Un periodo di conservazione stabilisce dopo quanti mesi devono essere cancellati i dati anagrafici di un ospite, separatamente per tre gruppi di ospiti. I task di cancellazione dell'hotel raccolgono gli ospiti il cui periodo è scaduto. Il percorso di menu è Impostazioni › Protezione dati e privacy › Conservazione dei dati.
Esempio: creare un periodo di conservazione e selezionarlo nell'informativa privacy
Aprire l'elenco. Impostazioni › Protezione dati e privacy › Conservazione dei dati mostra l'elenco “Conservazione dei dati”.
Iniziare un nuovo periodo di conservazione. “Aggiungi” nella navigazione laterale sotto “Conservazione dei dati” apre la pagina “Nuova definizione conservazione dati”.
Impostare i periodi per gruppo. Nel riquadro “Dati ospite (nome, indirizzo email, numero di telefono, indirizzo postale ecc.)” l'hotel seleziona “Cancella dopo” per ciascuno dei gruppi “Ospiti senza corrispondenza”, “Ospiti con corrispondenza ma senza prenotazione” e “Ospiti con prenotazione” e inserisce gli anni e i mesi, ad esempio 2 anni, 3 anni e 10 anni.
Verificare l'eccezione. Nel riquadro “Opzioni comuni per la cancellazione dei dati degli ospiti” la casella “Escludere le persone con consenso all'email marketing da tutte le cancellazioni” è già selezionata. Gli ospiti con consenso all'email marketing non vengono allora cancellati.
Inserire l'intervallo. Nel riquadro “Raccolta dati per task di cancellazione” l'hotel inserisce 30 in “Intervallo (giorni) per la raccolta automatica”. Viene allora creato automaticamente un nuovo task di cancellazione non appena il task di cancellazione più recente ha più di 30 giorni.
Creare il periodo di conservazione. “Crea” salva la nuova definizione di conservazione dei dati e apre la pagina “Modifica la definizione conservazione dati”.
Selezionarlo nell'informativa privacy. Un periodo di conservazione si seleziona all'interno di un'informativa privacy: nella pagina “Modifica informativa privacy” dell'informativa attiva in Impostazioni › Protezione dati e privacy › Informative privacy l'hotel seleziona nel riquadro “Conservazione dei dati” il nuovo periodo di conservazione; lì compare come “creata” con la sua data di creazione.
Risultato. In “Usata nelle seguenti informative privacy” il periodo di conservazione mostra questa informativa privacy, e l'elenco “Conservazione dei dati” mostra accanto ad esso un segno di spunta.
Le pagine nel dettaglio
Conservazione dei dati
L'elenco mostra tutti i periodi di conservazione dell'hotel con la loro “Data di creazione”. Una colonna senza intestazione mostra un segno di spunta per un periodo di conservazione utilizzato da almeno un'informativa privacy attiva. La data nella colonna “Data di creazione” è un link che apre la pagina “Modifica la definizione conservazione dati” di questo periodo di conservazione. “Aggiungi” nella navigazione laterale apre la pagina “Nuova definizione conservazione dati”.
Nuova definizione conservazione dati
La pagina ha quattro riquadri:
“Dati ospite (nome, indirizzo email, numero di telefono, indirizzo postale ecc.)”: i tre gruppi “Ospiti senza corrispondenza”, “Ospiti con corrispondenza ma senza prenotazione” e “Ospiti con prenotazione”. Un ospite con una prenotazione appartiene a “Ospiti con prenotazione”. Un ospite con un'offerta o con una semplice conversazione appartiene a “Ospiti con corrispondenza ma senza prenotazione”. Ogni altro ospite appartiene a “Ospiti senza corrispondenza”. Ogni gruppo ha la casella di controllo “Cancella dopo” e un campo in anni e mesi. Sono consentiti da 1 a 1199 mesi, cioè fino a 99 anni e 11 mesi. Senza spunta su “Cancella dopo” questo gruppo non viene mai cancellato.
“Opzioni comuni per la cancellazione dei dati degli ospiti”: la casella di controllo “Escludere le persone con consenso all'email marketing da tutte le cancellazioni”. Se è selezionata, gli ospiti con consenso all'email marketing non vengono cancellati. Per un nuovo periodo di conservazione è selezionata.
“Raccolta dati per task di cancellazione”: il campo “Intervallo (giorni) per la raccolta automatica”. Indica dopo quanti giorni viene creato automaticamente un nuovo task di cancellazione. Un nuovo periodo di conservazione inizia con 0, e 0 significa “Disattivato”.
“Usata nelle seguenti informative privacy”: le informative privacy che utilizzano questo periodo di conservazione.
“Crea” salva la nuova definizione di conservazione dei dati e apre la pagina “Modifica la definizione conservazione dati”. “Annulla” scarta i dati inseriti, non crea alcun periodo di conservazione e riporta all'elenco “Conservazione dei dati”.
Modifica la definizione conservazione dati
La pagina mostra gli stessi riquadri di “Nuova definizione conservazione dati”. “Salva” compare solo in presenza di modifiche non salvate, salva le modifiche e lascia la pagina aperta.
Come sono collegati periodo di conservazione e informativa privacy. Un'informativa privacy utilizza al massimo un periodo di conservazione, un periodo di conservazione può essere utilizzato in più informative privacy. Per ogni ospite vale il periodo di conservazione dell'informativa privacy che ha accettato per ultima. Se non ne ha accettata nessuna, vale il periodo di conservazione dell'informativa privacy attiva. Se nell'informativa privacy è selezionata la sezione “Conservazione e cancellazione dati”, l'ospite vede i periodi inseriti in anni e mesi.
Prerequisiti
‘Conservazione dei dati’ non richiede un modulo di licenza proprio.
L'accesso a ‘Conservazione dei dati’ viene abilitato per determinati utenti tramite il loro ruolo. Il salvataggio di un periodo di conservazione richiede un accesso proprio nel ruolo. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Domande frequenti
Perché manca la voce di menu “Conservazione dei dati”? Il ruolo dell'utente non la abilita. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Perché un periodo di conservazione si può visualizzare ma non salvare? Il salvataggio richiede un accesso proprio nel ruolo. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Perché l'elenco non mostra un segno di spunta per un periodo di conservazione? Nessuna informativa privacy attiva lo utilizza. Nella pagina “Modifica informativa privacy” dell'informativa attiva lo si seleziona nel riquadro “Conservazione dei dati”.
Perché non vengono creati automaticamente task di cancellazione? Il campo “Intervallo (giorni) per la raccolta automatica” è impostato su 0, cioè “Disattivato”; un numero maggiore di 0 lo attiva. Oppure il periodo di conservazione non appartiene all'informativa privacy attiva; in tal caso lo si seleziona lì nel riquadro “Conservazione dei dati”. Oppure nessun utente attivo ha nel suo ruolo l'accesso ai task di cancellazione; i ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Gli ospiti di un gruppo senza spunta su “Cancella dopo” vengono cancellati? No, questo gruppo non viene mai cancellato.
È possibile cancellare un periodo di conservazione? No, non esiste un pulsante per farlo.
Aggiornato al: 2026-10-28.