Con “Trasferisci messaggio” il componente aggiuntivo di Outlook salva un'email aperta in Microsoft Outlook come messaggio dell'ospite nella sua conversazione in ReGuest. Il pulsante si trova nel riquadro attività del componente aggiuntivo, aperto tramite barra multifunzione di Outlook › “Re:Guest Outlook Add-in” › “Re:Guest”.
Esempio: trasferire in ReGuest l'email di un nuovo ospite
Una collaboratrice della reception riceve in Outlook un'email da un mittente non ancora noto in ReGuest. In ReGuest l'email deve trovarsi nella conversazione di questo ospite.
Aprire l'email. Aprire in Outlook l'email del mittente.
Aprire il componente aggiuntivo. Il pulsante “Re:Guest” nel gruppo “Re:Guest Outlook Add-in” della barra multifunzione apre il riquadro attività del componente aggiuntivo.
Verificare il nome. Poiché il mittente non è noto in ReGuest, la sezione dell'ospite mostra il nome e l'indirizzo presi dall'email. Lì il nome si può modificare. Da questo campo ReGuest prende nome e cognome del nuovo ospite, perciò deve contenerli entrambi.
Trasferire il messaggio. “Trasferisci messaggio” nel riquadro attività trasferisce l'email. ReGuest crea l'ospite con nome e cognome presi dal campo del nome, con la lingua rilevata, se l'hotel la offre, e salva l'email come messaggio dell'ospite nella sua conversazione.
Risultato. Nel riquadro attività compare subito “Messaggio trasferito il … da …” con data, ora e nome della collaboratrice, e “Trasferisci messaggio” non è più visibile per questa email. In ReGuest l'email si trova come messaggio nella conversazione dell'ospite, e il collaboratore responsabile riceve la consueta notifica di un nuovo messaggio.
Le pagine nel dettaglio
Azioni nel riquadro attività
Nel riquadro attività ci sono tre pulsanti. “Rileva richiesta” fa leggere all'IA una richiesta di soggiorno dall'email, “Suggerisci risposta” genera una risposta all'email, e “Trasferisci messaggio” salva l'email come messaggio dell'ospite nella sua conversazione in ReGuest.
Che cosa succede durante il trasferimento. Se l'ospite non esiste ancora in ReGuest, viene creato, con nome e cognome presi dal campo del nome nella sezione dell'ospite e con la lingua rilevata, se l'hotel la offre. Se non esiste ancora una conversazione con l'ospite, viene creata anch'essa.
Se il pulsante manca o è disattivato. “Trasferisci messaggio” è nascosto se l'email è già stata trasferita o se il ruolo dell'utente non consente l'accesso ai dati degli ospiti. Il pulsante è disattivato finché il nome nella sezione dell'ospite contiene meno di due parole; compare inoltre “Il nome non è valido. Il campo deve contenere almeno un nome e un cognome.”
Più strutture. Se l'hotel lavora con più strutture, al posto del pulsante “Trasferisci messaggio” compare l'elenco a discesa “Struttura/hotel”. Lì, durante il trasferimento, si sceglie l'edificio o l'hotel. L'edificio o l'hotel scelto determina a quale struttura appartiene la conversazione in cui viene salvato il messaggio.
Email da un portale. Alcuni indirizzi mittente, di solito quelli di un portale, sono registrati in ReGuest per l'importazione di email o di richieste. Per un'email da un indirizzo di questo tipo, prima del trasferimento l'IA individua dal testo dell'email l'ospite effettivo. Se non ne trova nessuno, il trasferimento viene rifiutato.
Se il trasferimento non riesce. Se ReGuest segnala che il trasferimento non è riuscito, il componente aggiuntivo mostra “Messaggio non trasferito” insieme al motivo. Un'email già trasferita una volta, ad esempio, viene rifiutata da ReGuest con “Questa email di MS Outlook è già stata elaborata in Re:Guest come messaggio di conversazione.”
Avvisi su azioni precedenti
Se l'email è già stata trasferita, nel riquadro attività compare “Messaggio trasferito il … da …”, con data, ora e l'utente che l'ha trasferita. Se dall'email è nata una richiesta, vi compare “Richiesta creata il … da …”. “Apri in Re:Guest” accanto all'avviso sul messaggio trasferito apre in ReGuest la conversazione in cui si trova il messaggio.
Prerequisiti
‘Trasferire un messaggio nel componente aggiuntivo di Outlook’ fa parte del modulo di licenza Channels › Integrazione Microsoft Outlook™. Con Multi-Property si aggiunge l'elenco a discesa “Struttura/hotel” durante il trasferimento.
Se il modulo è concesso in licenza, l'accesso al modulo viene abilitato per determinati utenti tramite il loro ruolo. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Domande frequenti
Perché manca il pulsante “Trasferisci messaggio”? O l'email è già stata trasferita; in questo caso nel riquadro attività compare “Messaggio trasferito il … da …”. Oppure il proprio ruolo non consente l'accesso ai dati degli ospiti; in questo caso il componente aggiuntivo mostra un avviso in merito al posto della sezione dell'ospite. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Perché non si può cliccare su “Trasferisci messaggio”? Il nome nella sezione dell'ospite contiene meno di due parole. Per un mittente sconosciuto il nome nella sezione si può modificare; non appena contiene nome e cognome, l'email si può trasferire.
La stessa email si può trasferire due volte? No. Dopo il trasferimento il pulsante è nascosto per questa email, e ReGuest rifiuta un secondo trasferimento della stessa email.
Come si riconosce in ReGuest un'email trasferita? Non dal messaggio stesso: nella conversazione appare come una normale risposta via email dell'ospite. Nel componente aggiuntivo l'avviso “Messaggio trasferito il … da …” mostra quando e da chi l'email è stata trasferita.
Perché un'email da un portale non è stata trasferita? Per un'email da un indirizzo di importazione l'IA deve individuare dal testo dell'email l'ospite effettivo. Se non ne trova nessuno, ReGuest rifiuta il trasferimento. Se il problema persiste, il supporto ReGuest può aiutare.
L'email riceve una categoria in Outlook? Sì, se nelle impostazioni del componente aggiuntivo l'interruttore “Categorie” è attivo, e lo è fin dall'inizio. In questo caso il componente aggiuntivo assegna a un'email trasferita la categoria di Outlook “Messaggio” e crea la categoria nella casella di posta, se lì manca.
Qual è la differenza rispetto a “Rileva richiesta”? “Trasferisci messaggio” salva l'email solo come messaggio nella conversazione dell'ospite. “Rileva richiesta” legge dall'email una richiesta di soggiorno, da cui nasce una richiesta in ReGuest. Nella “Richiesta alloggiamento” “Crea messaggio Messenger” trasferisce l'email come messaggio anziché come richiesta.
Aggiornato al: 2026-10-26.