Rilevare e creare una richiesta

Con “Rileva richiesta” l'IA legge da un'email aperta in Microsoft Outlook una richiesta di soggiorno: arrivo, notti, persone, camere e i dati di contatto dell'ospite. Dopo aver controllato i dati nella “Richiesta alloggiamento”, “Trasferisci richiesta” crea da essi una richiesta in ReGuest, senza che i dati debbano essere digitati a mano. Entrambe le funzioni si trovano nel riquadro attività del componente aggiuntivo, aperto tramite barra multifunzione di Outlook › “Re:Guest Outlook Add-in” › “Re:Guest”.

Una collaboratrice dell'ufficio prenotazioni riceve in Outlook un'email in cui un ospite chiede una camera per una settimana per due adulti e un bambino. Dall'email deve nascere una richiesta in ReGuest.

“Rileva richiesta” invia l'email aperta all'IA, che ne legge una richiesta di soggiorno. L'IA scrive la nota della richiesta nella lingua dell'utente. Se l'email non indica il numero di camere, l'IA presuppone una camera. I bambini oltre il limite di età dell'hotel vengono contati tra gli adulti.

Se un'email è troppo lunga per l'analisi, il componente aggiuntivo mostra in corrispondenza di “Rileva richiesta” il messaggio “Questa email è troppo lunga per rilevare automaticamente la richiesta. Trasferisca il messaggio e inserisca la richiesta manualmente.”

Se l'IA non trova alcuna richiesta nell'email, compare un messaggio con il titolo “Analisi del contenuto” e il testo “Nessuna richiesta è stata rilevata in questo messaggio.”

La “Richiesta alloggiamento” mostra ciò che l'IA ha letto dall'email, dapprima in sola lettura.

Modifica. “Modifica” apre i campi per modificarli: “Struttura/hotel”, “Nome”, “E-Mail”, “Telefono”, “Via / numero di casa”, “CAP”, “Luogo”, “Adulti”, “Bambini”, “Età bambini”, “Numero di camere”, “Arrivo”, “Notti”, “Arrivo altern.” e “Nota”, oltre alle selezioni “Lingua”, “Sesso”, “Stato” e “Vitto”. Non esiste un campo per la categoria di camera. “Applica modifiche” lascia i valori modificati nella richiesta visualizzata e torna alla vista di lettura, senza inviare nulla a ReGuest; finché un dato inserito non è valido, il pulsante è disattivato. “Annulla” scarta le modifiche e torna anch'esso alla vista di lettura.

Dati obbligatori. Sono obbligatori un nome completo di nome e cognome, un indirizzo email valido, almeno un adulto, almeno una camera, un arrivo a partire da oggi e almeno una notte. “Lingua”, “Sesso” e “Vitto” richiedono un valore, ma bastano anche “non definito” e “Non selezionato”. Anche un arrivo alternativo sotto “Arrivo altern.” deve essere a partire da oggi. Se nel campo “Nome” manca il nome o il cognome, compare “Il nome non è valido. Il campo deve contenere almeno un nome e un cognome.”

Usa nota. La nota scritta dall'IA entra nella richiesta solo se “Usa nota” è spuntato. Per impostazione predefinita è spuntato.

Trasferisci richiesta. “Trasferisci richiesta” crea la richiesta in ReGuest, con l'origine “MS Outlook Add-in”. Per ogni email c'è esattamente una richiesta. Se ReGuest rifiuta la richiesta, il componente aggiuntivo mostra solo “Richiesta non trasferita”, senza motivo.

Crea messaggio Messenger. Se l'email è più un messaggio che una richiesta, “Crea messaggio Messenger” nella “Richiesta alloggiamento” trasferisce l'email come messaggio nella conversazione dell'ospite, anziché creare una richiesta.

Se dall'email è già nata una richiesta, nel riquadro attività compare “Richiesta creata il … da …”, con data, ora e l'utente che l'ha creata. “Apri in Re:Guest” accanto all'avviso apre la richiesta creata in ReGuest.

Perché manca “Rileva richiesta”? Se dall'email è già nata una richiesta, il pulsante è di solito nascosto, e nel riquadro attività compare “Richiesta creata il … da …”. “Apri in Re:Guest” accanto all'avviso apre la richiesta creata in ReGuest. Se il proprio ruolo non abilita i dati degli ospiti, il componente aggiuntivo nasconde tutte e tre le azioni. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.

Perché l'IA non rileva alcuna richiesta? Il messaggio “Nessuna richiesta è stata rilevata in questo messaggio.” significa che l'IA non ha trovato alcuna richiesta di soggiorno nell'email. L'email si può allora trasferire come messaggio con “Trasferisci messaggio”.

Che cosa fare se l'email è troppo lunga? In corrispondenza di “Rileva richiesta” compare allora “Questa email è troppo lunga per rilevare automaticamente la richiesta. Trasferisca il messaggio e inserisca la richiesta manualmente.” L'email viene trasferita con “Trasferisci messaggio”, e la richiesta viene inserita a mano in ReGuest.

Perché la richiesta non si può trasferire? Può mancare un dato obbligatorio, per esempio il cognome, un indirizzo email valido o un arrivo a partire da oggi. Tramite “Modifica” i dati si possono completare. Se il componente aggiuntivo mostra “Richiesta non trasferita”, ReGuest ha rifiutato la richiesta; in questo caso il componente aggiuntivo non indica alcun motivo. Se la situazione non cambia, il supporto ReGuest può aiutare.

Perché nella richiesta c'è una camera, anche se l'email non ne indica nessuna? Se l'email non indica il numero di camere, l'IA presuppone una camera. Lo si può modificare in “Numero di camere” tramite “Modifica”.

Perché un bambino viene contato come adulto? I bambini oltre il limite di età dell'hotel vengono contati dall'IA tra gli adulti. Tramite “Modifica” si possono modificare “Adulti” e “Bambini”.

Si può creare una seconda richiesta da un'email? No. Per ogni email c'è esattamente una richiesta.

L'email riceve una categoria in Outlook? Sì, se nelle impostazioni del componente aggiuntivo l'interruttore “Categorie” è attivo, e lo è fin dall'inizio. Il componente aggiuntivo assegna allora a un'email da cui è nata una richiesta la categoria di Outlook “Richiesta” e crea la categoria nella casella di posta, se lì manca.

Aggiornato al: 2026-10-26.