In “Collaboration” l'hotel stabilisce quali notifiche vengono inviate automaticamente come attività a un utente o a un team. In questo modo, ad esempio, ogni nuova richiesta di un ospite arriva subito ai colleghi che la gestiscono. Il percorso di menu è Impostazioni › Collaboration.
Esempio: assegnare automaticamente le nuove richieste al team della prenotazione
Il team, qui “Prenotazione”, è già stato creato, in “Teams” nella gestione utenti.
Aprire la pagina. Impostazioni › Collaboration apre la pagina “Regole per l'assegnazione delle attività” con la scheda “Regole”. Lì compare una riga per ogni tipo di notifica.
Cercare la riga “Richiesta”.
Selezionare il team. Nella selezione del team selezionare “Prenotazione”. “Filtra per nome...” trova il team più rapidamente in un elenco lungo.
Non selezionare alcun utente. Nella selezione dell'utente selezionare “Non assegnare a nessun utente”. L'attività va allora all'intero team.
Salvare. “Salva” applica la regola. Dopo, al posto di “Salva” compare la parola “salvato”.
Risultato. Quando arriva una nuova richiesta da un ospite, ReGuest crea un'attività per la sua notifica e la assegna al team “Prenotazione”. L'attività compare nella Dashboard. Quando la notifica viene completata, anche l'attività è completata.
Le pagine nel dettaglio
Regole per l'assegnazione delle attività
Nella scheda “Regole” la pagina mostra una regola per ogni tipo di notifica, 14 in tutto: “Richiesta”, “Messaggio di conversazione”, “Conversazione (non verificata)”, “Richiesta di prenotazione”, “Nuovo pagamento online”, “Inserimento carta di credito”, “Nuovi dati carta di credito”, “Prenotazione servizi aggiuntivi”, “Lista dei desideri”, “Check-in online”, “Pagamento check-out”, “Valutazione post-stay”, “Interfaccia PMS Hotel” ed “Errore durante una prenotazione diretta”. Non è possibile creare nuovi tipi.
Ogni regola ha una selezione per l'utente e una per il team. Una regola può indicare un utente e un team contemporaneamente.
Utente: con “Non assegnare a nessun utente” l'attività non va a nessun singolo utente, ma solo al team della regola; se la regola non indica nemmeno un team, non viene creata alcuna attività. Un utente è disponibile per la selezione se il suo account è attivo e nella gestione utenti, nella scheda “Opzioni”, è attivato “All'utente possono essere assegnate attività”. Con “Ultimo contatto” l'attività va all'utente a cui è indirizzata la notifica. Ciò vale solo se è un utente dell'hotel. Per “Richiesta”, “Lista dei desideri”, “Valutazione post-stay” e “Check-in online” manca “Ultimo contatto”.
Team: con “Non assegnare un team” l'attività non va a nessun team, ma solo all'utente della regola; altrimenti è disponibile per la selezione ogni team attivo.
“Filtra per nome...”: il campo di ricerca nella selezione aperta. Mostra solo gli utenti o i team il cui nome contiene il testo inserito.
Per fase della guest journey: solo la regola per “Messaggio di conversazione” si può adattare per singole fasi. Se in “Adattare per fase guest journey” si seleziona una fase, ad esempio “Pre soggiorno”, per essa si aggiunge una nuova riga con una propria selezione per utente e team. Sono disponibili per la selezione “Interesse recente”, “Offerta”, “Pre soggiorno”, “Durante il soggiorno”, “Post soggiorno” e “Interesse passato”, ciascuna solo finché la fase non ha ancora una propria riga. Se un ospite scrive in una fase che ha una propria riga, vale questa riga al posto della regola per tutte le fasi. La × con l'indicazione “Cancella” rimuove la riga di una fase.
Due interruttori valgono per l'intera pagina:
“Assegnare attività solo all'utente selezionato se è attualmente online”: se l'utente di una regola non è online in quel momento, l'attività va solo al team della regola.
“Segna le conversazioni nell'anteprima delle attività come lette”: se un utente apre nella Dashboard l'attività relativa a una conversazione, la notifica risulta letta per lui.
“Salva” e “Annulla” compaiono solo finché ci sono modifiche non salvate. “Salva” applica in una sola volta tutte le righe modificate, nuove e rimosse della pagina, insieme all'interruttore “Segna le conversazioni nell'anteprima delle attività come lette”. “Annulla” scarta tutte le modifiche non salvate; una riga rimossa con × è allora di nuovo presente.
Se CRIS risponde in modo autonomo per l'hotel, nelle regole per le conversazioni il nome e la selezione in “Adattare per fase guest journey” appaiono in grigio. La riga mostra allora l'indicazione “Poiché CR:IS nella configurazione attuale risponde in modo autonomo, questa regola al momento non viene applicata.”
Quando nasce un'attività: ReGuest crea un'attività solo per le notifiche che provengono da un ospite, appartengono a una conversazione esterna o portano dati da un'interfaccia, ad esempio dal PMS o da un'importazione OTA. CRIS stesso non riceve mai un'attività.
Prerequisiti
‘Collaboration’ non richiede un modulo di licenza proprio.
L'accesso a ‘Collaboration’ viene abilitato per determinati utenti tramite il loro ruolo. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Domande frequenti
Perché “Collaboration” manca nel menu “Impostazioni”? Il ruolo dell'utente non abilita l'accesso a “Collaboration”, oppure l'assegnazione delle attività non è configurata per l'hotel. Il supporto ReGuest può indicare se è configurata. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Perché un collega manca nella selezione dell'utente? Il suo account è disattivato, oppure nel suo account, nella scheda “Opzioni”, “All'utente possono essere assegnate attività” non è attivato. Entrambe le cose si possono modificare nella gestione utenti: “Attiva utente” rende di nuovo utilizzabile un account disattivato, e nella scheda “Opzioni” si può attivare “All'utente possono essere assegnate attività”.
Perché un'attività non è stata assegnata? La regola non indica né un utente né un team. Oppure è attivato “Assegnare attività solo all'utente selezionato se è attualmente online”, l'utente della regola non era online e la regola non indica alcun team. Inoltre un'attività nasce solo se la notifica proviene da un ospite, da una conversazione esterna o da un'interfaccia. La regola si può verificare e modificare nella pagina “Regole per l'assegnazione delle attività” in Impostazioni › Collaboration.
È possibile creare una regola per un ulteriore tipo di notifica? No. I 14 tipi sono fissi.
Perché nella regola “Richiesta” manca “Ultimo contatto”? Per “Richiesta”, “Lista dei desideri”, “Valutazione post-stay” e “Check-in online” la pagina non lo offre. Per queste regole si può selezionare un utente o un team.
Aggiornato al: 2026-10-27.