Il messaggio pre-stay viene inviato all'ospite prima dell'arrivo e lo porta a una pagina per la preparazione del suo soggiorno, ad esempio con il check-in online. L'hotel stabilisce quanti giorni prima dell'arrivo viene inviato; ReGuest lo crea quindi per ogni prenotazione confermata e lo invia. Pre-stay si trova in Autopilot › Auto Messages, card “Pre-stay”. In alcuni hotel il menu “Autopilot” non mostra ancora “Auto Messages”. Lì Pre-stay si trova in Autopilot › Messaggi pre-stay e le impostazioni in Impostazioni › Messaging Automation. L'esempio e le pagine qui sotto descrivono “Auto Messages”.
Esempio: preparare gli ospiti al loro soggiorno sette giorni prima dell'arrivo
In Autopilot › Auto Messages, aprire la card “Pre-stay”.
Aprire la scheda “Impostazioni”.
Nel riquadro “Impostazioni globali”, attivare l'interruttore “Attiva messaggi pre-stay”.
Nel campo “Pre-Stay Info: Giorni prima dell'arrivo (1-30)”, inserire il valore 7.
A destra nella barra del titolo, selezionare “Salva”. Lì compare poi “salvato”.
Quando una prenotazione viene confermata, ReGuest crea un messaggio pre-stay, programmato per sette giorni prima dell'arrivo. Se questo momento è già nel passato, ad esempio con una prenotazione a breve termine, ReGuest lo programma per cinque minuti dopo.
Al momento programmato, il messaggio viene inviato all'ospite. Lo porta alla sua pagina pre-stay.
Il messaggio compare poi nella scheda “Messaggi”, dopo l'invio con lo stato “inviato”.
Le pagine nel dettaglio
Card “Pre-stay” in “Auto Messages”
La panoramica “Auto Messages” mostra una card per ogni messaggio automatico. La card “Pre-stay” riporta il testo “Messaggi pre-stay automatici per la preparazione ottimale dei tuoi ospiti” e uno stato: “Attivo”, “Modalità di test”, “Disattivato” o “Non attivo”. In “Modalità di test” il messaggio viene inviato per e-mail all'autore nell'hotel invece che all'ospite. Se Pre-stay non è abilitato per l'hotel, la card è grigia e rimanda al supporto.
La card porta alle schede “Messaggi”, “Report” e “Impostazioni”.
Scheda “Messaggi”
La scheda elenca i messaggi pre-stay programmati e inviati con le colonne “Invio automatico”, “Ospite”, “Struttura/hotel” e “Arrivo”. I filtri “Periodo”, “Filtra per nome...” e “Struttura/hotel” limitano l'elenco a un periodo, a un ospite o a una struttura. Un messaggio ha lo stato “pronto”, “inviato”, “fermato”, “cancellato” o “letto”.
“Invia ora” imposta il momento di invio di un messaggio su adesso.
Pagina “Informazioni pre-stay: …”
La pagina mostra un singolo messaggio pre-stay. In “Nome”, “E-Mail”, “Arrivo” e “Prenotazione” compare l'ospite con il suo soggiorno. Nel riquadro “Informazioni sull'invio” compaiono il suo “Stato” e, in “Sarà spedito il” e “Orario”, il momento dell'invio; “Invia ora” lo imposta su adesso.
Il riquadro “Messaggio” mostra “Autore”, “Modello”, “Titolo” e “Contenuto”. Il contenuto di un messaggio pre-stay può essere adattato al singolo ospite, tramite “Personalizza contenuto per questo ospite...”.
Scheda “Report”
La scheda mostra dati chiave sugli ultimi 7, 30 o 90 giorni o su un periodo scelto liberamente, tra cui “Messaggi”, “Tasso di click” e “Tasso di check-in online”. “Tasso di click” è la quota dei messaggi aperti.
Scheda “Impostazioni”
Nel riquadro “Impostazioni globali”, “Attiva messaggi pre-stay” attiva il messaggio pre-stay. Il campo “Pre-Stay Info: Giorni prima dell'arrivo (1-30)” stabilisce quanti giorni prima dell'arrivo viene inviato. Se “Approvare manualmente i messaggi pre-stay” è attivo, ReGuest crea i nuovi messaggi con lo stato “fermato”; vengono inviati solo quando qualcuno li attiva a mano.
Messaggi trigger e pagina “Nuovo messaggio trigger”
Con il modulo di licenza Upseller, ReGuest invia più messaggi pre-stay per soggiorno, i messaggi trigger. In tal caso l'elenco nel riquadro “Messaggi trigger per multi pre-stay” sostituisce il campo “Pre-Stay Info: Giorni prima dell'arrivo (1-30)”.
