Amministrazione utenti

In “Amministrazione utenti” l'hotel crea un account utente per ogni collaboratore, gli assegna i suoi permessi tramite il “Ruolo e privilegi” e stabilisce come accede. Ne fanno parte anche le notifiche email di un utente e i team a cui vanno le attività. Il percorso di menu è Impostazioni › Amministrazione utenti.

Per ogni account l'elenco mostra immagine, nome, nome utente e indirizzo email, oltre a un segno di spunta per gli utenti che sono online in quel momento, e indicazioni come “A questo utente non è stata ancora assegnata una password!”. “Filtra per nome” trova un account il cui nome o nome utente contiene ogni parola inserita. Gli account disattivati compaiono nell'elenco solo quando “Mostra account disattivati” è attivo, e riportano allora l'indicazione “disattivato”. “Nuovo utente” inizia un nuovo account, un clic su un account esistente lo apre.

La prima scheda di un account mostra nome, lingua e dati di contatto. Nome, “Posizione”, immagine utente e “Immagine firma” compaiono nelle email agli ospiti sotto i saluti dell'hotel. La “Lingua” stabilisce in quale lingua l'interfaccia viene mostrata all'utente, e in essa vengono tradotti i messaggi nelle conversazioni scritti in un'altra lingua. “Cambia immagine” e “Aggiungi immagine firma” caricano un'immagine che ReGuest riduce al massimo a 256 pixel; “Cancella immagine” e “Cancella immagine firma” la rimuovono. In “Diritti” si trova il “Ruolo e privilegi”: i permessi di un account derivano solo dal suo ruolo, e non è possibile assegnare singoli permessi all'account. “Salva” salva i dati modificati dell'account; il pulsante compare solo finché ci sono modifiche non salvate.

Un account non viene mai cancellato. “Disattiva utente” lo disattiva dopo una richiesta di conferma, e l'account mostra poi “Questo utente è stato disattivato.”. Nel campo “Inoltra notifiche a” si può scegliere un utente che riceve le notifiche dell'account disattivato. “Attiva utente” rende di nuovo utilizzabile l'account non appena ha un ruolo. Nel proprio account manca “Disattiva utente”.

“Mostra l'elenco delle notifiche in ordine decrescente” stabilisce l'ordine delle notifiche, e con “Riproduci suoni” ReGuest riproduce un segnale acustico quando arriva un nuovo messaggio in una conversazione che l'utente non ha aperta in quel momento. Con la “Modalità Express” la creazione dell'offerta porta, dopo la scelta del modello, direttamente all'invio, senza il passaggio di modifica, e all'invio non compare alcuna richiesta di conferma. Solo un utente con “All'utente possono essere assegnate attività” può essere scelto in “Collaboration” come destinatario di attività. Con “Permettere il login automatico da/a istanze collegate” l'utente, passando a un'istanza collegata, vi accede automaticamente se lì esiste un account attivo con lo stesso nome utente in cui anche questa opzione è attiva.

Qui l'hotel stabilisce quali notifiche l'utente riceve in aggiunta via email. Se la scheda contiene anche i “Rapporti periodici via e-mail”, si chiama “Messaggi offline e rapporti”. “Notifiche offline via email” ha tre livelli: “Non attivo”, “Ricevere tutte le notifiche” e “Ricevere le notifiche selezionate”. Con “Ricevere le notifiche selezionate” degli interruttori selezionano i tipi, ad esempio “Messaggi Messenger”, “Richieste” o “Richieste di prenotazione”. “Ricevere notifiche per” limita le email a “Solo le attività assegnate (all'utente o al suo team)” oppure a “Attività assegnate (all'utente o al suo team) e tutte le attività non assegnate”. Le email partono ogni 2 minuti. Se un altro account con lo stesso indirizzo email ha già attivato l'opzione, qui non è possibile attivarla.

In “Rapporti periodici via e-mail” l'utente riceve un “Report giornaliero”, “Report settimanale” o “Report mensile”. Se l'hotel ha più edifici, “Struttura/hotel” sceglie l'edificio del rapporto; ci sono allora un rapporto per ogni edificio e uno per tutti insieme.

Un account esterno collega l'account utente a un utente nel programma gestionale dell'hotel (PMS) o in Microsoft Entra. In “Nome utente (sigla)” si trova il nome utente del collaboratore nel PMS; tramite esso l'interfaccia con il PMS trova l'utente per conto del quale lavora. “Tipo di account” sceglie il programma gestionale dell'hotel o Microsoft Entra.

