La scheda “Persone” del profilo dell'ospite mostra due cose: ciò che un ospite ha indicato nel check-in online sulle persone del suo soggiorno, e i destinatari email aggiuntivi dell'ospite. Qui l'hotel verifica i dati di un check-in online, lo contrassegna come completato e lo trasmette al PMS, il sistema di gestione alberghiera. E qui crea ulteriori destinatari, che possono poi ricevere messaggi relativi a una corrispondenza dell'ospite. La scheda si trova in Archivio ospiti › (ospite) › Persone.
Esempio: Verificare un check-in online e contrassegnarlo come completato
Aprire la voce di menu Archivio ospiti e fare clic sull'ospite. Si apre il profilo dell'ospite.
Nella barra delle schede del profilo dell'ospite aprire la scheda “Persone”. Mostra la sottoscheda “Check-In Online” con i check-in online conclusi dall'ospite, l'ultimo attivato per primo.
Nella prima voce leggere il periodo, il numero di adulti (“a”) e bambini (“b”), il “Soggiorno” con mese e anno e il “Commento”.
Sotto, passare in rassegna le persone, l'“Ospite principale” per primo, ciascuna con “Nome e cognome”, e-mail, “Data/luogo di nascita”, “Residenza” e “Cittadinanza”. Seguono “Targa automobilistica” e la tabella “Documenti di viaggio”.
Fare clic su “Cambia stato in completato”.
A questo punto il check-in online è completato e le sue notifiche sono chiuse.
Le pagine nel dettaglio
La scheda “Persone” ha due sottoschede, “Check-In Online” e “Destinatari”. Si apre con “Check-In Online” se questa sottoscheda esiste per l'hotel, altrimenti con “Destinatari”.
Check-In Online
La sottoscheda mostra i check-in online conclusi dall'ospite, l'ultimo attivato per primo. Li ha compilati l'ospite stesso, nel messenger dell'area ospiti o del sito web. Non appena un collaboratore apre la sottoscheda, le notifiche relative a questi check-in online risultano lette per lui.
Ogni voce mostra il periodo, il numero di adulti (“a”) e bambini (“b”), il “Soggiorno” con mese e anno e il “Commento”. Sotto si trovano le persone, l'“Ospite principale” per primo, con “Nome e cognome”, e-mail, “Data/luogo di nascita”, “Residenza” e “Cittadinanza” e, se salvati, con camera, numero di telefono e “Codice fiscale”. Seguono “Targa automobilistica” e la tabella “Documenti di viaggio”. Nella colonna “Tipo di documento” compare “Carta d’identità”, “Patente”, “Passaporto” o “Carta d’identità (bambino)”. Se l'ospite ha confermato la correttezza dei suoi dati, la data compare nella frase “L'ospite ha confermato il … la correttezza dei dati inseriti”.
I dati sono di sola lettura. Su un check-in online si trovano questi pulsanti:
“Cambia stato in completato” imposta un check-in online aperto su completato e chiude le sue notifiche.
“Cambia stato in aperto” reimposta un check-in online completato su aperto. Questo è possibile solo per l'ultimo check-in online dell'ospite.
“Invia” trasmette il check-in online al PMS. Dopodiché compare “inviata con successo” oppure “invio fallito”, e sotto si trovano le trasmissioni precedenti.
Un check-in online scaduto non mostra né “Cambia stato in completato” né “Cambia stato in aperto”. La trasmissione è possibile a Innconcepts Fidelio OHS 8, Protel IO, Sihot, Mews, HotelCinqueStelle, Apaleo, Ibelsa e OracleOperaCloud. Solo Sihot riceve anche gli allegati dei documenti di viaggio. Con Protel IO “inviata con successo” compare solo quando il PMS ha elaborato la trasmissione.
Destinatari
La sottoscheda elenca i destinatari email aggiuntivi dell'ospite con “Indirizzo email” e “Nome”. Il simbolo davanti a un destinatario ne mostra il “Sesso”. Se l'ospite non ne ha, lì compare “Per questo ospite non esistono destinatari aggiuntivi.”
Un destinatario di questo elenco si può assegnare a una singola corrispondenza dell'ospite. Ciò avviene tramite il pulsante “Molteplici destinatari email...” e, all'invio di un'offerta, sotto “Destinatario”. In entrambi i casi si stabilisce per ogni destinatario se riceve offerte (“Riceve offerte”), se può far scattare la prenotazione (“Ha il diritto di prenotare”) e se riceve il messaggio pre-stay e quello post-stay (“Riceverà messaggi pre-stay”, “Riceverà messaggi post-stay”). Un destinatario con “Riceve offerte” riceve all'invio dell'offerta una propria copia dell'e-mail dell'offerta al suo indirizzo.
“Aggiungi...” apre la finestra di dialogo “Aggiungi destinatario”.
“Modifica” su un destinatario apre la finestra di dialogo “Modifica destinatario”.
“mostra archiviati (…)” visualizza i destinatari archiviati; tra parentesi c'è il loro numero.
Aggiungi destinatario e Modifica destinatario
Entrambe le finestre di dialogo hanno gli stessi campi. Obbligatorio è solo l'“Indirizzo email”. Si aggiungono “Nome”, “Cognome” e “Sesso” con la scelta “non disponibile”, “maschile”, “femminile” o “altro”; “altro” è disponibile solo se l'hotel lo ha attivato. Un ospite può avere lo stesso indirizzo come destinatario una sola volta, contando anche i destinatari archiviati.
L'interruttore “È un indirizzo email alternativo di” rende l'indirizzo un indirizzo dell'ospite stesso. I campi del nome sono allora bloccati, e un messaggio da questo indirizzo compare nell'area ospiti come un messaggio dell'ospite, non sotto il nome del destinatario.
“Archivia” nella finestra di dialogo “Modifica destinatario” archivia il destinatario dopo una domanda di conferma. Un destinatario non si può cancellare, e uno archiviato non si può riattivare.
Prerequisiti
‘Persone’ non richiede un modulo di licenza proprio. Con Guest Management si aggiunge la sottoscheda “Check-In Online”.
L'accesso a ‘Persone’ viene abilitato per determinati utenti tramite il loro ruolo. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Domande frequenti
Perché “Persone” si apre con “Destinatari” e non con “Check-In Online”? Il supporto ReGuest può dire se il check-in online è configurato per l'hotel.
Perché manca “Invia”? Il supporto ReGuest può dire se la trasmissione al PMS è configurata per l'hotel.
I dati di un check-in online si possono modificare? No. I dati sotto “Check-In Online” sono di sola lettura.
Un destinatario si può cancellare? No. Un destinatario si può solo archiviare, e uno archiviato non si può riattivare. “mostra archiviati (…)” lo visualizza di nuovo nell'elenco.
Aggiornato al: 2026-10-24.