Auto Offer

Auto Offer crea per le nuove richieste un'offerta o una disdetta, senza che un collaboratore debba elaborarle. A questo scopo l'hotel crea dei workflow: se un workflow si applica a una nuova richiesta, ReGuest ne crea un'offerta o una disdetta e, se desiderato, la invia anche subito. La voce di menu si trova sotto Sales Intelligence › Auto Offer.

Un hotel vuole rispondere automaticamente con un'offerta alle nuove richieste di due adulti con almeno un bambino e senza nota dell'ospite.

Sotto “Jobs” si vede, per ogni richiesta verificata, che cosa è successo, e “All’offerta” apre l'offerta creata.

“Panoramica” mostra indicatori sulle offerte create automaticamente. Nel filtro “Periodo” è preimpostato l'ultimo anno. L'indicatore “Offerte create” suddivide le offerte in “Creata automaticamente” e “Creata manualmente”. L'area “Dati chiave (offerte create automaticamente)” mostra “Richieste”, “processabile automaticamente”, “Offerte”, “Tasso di click”, “Tasso di interazione”, “Prenotazioni”, “Tasso di prenotazione” e “Fatturato”. L'area “Imbuto (offerte create automaticamente)” mostra “Richieste”, “processabile automaticamente”, “Offerte”, “ospiti hanno cliccato”, “Prenotazioni” e “Fatturato”.

L'elenco “Offerte secondo la quota di richieste processabili automaticamente” contiene solo i workflow con l'azione “Crea offerta”. L'elenco “Gli ultimi 10 jobs” mostra le esecuzioni più recenti con “Data di esecuzione”, “Trigger” e “Azione”, e l'area “Percentuale di disdette create automaticamente” mostra “Richieste”, “Disdette” e “Percentuale di disdette”. I numeri vengono calcolati in background e quindi non sono precisi al secondo.

“Workflows” mostra ogni workflow come una scheda con le sue condizioni, la sua azione e “Creato il”. Lo stato è indicato sulla scheda: “Attivo”, “Non attivo” o “Archiviato”. I filtri “Filtra per nome...”, “Tutte le stagioni”, “Attivi e non attivi” e “Tutte le strutture” restringono l'elenco.

Su ogni scheda si trovano “Modifica”, “Duplica”, “Attiva” o “Disattiva” e “Archiviare”; un workflow archiviato riceve “Riattivare”. “Modifica” apre il workflow nell'editor. “Duplica” crea una copia con il trigger, tutte le condizioni e l'azione con le sue impostazioni; la copia è “Non attivo” e si apre subito nell'editor. Un workflow archiviato resta nell'elenco, ma non è attivo. Dopo “Riattivare” non è più archiviato, ma “Non attivo”. L'ordine delle schede si può cambiare trascinandole; un workflow nuovo o duplicato si trova alla fine. L'ordine contribuisce a decidere quale workflow si applica (vedere “Domande frequenti”). “Archiviare” e “Riattivare” chiedono prima una conferma.

“Nuovo workflow” inizia con una scelta di modelli, tra cui “Modello vuoto” e “Offerta per la famiglia”; che cosa inserisce “Offerta per la famiglia” lo mostra l'esempio sopra. Un nuovo workflow all'inizio non è attivo.

Nell'editor un workflow riceve il suo “Nome”, il suo “Trigger”, le sue condizioni ed esattamente un'azione. Come trigger esiste solo “Nuova richiesta”. L'interruttore “Attivo” attiva e disattiva il workflow. Un workflow attivo non si può modificare; l'editor mostra allora “Il workflow deve essere disattivato per poter apportare modifiche.” Un pulsante per salvare non c'è, l'editor salva da solo.

“Aggiungi condizione” apre una finestra di dialogo. Sotto “Campo delle condizioni” si possono scegliere i dati di una richiesta, per esempio “Numero di adulti”, “Numero di bambini”, “Durata del soggiorno (notti)”, “Vitto”, “Stagione”, “Categoria camera”, “Nota dell'ospite”, “Lingua dell'ospite”, “Stato dell'ospite”, “Fonte della richiesta”, “Data di arrivo”, “Data di partenza”, “Ospite abituale” o “Tariffa”. Ogni campo si può usare una volta per workflow.

Quali confronti esistono dipende dal campo. Numeri e date conoscono per esempio “è uguale a”, “è maggiore o uguale” e “è tra”; gli elenchi come la categoria camera conoscono “è uno qualsiasi di” e “non è nessuno di”; l'ospite abituale conosce “si applica” e “non si applica”. “Crea” crea la condizione. Nella finestra di dialogo “Modifica condizione” “Salva” applica una modifica, e “Cancella” rimuove la condizione.

Sotto “Definire le varianti” l'azione stabilisce in “Categoria camera” quali categorie di camere vengono offerte: “offrire tutte le categorie di camere disponibili”, “escludere le categorie di camere selezionate” oppure “offrire solo categorie di camere selezionate”. In “Tariffa” o “Gruppo di tariffe” si può scegliere tra “offrire tutte le tariffe disponibili”, “escludere le tariffe selezionate”, “offrire solo le tariffe selezionate”, “escludere le tariffe dei gruppi selezionate” e “offrire solo le tariffe dei gruppi selezionate”. Con “Gruppo di tariffe” al posto di “Tariffa” si scelgono, invece di singole tariffe, gruppi di tariffe le cui tariffe l'offerta esclude oppure offre in via esclusiva. “Numero di varianti (max.)” limita le varianti dell'offerta, “Ordine delle varianti” le ordina, per esempio per “disponibilità” o “prezzo crescente”. Con “disponibilità” vengono prima le varianti con la tariffa richiesta e la categoria di camera richiesta, poi quelle con il maggior numero di camere libere.

