Die Warteliste sammelt Gäste, die auf einen Zeitraum warten. Wird ein Zimmer frei, findet das Hotel hier die Gäste, die auf genau diesen Zeitraum warten, und erfasst für sie eine Anfrage. Der Menüpunkt liegt unter CRM › Warteliste.
Beispiel: Einen frei gewordenen Zeitraum einem wartenden Gast anbieten
Ein Gast hat eine Absage bekommen und sich darin auf die Warteliste gesetzt. Jetzt ist in seinem Zeitraum ein Zimmer frei, und das Hotel erfasst für ihn eine Anfrage.
Warteliste öffnen. Unter CRM › Warteliste öffnet sich die Liste. Sie zeigt zunächst die Einträge mit dem Status „wartend“ und „angefragt von Gast“, deren Anreise oder Abreise in den nächsten sechs Monaten liegt.
Zeitraum wählen. Im Filter „Zeitraum Anreise/Abreise“ trägt das Hotel den Zeitraum des frei gewordenen Zimmers in die Felder von und bis ein.
Zimmerkategorie wählen. Im Filter „Zimmerkategorie“ wählt das Hotel die Kategorie des freien Zimmers. Die beiden Filter schränken die Liste auf diesen Zeitraum und diese Kategorie ein.
Gast finden. In der Spalte „Gast“ steht, wer wartet, daneben „Anreise“ bis „Abreise“, „Nächte“, „Erwachsene“, „Kinder“ und die „Anmerkung“ des Eintrags.
Anfrage erfassen. Im Menü der Zeile öffnet „Anfrage erfassen für diesen Gast“ eine neue Anfrage. Sie ist schon mit den Daten des Eintrags ausgefüllt.
Anfrage speichern. Beim Speichern wird der Eintrag mit der Anfrage verknüpft, und aus „wartend“ wird „angefragt von Gast“.
Ergebnis. In der Warteliste steht der Gast jetzt mit dem Status „angefragt von Gast“. Entsteht aus dieser Anfrage eine Buchung, wird der Eintrag von selbst „akzeptiert“.
Die Seiten im Einzelnen
Seite „Warteliste“
Die Seite listet die Einträge der Warteliste. Jede Zeile ist ein Gast mit seinem Wunschzeitraum. Die Spalten sind „Status“, „Gast“, „Anreise“ bis „Abreise“, „Nächte“, „Erwachsene“, „Kinder“, „Gebäude/Hotel“, „Zimmerkategorie“ und „Anmerkung“.
Über der Liste stehen die Filter:
„Zeitraum Anreise/Abreise“ sucht nach dem Wunschzeitraum der Gäste, „Zeitraum Eintragung in Liste“ nach dem Tag, an dem der Eintrag zuletzt den Status „wartend“ bekommen hat. Der Zeitraum steht in den Feldern von und bis. Die Pfeile „1 Woche zurück“ und „1 Woche vor“ verschieben beide Daten gemeinsam um eine Woche, und die Liste lädt mit dem neuen Zeitraum neu.
„Alle Gebäude/Hotels“ und „Zimmerkategorie“ schränken auf ein Haus oder eine Kategorie ein.
„alle“ und die vier Status-Symbole wählen, welche Status die Liste zeigt.
„Name des Gasts“ sucht einen Gast über seinen Namen.
Die Liste zeigt diese vier Status:
„wartend“: Der Gast wartet auf seinen Zeitraum.
„angefragt von Gast“: Für den Gast wurde über „Anfrage erfassen für diesen Gast“ eine Anfrage erfasst, oder der Status wurde über den Auswahlwert „Anfrage“ gesetzt.
„akzeptiert“: Aus der verknüpften Anfrage ist eine Buchung entstanden, oder der Status wurde über den Auswahlwert „Akzeptiert“ gesetzt.
„abgelehnt“: Der Eintrag wurde über den Auswahlwert „Abgelehnt“ abgelehnt.
