Nella scheda “Dati principali” l'hotel gestisce i dati di un ospite: nome, lingua, indirizzo email, consensi al marketing, indirizzi e numeri di telefono. Qui stabilisce anche quali messaggi automatici l'ospite non deve ricevere. La scheda si trova in Archivio ospiti › (ospite) › Dati principali e si apre per prima non appena si fa clic su un ospite nell'Archivio ospiti.
Esempio: un ospite non vuole più ricevere email promozionali
Aprire la voce di menu Archivio ospiti e fare clic sull'ospite.
Si apre la cartella dell'ospite sulla scheda “Dati principali”.
In “Consenso per email marketing” scegliere “non consentito”.
Se l'ospite non desidera nemmeno gli auguri di compleanno, in “Eccezioni” spuntare la casella “Non inviare auguri di buon compleanno”.
Fare clic su “Salva”.
Dopodiché, nel registro del consenso marketing compare una nuova voce con la fonte Hotel-User e l'utente che ha modificato il consenso.
Le pagine nel dettaglio
Barra delle schede della cartella dell'ospite
Sopra la cartella dell'ospite si trovano le sue schede: “Dati principali”, “Corrispondenza”, “Note”, “Prenotazioni”, “Conversazioni”, “Profilazione”, “Persone”, “Email in uscita”, “Allegati”, “Altri hotels” e “Sintesi dati”. Questo testo spiega “Dati principali”.
Dati principali
In alto si trovano i dati della persona o dell'azienda: “Tipo di contatto”, “Lingua”, “Nome”, “Cognome”, “Titolo accademico”, “Denominazione azienda”, “Sesso”, “Saluto completo (compilare solo se diverso dallo standard)”, “Indirizzo email”, “Data di nascita”, “Età”, “Luogo di nascita” e “Codice fiscale”. Campi e dati obbligatori sono gli stessi della creazione di un ospite con “Nuovo ospite”. “Salva” salva le modifiche.
Se un portale di prenotazione ha assegnato all'ospite un indirizzo email temporaneo, il campo “Indirizzo email” mostra un avviso che questo indirizzo non è adatto al marketing.
Solo dopo che un ospite è stato salvato una volta compaiono questi campi:
“Consenso per email marketing”: Sono disponibili “sconosciuto/nessuna informazione”, “consentito”, “non consentito”, “Email respinta”, “Ha segnato come spam” e “Blacklist”. “Consenso in attesa di opt-in” non può essere impostato a mano. Con “Email respinta” o “Ha segnato come spam” l'ospite esce da ogni selezione di marketing che seleziona gli ospiti con “consentito”, con o senza gli ospiti con “sconosciuto/nessuna informazione”. Con “Blacklist” esce da ogni selezione, anche dalle selezioni che non servono al marketing. Se cambia l'indirizzo email di un ospite con “Email respinta”, il consenso torna a “sconosciuto/nessuna informazione”.
Consenso per edificio: Per ogni edificio c'è una scelta tra “consentito” e “non consentito”. Se l'ospite ha consensi di questo tipo, “Consenso per email marketing” è bloccato.
“Consenso marketing postale”: Sono disponibili “sconosciuto/nessuna informazione”, “consentito” e “non consentito”.
“Comunicazione preferita via”: “E-mail” o “WhatsApp®”. Se è scelto WhatsApp e l'ospite non ha un numero WhatsApp verificato, un avviso indica che le comunicazioni vengono inviate per email.
“Escludere l’ospite dalla procedura automatica di cancellazione (GDPR)”: Questo interruttore può essere modificato solo da un utente il cui ruolo ne comprende l'accesso. Se è attivo, la cancellazione automatica per la protezione dei dati non cancella l'ospite alla scadenza del periodo di conservazione.
“Regolamento della casa accettato”: mostra se l'ospite ha accettato il regolamento della casa ed è in sola lettura. Il valore lo imposta l'ospite stesso quando conferma il regolamento della casa nella prenotazione online di un'offerta o nel pre-check-in online.
Attività: l'ultima azione dell'ospite, l'ultimo messaggio inviatogli, la data di soggiorno più recente, l'ultima azione di marketing e l'intervallo che l'ospite desidera tra le azioni di marketing.
Se un collaboratore modifica il consenso all'email marketing o al marketing postale, nel registro viene creata una voce con la fonte Hotel-User e l'utente.
Eccezioni
Il blocco “Eccezioni” è presente già prima del primo salvataggio. Per ogni casella spuntata l'ospite non riceve più un tipo di messaggio automatico: “Non inviare messaggi di follow-up”, “Non inviare messaggi pre-stay”, “Non inviare messaggi on-stay”, “Non inviare messaggi post-stay” e “Non inviare auguri di buon compleanno”. Ogni casella compare solo con il suo modulo di licenza.
Per il chatbot è presente una di due caselle. Se il chatbot funziona in modalità di test, compare “Attivare chatbot nonostante modalità di test”: se è spuntata, il chatbot risponde automaticamente a questo ospite già in modalità di test. Se non funziona in modalità di test, compare “Disattivare il chatbot”: se è spuntata, il chatbot non risponde più automaticamente a questo ospite.