Con l'interruttore “Crea sottovarianti” l'offerta riceve una variante principale per ogni combinazione di camere. Sotto di essa nascono, per la stessa categoria di camera, sottovarianti con le altre tariffe o gli altri trattamenti disponibili dello stesso gruppo di tariffe. Questo vale solo se per questo gruppo di tariffe è impostato “Usa per creare sottovarianti automatiche di offerte”. L'interruttore non si può scegliere insieme a “Offrire categoria di camera con tutte le tariffe possibili”.

Sotto “Templates and author” l'azione richiede per ogni lingua dell'hotel un modello di offerta e un “Autore”. Sotto “Invio” si sceglie tra “Invio manuale dell'offerta” e “Invio automatico dell'offerta”. “Invio manuale dell'offerta” significa: l'offerta viene solo preparata, e un collaboratore decide se inviarla. Con l'invio automatico, con “Ritardo dell'azione (in minuti)” si può impostare un tempo di attesa da 0 a 60 minuti. Chi cambia la selezione delle categorie di camere, delle tariffe o dei gruppi di tariffe riceve prima una richiesta di conferma, perché le voci già assegnate vengono rimosse.

La disdetta richiede, sotto “Templates and author”, un modello di disdetta per ogni lingua dell'hotel e un “Autore”. Sotto “Invio” c'è “Invio manuale della disdetta” o “Invio automatico della disdetta”, in più “Ritardo dell'azione (in minuti)”. Se il modello di disdetta contiene l'opzione lista d'attesa e la disdetta viene inviata, questa offre all'ospite anche la lista d'attesa. L'ospite è in lista d'attesa solo quando si iscrive personalmente.

La scheda “Jobs” apre la pagina “Azioni pianificate ed eseguite”. Questa mostra, per ogni richiesta che un workflow ha verificato, che cosa è successo, anche se non è successo nulla. È preimpostato l'ultimo mese; “Stato” e “Periodo” filtrano l'elenco, la voce più recente è in alto.

Nella colonna “Trigger”, dopo “da” compare il nome dell'ospite. Se non si è applicato nessun workflow, nell'elenco compare “Le condizioni del trigger non corrispondono” e quali campi non corrispondevano. “All’offerta”, “Alla disdetta”, “Vai alla richiesta”, “Al workflow” e “Ai dati dell’ospite” aprono l'offerta, la disdetta, la richiesta, il workflow e l'ospite della voce. La pagina serve solo a visualizzare: qui non si può annullare né riavviare nulla.

Perché non è stata creata nessuna offerta? “Jobs” indica il motivo. “Nessuna disponibilità per la tariffa selezionata” significa: c'erano camere libere, ma solo in tariffe che il workflow non può offrire. Quali tariffe offre il workflow lo stabilisce l'azione “Crea offerta” in “Tariffa” o “Gruppo di tariffe”. “Il servizio di disponibilità restituisce troppe soluzioni possibili” significa: la richiesta era troppo aperta, per esempio senza categoria di camera. “La data di arrivo è troppo vicina” significa: l'arrivo è oggi.

Che cosa succede con un arrivo in giornata? Per un arrivo in giornata Auto Offer non crea alcuna offerta, ma una disdetta sì. L'offerta la crea allora l'hotel a mano. Una richiesta con la stessa data di arrivo e di partenza Auto Offer non la elabora affatto.

Quale workflow si applica se ne corrispondono diversi? Esattamente uno, e non necessariamente il primo in alto. Prima tocca a tutti i workflow con “Crea disdetta”, poi a quelli con “Crea offerta”; solo all'interno di questi gruppi conta l'ordine in “Workflows”. Un workflow senza condizioni si applica a ogni richiesta, e i workflow successivi non entrano più in gioco.

Perché non si può modificare un workflow? È attivo. Dopo “Disattiva” si possono modificare condizioni e azione.

Perché non si può attivare un workflow di disdetta? Ha bisogno di una condizione su “Data di arrivo” o “Data di partenza”. “Aggiungi condizione” la crea. Senza azione non si può attivare nessun workflow; sotto “Seleziona l'azione” l'hotel sceglie “Crea offerta” o “Crea disdetta”.

Quanto tempo ci vuole prima che l'offerta sia pronta? Senza ritardo sono normali pochi minuti.

Che cosa succede se qualcosa va storto? La voce in “Jobs” passa allora a “fallito” con il motivo “Errore sconosciuto”, e non viene ripetuta automaticamente. Un nuovo tentativo lo avvia l'hotel sulla richiesta sotto Offerte: dal pulsante “Crea offerta” scegliere la voce “Offerta automatizzata”. In questo modo nasce in “Jobs” una nuova voce, quindi due righe per la stessa richiesta sono normali.

Perché l'azione non è riuscita, anche se tutti i modelli ci sono? Un motivo possibile: l'ospite ha scritto in una lingua per cui non esiste un modello. Il workflow richiede solo modelli per le lingue dell'hotel e non ripiega su nessun'altra lingua.

Si può fermare un'automazione in corso? Sì, sulla richiesta tramite “Annulla”, finché l'azione non è ancora in esecuzione.

Una richiesta creata a mano viene elaborata automaticamente? Se, alla creazione di una richiesta, c'è la scelta tra “Offerta”, “Offerta autom.” e “Disdetta”, solo con “Offerta autom.”.

Aggiornato al: 2026-10-19.