “Follow up telefonico (ore dopo l'email di follow-up)” non c'è alcun numero. L'hotel lo inserisce in Impostazioni › Messaging Automation › Offerte.
Perché il pulsante con il numero di telefono non effettua la chiamata? Registra solo il tentativo di chiamata e apre l'attività. Chiamare poi l'ospite personalmente a questo numero.
Perché manca un ospite nell'elenco? Per impostazione predefinita l'elenco mostra solo le attività la cui chiamata è pianificata da cinque giorni fa a fra due giorni, e nessuna attività chiusa. Gli ospiti senza numero di telefono compaiono solo con il selettore “ospiti senza num. tel.”. Un altro periodo e il selettore “chiusi” mostrano altre attività.
Perché un'attività è annullata anche se nessuno ha chiamato? L'offerta è stata prenotata, eliminata o non è più in trattativa, oppure l'arrivo è passato.
Perché manca “Sposta al pomeriggio”? La scelta è disponibile solo fino alle 12:59. Dopo restano le altre scelte sotto “non raggiunto”, per esempio “Sposta ad una certa ora”.
Perché manca la voce di menu “Follow up telefonico”? L'elenco compare solo se il modulo di licenza Offers è attivo e il ruolo dell'utente include l'accesso. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest, che può anche dire se l'elenco è configurato per l'hotel.
Aggiornato al: 2026-10-20.