Accanto a un'email aperta in Microsoft Outlook, il componente aggiuntivo di Outlook “ReGuest Copilot” mostra i dati del mittente da ReGuest, con le sue richieste, offerte e prenotazioni. Così prima di rispondere si vede se il mittente è noto in ReGuest e se ha già prenotato. Si apre tramite barra multifunzione di Outlook › “Re:Guest Outlook Add-in” › “Re:Guest”, e le informazioni sull'ospite si trovano nel riquadro attività.
Esempio: vedere prima di rispondere se il mittente ha già prenotato
Una collaboratrice dell'ufficio prenotazioni riceve in Outlook un'email con una domanda su un soggiorno. Prima di rispondere, vuole vedere se il mittente è noto in ReGuest e quali richieste, offerte e prenotazioni ha.
Aprire l'email. Aprire in Outlook l'email dell'ospite.
Aprire il componente aggiuntivo. Il pulsante “Re:Guest” nel gruppo “Re:Guest Outlook Add-in” della barra multifunzione apre il riquadro attività del componente aggiuntivo.
Riconoscere l'ospite. Il componente aggiuntivo cerca l'ospite tramite l'indirizzo del mittente dell'email. Se l'ospite è noto in ReGuest, la sezione mostra il suo nome, il suo indirizzo email, i numeri di telefono, gli indirizzi, le etichette, la sua lingua e “In Re:Guest dal” con la data. Se compare “Ospite abituale”, ha già prenotato in passato.
Scorrere richieste, offerte e prenotazioni. Sotto i dati dell'ospite si trovano le sue richieste, offerte e prenotazioni come voci. Le frecce a sinistra e a destra passano da una voce all'altra. Il valore di stato “Prenotazione” indica che per questa voce esiste una prenotazione.
Aprire l'ospite in ReGuest. Se per la risposta servono più dati di quelli mostrati dalla sezione, “Apri in Re:Guest” accanto al nome apre l'ospite in ReGuest.
Risultato. La collaboratrice vede se il mittente è già stato ospite e quali richieste, offerte e prenotazioni ha, con periodo, notti e persone, e risponde con queste informazioni.
Le pagine nel dettaglio
Sezione dell'ospite
La sezione si trova nel riquadro attività e non ha un titolo proprio. Il componente aggiuntivo cerca l'ospite tramite l'indirizzo del mittente dell'email aperta. Se viene aperta un'email di un altro mittente, ricarica i dati.
Un ospite noto. La sezione mostra nome, indirizzo email, numeri di telefono, indirizzi, etichette, lingua e “In Re:Guest dal” con la data da cui l'ospite è presente in ReGuest. “Ospite abituale” compare non appena l'ospite ha una prenotazione precedente. All'inizio sono visibili solo il primo numero di telefono, il primo indirizzo e le prime tre etichette. “Mostra +…” espande gli altri numeri di telefono, indirizzi o etichette, “Mostra meno” li richiude. “Apri in Re:Guest” accanto al nome apre l'ospite in ReGuest.
Richieste, offerte e prenotazioni. Sotto si trovano le richieste, offerte e prenotazioni dell'ospite come voci, in ordine crescente di data di arrivo. Una voce mostra stato, struttura, persone con “Adulti” e “Bambini”, periodo, “… notti”, prezzo, tariffe e camere. Lo stato indica che cosa è la voce:
“Richiesta”: una richiesta per la quale non esiste ancora un'offerta.
“Offerta”: un'offerta per la quale non esiste ancora una prenotazione.
“Prenotazione”: una prenotazione.
Si passa da una voce all'altra scorrendo, trascinando con il mouse o tramite le frecce a sinistra e a destra; con una sola voce le frecce non ci sono. Se le voci sono da due a dieci, dei punti portano direttamente a una voce; se sono più di dieci, un contatore come “3/12” indica quale voce è visibile. Per una singola voce non esiste un pulsante proprio che la apra in ReGuest.
Un mittente sconosciuto. Se il mittente non è noto in ReGuest, la sezione mostra nome e indirizzo dall'email. Il nome si può modificare lì. Se poi l'email viene trasferita con “Trasferisci messaggio”, ReGuest crea l'ospite con nome e cognome da questo campo.
Un'email da un portale. Alcuni indirizzi mittente, per lo più quelli di un portale, sono registrati in ReGuest per l'importazione di email o richieste. Se l'email proviene da un tale indirizzo, in fondo alla sezione compare “L'indirizzo email (mittente) è stato configurato in Re:Guest per l'importazione di email/richieste. Trasferisca il messaggio a Re:Guest per visualizzare i dati dell'ospite e altro.” I dati dell'ospite compaiono solo dopo che l'email è stata trasferita.
Avvisi al posto della sezione
Se il componente aggiuntivo non può mostrare alcun dato dell'ospite, al posto della sezione compare un avviso che ne indica il motivo:
“Non ha selezionato alcun elemento. Apra un messaggio per saperne di più”: non è aperta alcuna email.
“Al Suo account utente/ruolo utente in Re:Guest manca un privilegio per consultare i dati dell'ospite richiesti.”: il ruolo dell'utente non include l'accesso ai dati degli ospiti.
“Integrazione Outlook mancante su questa istanza di Re:Guest”: all'hotel manca il modulo di licenza per il componente aggiuntivo di Outlook.
“Impossibile connettersi a Re:Guest. Verifichi la connessione a Internet e riprovi.”: il componente aggiuntivo non raggiunge ReGuest.
Finestra di avviso
Se i dati dell'ospite non possono essere caricati, una finestra di avviso segnala “Impossibile caricare i dati dell'ospite”.
Prerequisiti
‘Informazioni sull'ospite nel componente aggiuntivo di Outlook’ appartiene al modulo di licenza Channels › Integrazione Microsoft Outlook™.
Se il modulo è concesso in licenza, l'accesso viene abilitato per determinati utenti tramite il loro ruolo. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Domande frequenti
Perché non compaiono dati dell'ospite? Il motivo è indicato dall'avviso al posto della sezione: non è selezionata alcuna email, il Suo ruolo non include l'accesso ai dati degli ospiti, all'hotel manca il modulo di licenza per il componente aggiuntivo, oppure il componente aggiuntivo non raggiunge ReGuest. Se l'email proviene da un indirizzo di importazione, i dati dell'ospite compaiono solo dopo che l'email è stata trasferita con “Trasferisci messaggio”. Se non è selezionata alcuna email, basta aprire un'email in Outlook; compaiono allora i dati dell'ospite relativi a quell'email. Se il componente aggiuntivo non raggiunge ReGuest, è utile verificare la connessione a Internet e riprovare. Se manca il modulo di licenza, il supporto ReGuest può dirLe se è attivato per l'hotel. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Perché la sezione mostra un solo numero di telefono? All'inizio sono visibili solo il primo numero di telefono, il primo indirizzo e le prime tre etichette. “Mostra +…” espande gli altri.
Che cosa significa “Ospite abituale”? L'ospite ha già una prenotazione precedente.
Come si apre una prenotazione dalla sezione? Una singola voce non ha un pulsante proprio per questo. “Apri in Re:Guest” accanto al nome apre l'ospite in ReGuest.
Il nome di un mittente sconosciuto si può modificare? Sì. Se il mittente non è noto in ReGuest, il nome si può modificare nella sezione.
Aggiornato al: 2026-10-26.