Una corrispondenza riunisce tutto ciò che appartiene a una pratica con un ospite: la sua richiesta, la conversazione, le offerte, le prenotazioni e i messaggi dell'hotel. La scheda “Corrispondenza” del profilo dell'ospite mostra tutte le corrispondenze di un ospite in un unico punto, e da qui l'hotel invia all'ospite un nuovo messaggio. La scheda si trova in Archivio ospiti › (ospite) › Corrispondenza.
Esempio: Inviare a un ospite un messaggio generico
Aprire la voce di menu Archivio ospiti e fare clic sull'ospite. Si apre il profilo dell'ospite.
Nella barra delle schede del profilo dell'ospite aprire la scheda “Corrispondenza”. La corrispondenza più recente si trova in alto ed è già espansa.
In questa corrispondenza fare clic su “Nuovo messaggio” e scegliere “Informazione generica”.
Sotto “Modello” scegliere un modello. Si può scegliere tra i modelli generici nella lingua dell'ospite, adatti alla struttura della corrispondenza. Il messaggio riprende “Titolo”, “Contenuto” e “Blocchi di contenuto” del modello.
Fare clic su “Invia”. Il messaggio arriva all'ospite via e-mail o via WhatsApp.
Dopo, il messaggio compare come parte della corrispondenza con la sua data. Un messaggio inviato non si può più modificare.
Le pagine nel dettaglio
Elenco delle corrispondenze
La scheda elenca le corrispondenze dell'ospite, la più recente per prima; la più recente è espansa. Se l'ospite non ne ha ancora, lì compare “Non esiste ancora corrispondenza con questo ospite.”
Ogni riga mostra lo stato della corrispondenza, la data di “Arrivo” e “Struttura/hotel”. Esistono questi stati: “nuova”, “richiesta”, “Offerta”, “Prenotazione”, “Solo conversazione” e “Conclusa senza offerta”. Per “Offerta” e “Prenotazione” la riga mostra in più lo stato dell'offerta o della prenotazione. Una corrispondenza creata come test porta l'avviso “Corrispondenza creata come test (invisibile all'ospite)”.
Espansa, una corrispondenza mostra le sue parti con la data: richiesta, conversazione, offerta, informazione generica, prenotazione, messaggi relativi alla prenotazione, informazioni pre-stay e post-stay. Senza Offers mancano le parti che appartengono alle offerte.
Su ogni corrispondenza che non è un test si trova “Nuovo messaggio”. La selezione sottostante offre fino a quattro voci:
“Informazione generica” apre un messaggio da un modello generico.
“Informazione per appuntamento” apre un messaggio da un modello per informazioni sugli appuntamenti.
“Disdetta” apre una disdetta all'ospite, da un modello di disdetta.
“Messaggio diretto” apre la conversazione con l'ospite.
“Informazione generica” e “Informazione per appuntamento” compaiono solo se il ruolo dell'utente ne include l'accesso. Senza Offers la corrispondenza mostra, invece di “Nuovo messaggio”, il pulsante “Nuovo messaggio...”. “Nuovo messaggio...” compare al posto di “Nuovo messaggio” anche quando nessuna delle voci “Informazione generica”, “Informazione per appuntamento” e “Disdetta” è disponibile. “Nuovo messaggio...” porta direttamente al messaggio diretto.
“Nuova corrispondenza...” compare solo finché l'ospite non ha alcuna corrispondenza, a parte i test. Il pulsante crea una corrispondenza vuota.
“Cancellazione...” su una corrispondenza espansa apre la pagina “Cancella corrispondenza:”.
Modificare un messaggio
Qui nasce una “Informazione generica”, una “Informazione per appuntamento” o una “Disdetta”. Sotto “Modello” si trovano solo modelli di questo tipo nella lingua dell'ospite, adatti alla struttura della corrispondenza.
Per una “Disdetta” l'interruttore “Visualizza opzione lista d’attesa” crea in più una voce per la lista d'attesa. L'ospite riceve allora con la disdetta il modulo per la lista d'attesa.
“Invia” spedisce il messaggio via e-mail o via WhatsApp. L'invio di una “Disdetta” chiude le notifiche aperte di questa corrispondenza.
Per un messaggio non ancora inviato, “Annulla” chiede: “Desidera cancellare o mantenere l'informazione?” “Mantieni info generica”, “Mantieni l’info” o “Mantieni disdetta” mantiene il messaggio, “Cancella” lo scarta.
Date proposte per la lista d'attesa
“Arrivo” e “Partenza” sono precompilati con le date della richiesta e devono trovarsi nel futuro. L'ospite le trova precompilate nel modulo “Iscrizione alla nostra lista d'attesa”, lì può modificarle e invia il modulo per entrare nella lista d'attesa.
Cancellare una corrispondenza
La pagina “Cancella corrispondenza:” richiede un “Codice di sicurezza” di tre cifre. Solo con il codice corretto “Cancella definitivamente” cancella la corrispondenza. Se al ruolo dell'utente manca l'accesso, lì compare “Non sei autorizzato a cancellare la corrispondenza.”
Prerequisiti
‘Corrispondenza’ richiede uno di questi moduli di licenza: Offers oppure Guest Management › Messaggi pre-stay (semplici) oppure Guest Management › Digital Concierge oppure Guest Management › Messaggi post-stay. Con Multi-Property si aggiunge la selezione “Struttura/hotel”.
Con Offers l'accesso viene abilitato per determinati utenti tramite il loro ruolo. Con Guest Management › Messaggi pre-stay (semplici) oppure Guest Management › Digital Concierge oppure Guest Management › Messaggi post-stay senza Offers, ‘Corrispondenza’ è visibile a ogni utente. Necessitano di un accesso proprio nel ruolo: “Informazione generica”, “Informazione per appuntamento” e “Cancellazione...”. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Domande frequenti
Perché “Nuovo messaggio...” porta solo al messaggio diretto? Senza Offers esiste solo il messaggio diretto. Il supporto ReGuest può dire se Offers è configurato per l'hotel. Con Offers, “Informazione generica” e “Informazione per appuntamento” mancano se il ruolo dell'utente non ne include l'accesso; i ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest. Il supporto ReGuest può dire se la “Disdetta” è configurata per l'hotel.
Perché manca “Nuova corrispondenza...”? L'ospite ha già una corrispondenza che non è un test. Un nuovo messaggio nasce allora su questa corrispondenza tramite “Nuovo messaggio”.
Un messaggio inviato si può ancora modificare? No.
Aggiornato al: 2026-10-30.