“Esportazione dati” crea file con i dati degli ospiti dell'hotel e con le sue richieste, offerte e prenotazioni, ad esempio per un'analisi in Excel o per un elenco degli ospiti con consenso all'e-mail marketing. La voce di menu si trova in Analisi › Esportazione dati. Un'esportazione viene eseguita come incarico in background, e il file pronto viene poi scaricato dall'elenco delle esportazioni.
Esempio: scaricare come file Excel tutti gli ospiti con consenso all'e-mail marketing
In “Analisi” aprire la voce “Esportazione dati”.
Scegliere la scheda “Dati dell’ospite”. Compare il modulo “Richiedi nuovo export” e sotto l'elenco delle esportazioni.
In “Contenuto” scegliere “Dati dell’ospite (estesi)”. Il file contiene allora, oltre a nome, indirizzo e-mail e lingua, anche data di nascita, numero di telefono e indirizzo.
In “Formato” scegliere “MS Excel”.
In “Periodo” lasciare l'impostazione predefinita “Tutti”.
Nel filtro “Consenso per email marketing” scegliere “Solo con consenso”.
Fare clic su “Prepara l'export”. L'incarico compare nell'elenco sottostante. Finché è in esecuzione, la scheda mostra al posto del modulo l'avviso “Attendere che l'incarico di esportazione attuale sia pronto per avviarne uno nuovo.”
Non appena l'esportazione mostra nella colonna “Stato” il valore “pronto”, fare clic sul simbolo di download nella sua riga.
L'hotel ha quindi un file Excel con tutti gli ospiti che hanno dato il consenso all'e-mail marketing, con i loro dati dell'ospite estesi.
Le pagine nel dettaglio
La pagina ha tre schede: “Dati dell’ospite”, “Richieste ed offerte” e “Sales Campaigns”. Ogni scheda inizia con il modulo “Richiedi nuovo export”, e sotto ciascuna si trova un elenco delle esportazioni.
Dati dell’ospite
La scheda esporta gli ospiti dell'hotel come file.
“Contenuto” stabilisce le colonne. “Dati dell’ospite” contiene indirizzo e-mail, nome, cognome, appellativo, titolo, sesso e lingua. “Dati dell’ospite (estesi)” aggiunge data di nascita, numero di telefono, indirizzo, CAP, località, “Paese (ISO)” e “Paese (nome)”. In entrambi si aggiunge il consenso all'e-mail marketing.
“Formato” stabilisce il tipo di file: “CSV” o “MS Excel”. Un'esportazione come “MS Excel” si interrompe se l'hotel ha più di 1.000.000 di ospiti; “CSV” non ha un limite del genere.
“Periodo” seleziona gli ospiti: “Tutti”, “Creati nel periodo” o “Modificati nel periodo”, gli ultimi due con i campi “da” e “a”. Se con “Creati nel periodo” i campi restano vuoti, il periodo viene compilato dal primo del mese a oggi.
“Consenso per email marketing” filtra in base al consenso all'e-mail marketing: “Tutti”, “Solo con consenso” o “Consenso e sconosciuto/nessuna informazione”.
“Struttura/hotel” limita l'esportazione a una struttura. Il filtro compare solo con Multi-Property.
“Prepara l'export” crea l'esportazione come incarico.
Le impostazioni predefinite sono “Dati dell’ospite”, “CSV” e “Tutti”.
Richieste ed offerte
La scheda esporta le richieste, le offerte e le prenotazioni dell'hotel. Il file è sempre un file Excel.
“Tipo” stabilisce le colonne. “Colonne standard” contiene per ogni comunicazione, tra l'altro, data della richiesta, stato, ospite, date del viaggio, notti e importo della prenotazione. “Colonne estese” aggiunge, tra l'altro, notti camera e notti persona prenotate, canale, fonte e campagna, autore dell'offerta e stagione.
“Stato” stabilisce se il file contiene tutte le comunicazioni (“Tutte”) o solo le prenotazioni (“Solo prenotazioni”).
