Accesso

Il componente aggiuntivo di Outlook “ReGuest Copilot” mostra per un'email in Microsoft Outlook i dati dell'ospite da ReGuest e trasferisce email, richieste e risposte in ReGuest, senza dover uscire da Outlook. Per questo ogni collaboratore accede al componente aggiuntivo con il proprio utente ReGuest. Si apre tramite barra multifunzione di Outlook › “Re:Guest Outlook Add-in” › “Re:Guest”.

Una collaboratrice del reparto prenotazioni gestisce le email degli ospiti in Outlook sul desktop e vuole vedere lì i dati degli ospiti da ReGuest. Accede una volta e fa memorizzare l'accesso nell'account Microsoft.

Finché nessuno ha effettuato l'accesso, il componente aggiuntivo mostra questa pagina. “Accedi” porta alla pagina “Login”. “Scopri di più su Re:Guest” apre la finestra di dialogo descritta nella sezione successiva.

Prima dell'accesso il componente aggiuntivo mostra la lingua di Outlook, se è tedesco, inglese o italiano, altrimenti il tedesco.

“Vai al sito web” apre in una nuova finestra la pagina di ReGuest per prenotare una demo e chiude la finestra di dialogo. “Chiudi” la chiude.

Qui un collaboratore accede con tre dati: “Codice istanza Re:Guest”, “Nome utente” e “Password”. Ogni codice istanza con cui un accesso è riuscito viene salvato. La volta successiva il componente aggiuntivo offre i codici salvati in un elenco di selezione; è preselezionato il codice impostato come standard in “Impostazioni”. “Aggiungi” passa da questo elenco di selezione a un campo vuoto “Codice istanza Re:Guest” per un nuovo codice. “Mostra salvati” torna all'elenco di selezione; il pulsante esiste solo se sono già stati salvati codici istanza. “Annulla” interrompe l'accesso e riporta alla pagina di benvenuto.

“Resta connesso” stabilisce al primo accesso come il componente aggiuntivo lo memorizza:

In seguito la scelta si può modificare solo in “Impostazioni”. L'accesso memorizzato vale per ciascuna casella di posta di Outlook. Se la casella di posta cambia, il componente aggiuntivo verifica di nuovo l'accesso per questa casella di posta.

L'informativa sulla privacy. Senza la spunta su “Ho preso visione dell'informativa sulla privacy.” l'accesso non è possibile. Se lo stesso nome utente ha già accettato l'informativa una volta, la casella è già spuntata.

Che cosa viene verificato all'accesso. ReGuest verifica se l'utente è attivo e se la sua password è scaduta. Con la sicurezza avanzata ReGuest verifica anche la posizione. Se all'istanza manca il modulo di licenza Channels › Integrazione Microsoft Outlook™, nessuno può accedere, e il componente aggiuntivo mostra “Nell'istanza Re:Guest collegata l'integrazione MS Outlook non è attualmente abilitata. Contatta il nostro supporto.” Il componente aggiuntivo non richiede un secondo fattore. Se per l'utente l'autenticazione a due fattori è obbligatoria ma non ancora configurata, l'accesso viene respinto con l'indicazione di configurarla prima in ReGuest.

La finestra di dialogo si apre tramite la parola “Informativa sulla privacy” accanto alla casella di spunta nella pagina “Login”. Mostra l'informativa sulla privacy del componente aggiuntivo in cinque sezioni, da “1. Scopo del componente aggiuntivo” a “5. Il Suo consenso”, tra cui “2. Trasferimento di contenuti per l'analisi” e “3. Trasferimento nella Sua istanza ReGuest”. “Acconsento” chiude la finestra di dialogo e spunta la casella “Ho preso visione dell'informativa sulla privacy.” “Chiudi” la chiude senza spuntare la casella.

Sopra ogni pagina del componente aggiuntivo si trova una barra di intestazione con il nome dell'utente che ha effettuato l'accesso. Tramite “Impostazioni” nel suo menu si aprono le impostazioni del componente aggiuntivo. Senza accesso il menu si chiama “Info & Impostazioni”; le impostazioni sono quindi raggiungibili anche prima dell'accesso.

Un accesso del componente aggiuntivo non scade e resta valido anche quando qualcuno si disconnette dal componente aggiuntivo. Gli accessi di un utente si trovano in ReGuest su questo utente nell'area “Token di accesso attivi”, ciascuno con “Data di creazione” e “Scadenza”, “Persistente”, “Indirizzo IP”, “Stato (indirizzo IP)”, “Internet Service Provider”, “User agent (web browser)”, “Browser Identifier” e “Origine”. Un accesso senza scadenza mostra “Non scade”. “Annulla tutti i token” revoca, dopo la richiesta di conferma “Annulla”, tutti gli accessi dell'utente. L'area è visibile solo agli utenti il cui ruolo include l'autorizzazione corrispondente. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.

L'accesso deve essere ripetuto su ogni dispositivo? Dipende dalla scelta sotto “Resta connesso”. Con “Ricorda nell'account Microsoft” l'accesso vale su ogni dispositivo con questo account Microsoft. Con le altre due opzioni vale solo su questo dispositivo o solo per la sessione corrente.

La scelta sotto “Resta connesso” si può modificare in seguito? Sì, in “Impostazioni” nel menu della barra di intestazione.

L'accesso segnala che l'integrazione MS Outlook non è abilitata. Che cosa fare? All'istanza dell'hotel manca il modulo di licenza Channels › Integrazione Microsoft Outlook™, perciò nessuno può accedere. Il supporto ReGuest può dirLe se il componente aggiuntivo è configurato per l'hotel.

Perché il componente aggiuntivo non chiede il secondo fattore? Il componente aggiuntivo non ha un campo di inserimento per un secondo fattore. Se l'autenticazione a due fattori è obbligatoria ma non ancora configurata, l'accesso viene respinto. In tal caso va configurata prima in ReGuest, dopodiché l'accesso al componente aggiuntivo riesce.

Il componente aggiuntivo è disponibile anche in Outlook sul telefono cellulare? No. Il componente aggiuntivo è configurato solo per Outlook sul desktop, durante la lettura e la scrittura di un'email.

Un collaboratore ha lasciato l'azienda. Ha ancora l'accesso al componente aggiuntivo? Sì, finché nessuno gli revoca l'accesso: un accesso del componente aggiuntivo non scade e resta valido anche quando qualcuno si disconnette dal componente aggiuntivo. Viene revocato efficacemente sul suo utente in ReGuest tramite “Annulla tutti i token”. Fino a dieci minuti dopo la revoca l'accesso può ancora funzionare. Se l'area “Token di accesso attivi” manca, il Suo ruolo non include l'autorizzazione corrispondente. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.

Aggiornato al: 2026-10-26.