Con “Nuovo ospite” l'hotel crea manualmente un ospite nell'Archivio ospiti, ad esempio una persona, un'azienda o una famiglia che si mette in contatto per telefono. Il modulo è lo stesso con cui in seguito si modificano anche i dati principali di un ospite. Si trova in Archivio ospiti › Nuovo ospite.
Esempio: creare un ospite che ha telefonato
Aprire la voce di menu Archivio ospiti e fare clic su “Nuovo ospite”.
In “Tipo di contatto”, selezionare “Persona”.
In “Lingua”, selezionare la lingua dell'ospite. Sono disponibili le lingue che l'hotel ha configurato.
Inserire “Nome” e “Cognome”. Dopo il nome, il modulo spesso imposta già da solo “Sesso” su “maschile” o “femminile”.
Inserire “Indirizzo email”.
Fare clic su “Crea”.
Si apre quindi la pagina “Dati principali” del nuovo ospite. Solo lì è possibile aggiungere consensi, indirizzi, numeri di telefono, persone e aziende.
Le pagine nel dettaglio
Nuovo ospite
Il modulo ha i riquadri “Anagrafica” e “Dati aziendali”. Quali campi mostra dipende da “Tipo di contatto”:
“Persona”: “Nome”, “Cognome”, “Titolo accademico”, “Sesso”, “Data di nascita” con l'“Età” calcolata a partire da essa, “Luogo di nascita” e “Codice fiscale”.
“Famiglia”: Il campo per il nome si chiama “Nome/i” ed è facoltativo. Si aggiungono “Cognome” e “Codice fiscale”.
“Azienda”: Al posto di nome e cognome c'è solo “Denominazione azienda”.
“indirizzo email”: nessun campo per nomi o appellativo.
Per “Sesso” sono disponibili “non disponibile”, “maschile” e “femminile” e, con un'impostazione dell'hotel, anche “altro”. Se in “Tipo di contatto” si seleziona qualcosa di diverso da “Persona”, “Sesso” viene azzerato.
Il campo “Appellativo completo (compila solo se diverso da standard)” è presente per tutti i tipi tranne “indirizzo email”. Un appellativo viene salvato solo se è diverso dall'appellativo standard.
Per “Persona” e “Famiglia” è obbligatorio “Cognome”, per “Azienda” “Denominazione azienda”. Un campo obbligatorio vuoto mostra “obbligatorio”, un indirizzo email in formato errato “formato non valido” e un carattere speciale nel nome, nel titolo o nell'appellativo “carattere non valido”. Finché un dato inserito non è valido, non è possibile fare clic su “Crea”.
“Crea” salva l'ospite. Se un altro ospite ha già lo stesso indirizzo email, il salvataggio non avviene e compare: “L'indirizzo email è già utilizzato per un altro ospite. Gli indirizzi email non possono essere assegnati due volte.” Dopo il salvataggio, l'email è considerata il canale preferito dell'ospite.
Eccezioni
In “Eccezioni” ci sono già al momento della creazione delle caselle che disattivano singoli messaggi per questo ospite: “Non inviare messaggi di follow-up”, “Non inviare messaggi pre-stay”, “Non inviare messaggi on-stay”, “Non inviare messaggi post-stay” e “Non inviare auguri di compleanno”. Per il chatbot è presente una delle due caselle, a seconda del suo stato. Se il chatbot è in modalità di test, compare “Attivare chatbot nonostante modalità di test”: se è spuntata, il chatbot può rispondere automaticamente a questo ospite già in modalità di test. Se non è in modalità di test, compare “Disattivare il chatbot”: se è spuntata, il chatbot non risponde più automaticamente ai messaggi di questo ospite. Quale casella è disponibile con quale modulo di licenza è indicato in “Prerequisiti”.
Prerequisiti
‘Nuovo ospite’ non richiede un modulo di licenza proprio. Con Sales Campaigns si aggiunge il tipo di contatto “indirizzo email”. Con Offers si aggiunge la casella “Non inviare messaggi di follow-up” in “Eccezioni”. Con Guest Management si aggiungono altre caselle in “Eccezioni”. Con CRIS Chatbot si aggiungono le caselle relative al chatbot in “Eccezioni”.
L'accesso a ‘Nuovo ospite’ viene abilitato per determinati utenti tramite il loro ruolo. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Domande frequenti
Perché non è possibile salvare l'ospite? O un campo obbligatorio è vuoto o un dato inserito non è valido; in questo caso non è possibile fare clic su “Crea”. Il messaggio accanto al campo (“obbligatorio”, “formato non valido” o “carattere non valido”) indica quale dato correggere. Oppure un altro ospite ha già lo stesso indirizzo email. In questo caso, cercare l'ospite esistente nell'elenco ospiti tramite il campo “Nome o indirizzo email”.
Perché manca il tipo di contatto “indirizzo email”? È disponibile con Sales Campaigns. Il supporto ReGuest può dire se la funzione è configurata per l'hotel.
Dove si inseriscono indirizzo e numero di telefono? Nella pagina “Dati principali” dell'ospite, che si apre dopo “Crea”. Al momento della creazione questi campi mancano.
Un ospite appena creato attiva un'automazione? No.
C'è un secondo modo per arrivare a “Nuovo ospite”? Sì. Una voce della lista d'attesa ha il pulsante “Nuovo ospite...”, che apre lo stesso modulo.
Perché manca la voce di menu “Archivio ospiti”? La vede solo un utente il cui ruolo include l'accesso all'Archivio ospiti. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Aggiornato al: 2026-10-24.