Nella scheda “Sicurezza” l'utente sceglie come confermare in aggiunta il suo accesso: “Nessuno”, “App di autenticazione” o “Codice via e-mail”. Gli elenchi “Dispositivi Authenticator attivi” e “Dispositivi Authenticator registrati (inattivi)” mostrano i suoi dispositivi, e il cestino “Elimina dispositivo” ne rimuove uno. L'ultimo dispositivo attivo non si può eliminare finché l'accesso richiede un codice dall'app.

Nell'account di un altro utente “Autenticazione a due fattori obbligatoria” stabilisce che l'account deve avere un secondo fattore.

“Consenti l'accesso con Microsoft” permette all'utente di accedere tramite il pulsante “Accedi con Microsoft” nella pagina di accesso. “Inserisci nome utente Microsoft… (opzionale)” registra a questo scopo un nome utente Microsoft proprio. Senza di esso ReGuest trova l'account tramite l'indirizzo email, che allora può comparire una sola volta tra gli account attivi.

Il cambio del proprio metodo viene confermato dall'utente in una finestra di dialogo con un “Codice” e “Verifica”; “Invia di nuovo il codice” invia un nuovo codice. Un codice via e-mail vale 10 minuti, e vale solo il più recente.

“Reimposta il secondo fattore” nella scheda “Sicurezza” apre una finestra di dialogo che richiede un “Motivo”. “Reimposta” imposta poi come inattivi tutti i dispositivi dell'utente, lo disconnette ovunque e lo informa via email. Nel proprio account non è possibile.

La scheda “Altre istanze” esiste solo con Multi-Property.

La finestra di dialogo si apre tramite “Imposta password...” o “Modifica password...”. Una password richiede almeno 8 caratteri, e un indicatore ne classifica la sicurezza da “Molto debole” a “Molto forte”. Non deve essere uguale né alla password attuale né a una delle ultime 10 password. “Invia notifica email” invia all'utente un'email all'indirizzo tra parentesi. Dopo la modifica l'utente viene disconnesso in tutti i browser, tranne nella sessione in cui modifica la propria password. Gli accessi nell'app mobile e in Outlook restano attivi.

Un utente il cui ruolo non abilita l'amministrazione degli utenti vede in “Amministrazione utenti” solo “Il tuo profilo utente”. Lo stesso profilo si apre con la voce “Impostazioni” nel menu utente in alto. “Novità lette...” apre la pagina “Novità”, in cui “Ripristina” reimposta le indicazioni sulle novità già lette. “Esci” disconnette l'utente.

Un team raggruppa utenti, in modo che in “Collaboration” le attività possano andare al team. L'elenco “Teams” nel menu a sinistra mostra per ogni team il numero dei suoi membri, e “Nuovo team” ne crea uno. Un team ha un “Nome”, un “Codice breve” di al massimo 3 caratteri e un “Simbolo”. Il “Codice breve” compare nell'elenco “Teams” tra parentesi dopo il nome. Il “Simbolo” compare davanti al nome del team, ad esempio nell'elenco “Teams”, nel filtro dei team, nella selezione per le assegnazioni delle attività, nelle regole in “Collaboration” e nelle email di notifica con assegnazioni. I membri si aggiungono tramite “Aggiungi membro”, solo dopo il primo “Applica”, e vengono salvati subito; un utente può far parte di più team.

Un team non viene cancellato, ma archiviato con “Archivia” e riattivato con “Riattiva”. Finché una regola di CRIS usa il team, non è possibile archiviarlo. “Usato nelle seguenti regole” mostra queste regole, e “Assegna tutte le regole ad un altro team…” le assegna a un altro team.

Perché un collega vede in “Amministrazione utenti” solo il proprio profilo? Il suo ruolo non abilita l'amministrazione degli account utente. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.

Perché manca un ruolo nella selezione “Ruolo e privilegi”? Il ruolo contiene un permesso che chi modifica non possiede. Un collega il cui ruolo contiene tutti i permessi del ruolo desiderato lo vede nella selezione. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.

Un collaboratore ha perso il dispositivo con la sua app di autenticazione. Che fare? Un collega il cui ruolo lo abilita reimposta con “Reimposta il secondo fattore” il secondo fattore del collaboratore. Se nell'hotel non c'è nessuno con questo permesso, aiuta il supporto ReGuest.

È possibile cancellare un account? No. Un account viene disattivato con “Disattiva utente” e può passare le sue notifiche a un altro utente tramite “Inoltra notifiche a”.

Perché non è possibile attivare “Notifiche offline via email”? Un altro account con lo stesso indirizzo email ha già attivato l'opzione. Solo quando lì è impostata su “Non attivo” è possibile attivarla qui.

Aggiornato al: 2026-10-27.