Un check-out è la fattura alla fine del soggiorno. L'hotel lo crea per una prenotazione confermata e lo invia all'ospite, e l'ospite lo vede nella sua area ospiti e può scaricarlo lì. Il percorso di menu è Prenotazioni, scheda “Check-out”.
Esempio: inviare la fattura per una partenza di oggi
Un ospite parte oggi. L'hotel gli invia la fattura, affinché la trovi nell'area ospiti.
Aprire la scheda. In Prenotazioni la scheda “Check-out” mostra le prenotazioni confermate con partenza oggi e domani.
Scegliere la prenotazione. Un clic sulla riga della prenotazione per cui non esiste ancora un check-out apre il modulo “Nuovo check-out”.
Inserire l'importo. In “Importo della fattura (totale)” inserire l'importo della fattura. “Importo dell'offerta” lo riprende dall'offerta. “Importo da pagare” mostra quanto resta da pagare dopo aver dedotto la caparra.
Scrivere il testo. In “Testo” inserire il messaggio per l'ospite, di almeno 20 caratteri.
Inviare. “Attiva ed invia” invia il check-out all'ospite via email.
Risultato. Nella sua area ospiti l'ospite trova “La Sua fattura” con “Il Suo soggiorno dal … al …”, “Importo già pagato”, “Totale complessivo” e “Scarica”. Un clic sulla riga della prenotazione nella scheda “Check-out” apre ora la pagina “Check-out”.
Le pagine nel dettaglio
Scheda “Check-out”
La scheda mostra le prenotazioni confermate la cui partenza rientra nel periodo del filtro “Giorno di partenza”. L'impostazione predefinita è oggi e domani. La selezione accanto filtra l'elenco per stato del pagamento, ad esempio “Non richiesto”, “Pagamento aperto”, “Pagamento eseguito”, “Pagamento annullato” o “Pagamento in loco”.
Un clic sulla riga di una prenotazione per cui non esiste ancora un check-out apre “Nuovo check-out”. Se ne esiste già uno, lo stesso clic apre la pagina “Check-out”.
“Nuovo check-out”
Il modulo crea il check-out. In “Importo della fattura (totale)” inserire l'importo della fattura. “Importo dell'offerta” lo riprende dall'offerta. Se è collegato un software dell'hotel, “Importo da <software dell'hotel>” lo riprende da lì.
“Elenco dettagliato servizi aggiuntivi” attiva una vista dettagliata in cui i servizi aggiuntivi di cui l'ospite ha usufruito vengono registrati singolarmente. La loro somma compare in “Somma servizi aggiuntivi” e si aggiunge all'“Importo da pagare”. Nella vista dettagliata il campo dell'importo si chiama “Totale del soggiorno”. “Inserimento rapido” torna all'inserimento di un solo importo totale, finché non è stato registrato alcun servizio aggiuntivo.
Se un sistema collegato ha trasmesso importi di fattura per la prenotazione, il modulo li mostra come “Somma food & beverages”, “Somma degli extra” e “Totale”.
“Aggiungi allegato...” allega file. Il “Testo” per l'ospite richiede almeno 20 caratteri. “Attiva ed invia” crea il check-out e lo invia all'ospite via email o WhatsApp, “Attiva senza messaggio” lo crea senza inviare nulla all'ospite.
Se la partenza risale a più giorni di quanti ne sono impostati, non è più possibile creare un check-out. Il modulo mostra allora “Il check-out è scaduto e non può essere creato”.
“Check-out”
La pagina mostra un check-out creato con “Importo della fattura (totale)”, “Importo già pagato”, “Importo da pagare”, “Allegati” e la tabella “Pagamento online”. Sopra è indicato quando e da chi è stato creato il check-out.
Finché il check-out è aperto, “Invia” lo invia all'ospite via email o WhatsApp dopo una richiesta di conferma di sicurezza; se c'è già stato un messaggio per questo check-out, il pulsante si chiama “Re-invia”. “Modifica” rende di nuovo modificabili i dati, e “Esci dalla modalità di modifica” torna alla visualizzazione.
Se l'ospite ha pagato alla reception, “Pagato in loco” apre una richiesta di conferma di sicurezza. In questa richiesta di conferma, “Cambia stato del pagamento” imposta lo stato del pagamento su “Pagamento in loco”, e “Pagato in loco” scompare.
Area ospiti, “Check-out online”
Nell'area ospiti l'ospite vede “La Sua fattura” con “Il Suo soggiorno dal … al …”, “Importo già pagato” e “Totale complessivo”. “Scarica” scarica la fattura.
Con il pagamento online l'ospite può pagare lì la fattura online, se presso un fornitore di pagamento è attivato “Usa per fattura”. Dopo il pagamento lo stato passa a “Pagamento eseguito”, con alcuni fornitori di pagamento prima a “Saldo aperto”. Chi si è abbonato alle notifiche sui pagamenti dei check-out riceve una notifica in merito.
Prerequisiti
‘Check-out’ fa parte del modulo di licenza Offers. Con Guest Management si aggiungono la scheda “Check-out” e l'intero check-out. Con Marketplace › Pagamento online si aggiunge il pagamento del check-out nell'area ospiti.
Se il modulo è concesso in licenza, l'accesso viene abilitato per determinati utenti tramite il loro ruolo. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Domande frequenti
Perché manca la scheda “Check-out”? Compare solo con il modulo di licenza Guest Management. Il supporto ReGuest può indicare se Guest Management è configurato per l'hotel.
Perché l'ospite non può pagare il check-out online? Il pagamento online non è attivo, oppure “Usa per fattura” non è attivato presso nessun fornitore di pagamento. Il supporto ReGuest può indicare se il pagamento online è configurato per l'hotel.
Come si registra un pagamento alla reception? Nella pagina “Check-out”, “Pagato in loco” imposta lo stato del pagamento su “Pagamento in loco” dopo una richiesta di conferma di sicurezza.
Aggiornato al: 2026-10-23.