Nella pagina “Nuovo messaggio trigger” o “Modifica messaggio trigger”, “Modifica momento di invio” stabilisce quando il messaggio viene inviato. In “Momento di attivazione” si può scegliere tra “Dopo l'invio della conferma di prenotazione” e “Prima dell'arrivo”, ciascuno con il campo “Momento di invio: giorni (0 - 30) / ore”. Un nuovo messaggio trigger è impostato su 72 ore prima dell'arrivo. Se il momento cade il giorno prima dell'arrivo, il messaggio viene inviato quel giorno alle 7 del mattino.
In “Azioni aggiuntive sulla piattaforma pre-stay”, un messaggio trigger stabilisce quali azioni mostra la pagina pre-stay dell'ospite: “Check-in online”, “Upselling (servizi aggiuntivi)”, “Lista dei desideri”, “Messaggio generico” e “Promemoria per check-in online”. Con “Lista dei desideri” la pagina mostra la tessera “I Suoi desideri in anticipo” con “Vai al questionario”, tramite il quale l'ospite indica i suoi desideri per il soggiorno. Con “Messaggio generico” mostra un messaggio con titolo e testo, che l'hotel inserisce in “Contenuto del messaggio generico” per ogni lingua, a scelta con un'“Immagine”; compare solo se esiste un testo nella lingua dell'ospite. “Promemoria per check-in online” mostra la stessa tessera “Check-in online” di “Check-in online”; un messaggio trigger che contiene solo questa azione non viene inviato se nelle ultime 24 ore è già stato attivato un messaggio con “Check-in online”. L'ospite vede la tessera di un'azione solo quando il messaggio trigger che la contiene è stato inviato.
Nella scheda “Impostazioni”, riquadro “Impostazioni globali”, “Attiva messaggi per prenotazioni a breve termine” con il campo “Numero massimo di giorni tra prenotazione e arrivo” stabilisce un numero di giorni. Se tra la conferma e l'arrivo ci sono al massimo altrettanti giorni, viene inviato solo il messaggio per le prenotazioni a breve termine.
La pagina pre-stay dell'ospite
A seconda della configurazione dell'hotel, la pagina pre-stay mostra tessere come “Check-in online”, “Prenota servizi aggiuntivi”, “I Suoi desideri in anticipo” e “Conferma informazioni di contatto”.
Prerequisiti
‘Pre-stay’ fa parte del modulo di licenza Guest Management. Con Upseller si aggiungono più messaggi pre-stay per soggiorno, i messaggi trigger. Con Marketplace › Incert si aggiunge uno spazio per Incert sulla pagina pre-stay dell'ospite.
Se il modulo è concesso in licenza, l'accesso viene abilitato per determinati utenti tramite il loro ruolo. Richiede un accesso proprio nel ruolo: il salvataggio delle impostazioni. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Domande frequenti
Quando viene inviato il messaggio pre-stay? Tanti giorni prima dell'arrivo quanti sono indicati nel campo “Pre-Stay Info: Giorni prima dell'arrivo (1-30)”. Se una prenotazione viene confermata con così poco anticipo che questo momento è già passato, ReGuest lo programma per cinque minuti dopo.
Perché non è stato inviato nessun messaggio pre-stay? Il messaggio ha lo stato “fermato” perché “Approvare manualmente i messaggi pre-stay” è attivo, non esiste un modello adatto, oppure la prenotazione non è più confermata. Un messaggio di questo tipo può essere attivato a mano. Quanti modelli esistono lo mostra il riquadro “Modelli” nella scheda “Impostazioni”. “Modifica modelli” nel riquadro “Modelli” porta ai modelli.
Perché l'ospite non vede il check-in online? Il check-in online non è configurato per l'hotel, il modello lo nasconde, oppure, con i messaggi trigger, nessun messaggio trigger inviato contiene l'azione “Check-in online”. Il supporto ReGuest può dire se il check-in online è configurato per l'hotel. Con i messaggi trigger, “Check-in online” in “Azioni aggiuntive sulla piattaforma pre-stay” mette l'azione sulla pagina pre-stay dell'ospite. “Modifica modelli” nel riquadro “Modelli” porta ai modelli.
Da dove viene il testo del messaggio? Dal modello dell'offerta, altrimenti dal modello standard per la lingua dell'ospite. Senza modello, ReGuest non crea nessun messaggio.
Aggiornato al: 2026-10-24.