“Filtra per periodo” limita l'esportazione a un “Periodo”. Il “Periodo” si riferisce alla data in cui è stata creata la richiesta. L'impostazione predefinita è il mese precedente.
“Struttura/hotel” limita l'esportazione a una struttura. Il filtro compare solo con Multi-Property.
“Prepara l'export” crea l'esportazione come incarico.
Nel file mancano le comunicazioni eliminate e nascoste, così come le comunicazioni nello stato “nuova” e le semplici conversazioni.
Sales Campaigns
La scheda esporta gli ospiti a cui è stata inviata una campagna.
“Campagna” seleziona la campagna. Sono disponibili solo campagne concluse, e “Prepara l'export” resta grigio finché non se ne sceglie una.
“Contenuto” con “Dati dell’ospite” o “Dati dell’ospite (estesi)” esporta i destinatari della campagna. I filtri “Periodo”, “Struttura/hotel” e “Consenso per email marketing” della scheda “Dati dell’ospite” qui non valgono.
“Formato” stabilisce il tipo di file: “CSV” o “MS Excel”. L'impostazione predefinita è “MS Excel”.
La scheda mostra il suo contenuto solo se il ruolo dell'utente include anche l'accesso all'esportazione dei dati degli ospiti; altrimenti resta vuota. Le esportazioni dei dati degli ospiti da questa scheda si trovano nello stesso elenco di quelle della scheda “Dati dell’ospite”.
Elenco delle esportazioni
Le colonne mostrano “Descrizione”, “Righe”, “Data di creazione”, “Creato da” e “Stato”.
“in corso”: finché un'esportazione dell'elenco è in esecuzione, la scheda mostra un avviso al posto del modulo, e una nuova esportazione si può avviare solo dopo.
“pronto”: il file è pronto. Nella riga compare un simbolo che lo scarica.
“fallito”: l'esportazione non è riuscita. Un'esportazione ancora in esecuzione dopo un'ora riceve questo stato.
“Scaduto”: un'esportazione completata riceve questo stato quando ha più di 7 giorni.
Il file si ottiene solo scaricandolo, non via e-mail. Un'esportazione non si può eliminare.
Prerequisiti
‘Esportazione dati’ non richiede un modulo di licenza proprio. Con Sales Campaigns si aggiunge la scheda “Sales Campaigns”. Con Multi-Property si aggiunge il filtro “Struttura/hotel”. Con Guest Management si aggiunge la colonna “Etichette” nell'esportazione estesa dei dati degli ospiti.
L'accesso a ‘Esportazione dati’ viene abilitato per determinati utenti tramite il loro ruolo. Richiedono un accesso proprio nel ruolo: “Dati dell’ospite”, “Richieste ed offerte” e “Sales Campaigns”. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Domande frequenti
Perché manca la voce di menu “Esportazione dati” o una delle sue schede? La voce di menu e ciascuna delle sue schede compaiono solo se il ruolo dell'utente ne include l'accesso. La scheda “Sales Campaigns” è inoltre disponibile solo con il modulo di licenza indicato in “Prerequisiti”. Il supporto ReGuest può indicare se il modulo di licenza è configurato per l'hotel. I ruoli sono gestiti dal supporto ReGuest.
Perché non si può avviare una nuova esportazione? Nell'elenco di questa scheda è ancora in corso un'esportazione. Solo quando è terminata il modulo ricompare.
Cosa fare se un'esportazione ha lo stato “fallito”? L'hotel non riceve alcun messaggio; lo stato nell'elenco è l'unica indicazione. Per ulteriore aiuto rivolgersi al supporto ReGuest.
Perché l'esportazione dei dati degli ospiti come file Excel si è interrotta? Un'esportazione come “MS Excel” si interrompe con più di 1.000.000 di ospiti. Come “CSV” questo limite non c'è.
Per quanto tempo resta disponibile un file per il download? Un'esportazione completata scade dopo 7 giorni.
Aggiornato al: 2026-10-27.