Importazione dati

Con “Importazione dati” l'hotel trasferisce molti ospiti in una volta da un file Excel nell'Archivio ospiti, invece di creare ciascuno singolarmente con “Nuovo ospite”. L'import riconosce gli ospiti esistenti dall'indirizzo email e li integra; i nuovi ospiti vengono creati. La voce di menu si trova in Archivio ospiti › Importazione dati.

Quando l'import è terminato, la pagina passa al “Report”. Il report mostra per ogni riga se è stata importata e, in caso di errore, che cosa non va in quale cella. I nuovi ospiti si trovano poi nell'elenco degli ospiti dell'Archivio ospiti.

L'elenco mostra ogni file caricato finora, con “Nome del file”, “Righe dati”, “Caricato”, “Caricato da” e “Stato”. Lo “Stato” indica in quale passaggio si trova il file, ad esempio “Pronto per l'import”, “Import sospeso” o “Importato”. Un clic sulla voce in “Nome del file” apre il passaggio in cui si trova il file in quel momento, e lì si può continuare a lavorare. Dopo l'import l'elenco mostra “S” se sono state create voci storiche e “P” se sono state create prenotazioni. Il file originale può essere scaricato di nuovo dall'elenco.

Un file può essere eliminato finché non è ancora “Pronto per l'import”.

“Carica nuovo file” avvia un nuovo import.

In “File da importare” si sceglie il file Excel, “Carica file” lo carica. Viene accettato solo il formato .xlsx con al massimo 50.000 righe dati. Altri formati e file protetti da password vengono rifiutati.

Questa pagina compare mentre vengono salvate le celle del file e conta le righe elaborate. L'operazione può durare alcuni minuti. È possibile lasciare la pagina; il file si trova poi nell'elenco e può essere ripreso da lì.

Qui ogni colonna del file riceve un campo di destinazione nell'Archivio ospiti. All'apertura l'import assegna da sé le colonne che non hanno ancora un campo di destinazione: in base alla loro intestazione e alle assegnazioni di import precedenti. Queste proposte possono essere modificate.

Qui l'import controlla ogni cella, ad esempio per “Formato invalido” dell'indirizzo email, “Dominio email non consentito” e “Range non valido” per data, notti, persone e importo. Dopo, la pagina mostra solo le righe con errori, e l'indicatore “Righe invalide” ne indica il numero. Le loro celle possono essere modificate direttamente nella tabella.

“Sostituisci contenuti” apre la finestra di dialogo “Ricerca e sostituzione”, per correggere lo stesso errore in molte righe in una volta. “Indietro” porta ad “Assegna le colonne”, “Avanti” all'“Import”.

In “Cerca in colonna” si sceglie la colonna, in “Cerca” il testo e in “Sostituisci con” il nuovo contenuto. Vengono trovate solo le celle il cui intero contenuto corrisponde al testo cercato. La finestra di dialogo mostra quanti risultati ci sono. “Applica” li sostituisce, “Annulla” chiude la finestra di dialogo senza modifiche.

Due interruttori stabiliscono che cosa crea l'import oltre agli ospiti:

“Importa” avvia l'import. Per ogni riga la pagina mostra lo stato, ad esempio “In attesa” o “Importato”. Un import in corso può essere fermato con “Sospendi” e poi ripreso con “Continua” oppure terminato definitivamente con “Ferma”.

Il “Report” mostra “Data di import”, “Durata” e quante “Righe dati” aveva il file. Per ogni riga è indicato lo stato e, in ogni cella con errore, il motivo, ad esempio “Valore mancante”, “Formato invalido” o “Valore esiste già”. Un clic su una riga apre l'ospite.

Il passaggio al “Report” avviene anche quando l'import termina con un errore. Se l'utente che ha caricato il file si trova in un altro punto di Importazione dati, compare il messaggio “L'importazione di … è completata.” “Al report per l'import” apre poi il report.

Che cosa succede a un ospite che si trova già nell'Archivio ospiti? L'import lo riconosce dall'indirizzo email. Compila “Sesso”, “Data di nascita”, “Titolo accademico” e “Formula di saluto” solo dove il campo dell'ospite è ancora vuoto. Se lì c'è già un altro valore, questo resta, e la riga risulta “Parzialmente importato”.

Perché una riga non è stata importata? Se esiste già un ospite con quell'indirizzo email e nel file il cognome o il nome sono diversi, l'import non acquisisce la riga. Il “Report” mostra il motivo per ogni riga. In tal caso scrivere nel file il cognome e il nome carattere per carattere come sono registrati per l'ospite nell'Archivio ospiti, poi caricare di nuovo il file con “Carica nuovo file” e importarlo.

Un import annulla una disiscrizione dall'email marketing? No. Per la colonna “Consenso email marketing” l'import riconosce parole come “sì”, “no” o “bloccato” in tedesco, inglese e italiano. Un ospite nella lista di blocco vi resta. Un valore di consenso o di rifiuto nel file modifica solo gli ospiti senza indicazione o con consenso; una disiscrizione precedente resta quindi valida. Ogni modifica viene registrata nel registro del consenso marketing, con il file e l'utente che lo ha caricato.

Perché non si può fare clic su “Avanti” in “Assegna le colonne”? Manca una colonna obbligatoria. La pagina segnala allora “Manca colonna obbligatoria”. Non appena sono assegnati “Indirizzo email”, “Cognome” e “Lingua” oppure una “Lingua di default”, si può fare clic su “Avanti”.

Perché il file viene rifiutato? Viene accettato solo un file Excel in formato .xlsx senza password e con al massimo 50.000 righe dati. In tal caso salvare il file in formato .xlsx, senza password e con al massimo 50.000 righe dati, e caricarlo di nuovo con “Carica nuovo file”.

Perché manca il pulsante “Importazione dati”? Compare solo se il ruolo dell'utente comprende l'Importazione dati. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.

Aggiornato al: 2026-10-24.