Indirizzi postali e numeri di telefono
“Aggiungi indirizzo postale” crea un indirizzo con “Stato”, “CAP”, “Luogo”, “Via / numero civico” e “confermato il”. “Aggiungi numero di telefono” crea un numero con “Tipo”, “Numero” e “confermato il”. Per “Tipo” sono disponibili “n. a.”, “Telefono fisso”, “Cellulare” e “Fax”.
Ogni indirizzo postale e ogni numero di telefono viene salvato singolarmente, e l'eliminazione di una riga chiede conferma. Un numero di telefono può portare i contrassegni WhatsApp e “verificato”. Un numero WhatsApp verificato non può essere modificato, solo eliminato.
Collegamenti di canale
Tramite una riga dell'elenco “Collegamenti di canale” ReGuest assegna i messaggi WhatsApp in arrivo a questo ospite. L'elenco mostra le colonne “Canale”, “Tipo”, “Identificatore”, “Verificato” e “Data di verifica”. Un collegamento può essere eliminato. L'eliminazione chiede conferma e ha effetto immediato: dopo, ReGuest non assegna più all'ospite i messaggi con questo identificativo tramite questo collegamento.
Azienda
Il riquadro “Azienda” mostra le aziende collegate all'ospite. Nome, partita IVA e ruolo dell'azienda vengono salvati con l'ospite, mentre gli indirizzi e i numeri di telefono dell'azienda vengono salvati singolarmente, riga per riga. Le persone di contatto sono in sola lettura. Il riquadro compare solo se ci sono voci.
Registri
I registri del consenso marketing, del consenso al numero di telefono e dell'informativa sulla privacy sono in sola lettura e compaiono solo se ci sono voci.
Trasmissione dati da/verso agenzia o membri dell'agenzia
Con le colonne “Azione” e “Nome dell'istanza” questo registro mostra le trasmissioni di dati da e verso l'agenzia o i membri dell'agenzia.
Loyalty
Il riquadro “Loyalty” interroga il saldo dell'ospite presso KunLeiSys o Incert. Per Incert mostra anche il livello club. KunLeiSys cerca l'ospite tramite il suo indirizzo email.
Creare una richiesta o una prenotazione
“Crea richiesta per questo ospite” apre una nuova richiesta con l'ospite, “Crea prenotazione per questo ospite” una nuova prenotazione.
Cancella ospite
Dopo una richiesta di conferma, “Cancella ospite” cancella tutta la corrispondenza dell'ospite e poi l'ospite stesso. La richiesta di conferma avverte che l'operazione non può essere annullata. Qui un ospite non può essere anonimizzato.
Prerequisiti
‘Dati principali’ non richiede un modulo di licenza proprio. Con Channels › Integrazione WhatsApp™ si aggiunge la scelta “Comunicazione preferita via”. Con Guest Management si aggiungono l'interruttore “Regolamento della casa accettato” e diverse caselle in “Eccezioni”. Con Offers si aggiunge la casella “Non inviare messaggi di follow-up” in “Eccezioni”. Con Multi-Property si aggiunge il consenso all'email marketing per edificio. Con Marketplace › KunLeiSys si aggiunge l'interrogazione del saldo KunLeiSys nel riquadro “Loyalty”. Con Marketplace › Incert si aggiunge l'interrogazione del saldo Incert nel riquadro “Loyalty”. Con Agenzia si aggiunge il registro “Trasmissione dati da/verso agenzia o membri dell'agenzia”.
L'accesso a ‘Dati principali’ viene abilitato per determinati utenti tramite il loro ruolo. Richiedono un accesso proprio nel ruolo: “Cancella ospite”, “Crea richiesta per questo ospite” e “Escludere l’ospite dalla procedura automatica di cancellazione (GDPR)”. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Domande frequenti
Perché non si può modificare “Consenso per email marketing”? L'ospite ha consensi per edificio. In tal caso il consenso va modificato presso i singoli edifici.
Perché mancano “Consenso per email marketing” e gli altri consensi? Compaiono solo dopo che l'ospite è stato salvato una volta. Fare clic su “Salva”.
Perché non si può scegliere “Consenso in attesa di opt-in”? Questo stato non può essere impostato a mano da nessuno.
Perché non si può modificare un numero di telefono? È un numero WhatsApp verificato. Può solo essere eliminato.
Perché le comunicazioni vengono inviate per email, anche se è scelto “WhatsApp®”? L'ospite non ha un numero WhatsApp verificato.
Perché manca “Cancella ospite”? Il pulsante è visibile solo a un utente il cui ruolo ne comprende l'accesso. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Perché mancano “Consenso marketing postale” o il consenso per edificio? Entrambi dipendono dalla configurazione dell'hotel. Il supporto ReGuest può indicare se sono configurati per l'hotel.
Un ospite può essere anonimizzato invece che cancellato? Nella scheda “Dati principali” no.
Aggiornato al: 2026-10-24.