Den Status eines Eintrags ändert das Menü in der Spalte „Status“ jeder Zeile, mit den Auswahlwerten „Anfrage“, „Akzeptiert“, „Abgelehnt“ und „Auf wartend zurück“. „Auf wartend zurück“ steht nur bei einem Eintrag, der nicht schon „wartend“ ist. „Anfrage“ setzt nur den Status auf „angefragt von Gast“ und legt keine Anfrage an. Einen fünften Status, „vorbereitet“, zeigt die Liste nie (unten, „Häufige Fragen“).
Im Menü einer Zeile öffnet „Anfrage erfassen für diesen Gast“ eine neue Anfrage mit den Daten des Eintrags, wie im Beispiel oben.
Die Schaltfläche „Neuer Eintrag“ legt einen Eintrag von Hand an.
Seite „Neuer Eintrag“ / „Eintrag für“
Auf dieser Seite wird ein Eintrag von Hand angelegt. Unter „Vorhandenen Gast suchen/auswählen“ wird ein Gast gewählt, der schon im Hotel bekannt ist.
Die Felder des Eintrags sind „Status“, Anreise und Abreise, ein „Alternativer Zeitraum“, „Erwachsene“, „Kinder“, „Gebäude/Hotel“ und „Zimmerkategorie“. „Alternativer Zeitraum“ nimmt einen zweiten Zeitraum des Gasts auf. Bei „Erwachsene“ sind 1 bis 99 erlaubt. „Interne Bemerkung (nicht sichtbar für den Gast)“ nimmt eine Notiz für das Team auf.
In einer Absage beim Gast
Ein Eintrag kann aus einer Absage entstehen. Ist dort der Schalter „Warteliste-Option anzeigen“ eingeschaltet, kann sich der Gast auf die Warteliste setzen. Im Abschnitt „Vorgeschlagene Daten für Warteliste“ schlägt das Hotel ihm dafür Daten vor: „Anreise“, „Abreise“, „Anreise (alternativ)“, „Abreise (alternativ)“, „Gebäude/Hotel“, „Zimmerkategorie“, „Erwachsene“ und „Kinder“. „Interne Bemerkung (nicht sichtbar für den Gast)“ nimmt eine Notiz für das Team auf, die der Gast nicht sieht.
In einer Absage-Vorlage
Unter Einstellungen › Messages › Absage-Vorlagen hat eine Vorlage den Schalter „Wartelisten-Option anzeigen“. Eine Absage aus der Automatisierung, in deren Vorlage dieser Schalter eingeschaltet ist, bietet dem Gast die Warteliste ebenfalls an.
Im Gästebereich, Seite einer Absage
Der Gast sieht die Absage im Gästebereich, darunter das Formular „Eintrag in unsere Warteliste“. Dort wählt er „Anreise“ und „Abreise“, unter „Zimmer“ ein Zimmer oder „keine Präferenz“, und schreibt unter „Bemerkungen (optional)“ etwas dazu. „Alternativzeitraum hinzufügen“ ergänzt einen zweiten Zeitraum. Mit „In Warteliste aufnehmen“ trägt er sich ein und liest „Sie wurden in unsere Warteliste aufgenommen.“
Benachrichtigung „Neuer Wartelisteneintrag“
Trägt sich ein Gast ein, bekommt das Hotel die Benachrichtigung „Neuer Wartelisteneintrag“.
Voraussetzungen
‚Warteliste’ gehört zum Lizenzmodul Offers. Mit Multi-Property kommen der Filter „Alle Gebäude/Hotels“ und die Spalte „Gebäude/Hotel“ dazu.
Ist das Modul lizenziert, wird der Zugriff darauf bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Wie kommt ein Gast auf die Warteliste? Auf drei Wegen: über eine Absage mit eingeschaltetem „Warteliste-Option anzeigen“, über eine Absage aus der Automatisierung, in deren Vorlage „Wartelisten-Option anzeigen“ eingeschaltet ist, oder von Hand über „Neuer Eintrag“.
Der Gast hat eine Absage mit Warteliste bekommen. Warum steht er noch nicht in der Liste? Solange der Gast sich nicht selbst eingetragen hat, hat sein Eintrag den Status „vorbereitet“, und diesen Status zeigt die Liste nie. Sobald er „In Warteliste aufnehmen“ wählt, steht er als „wartend“ in der Liste, und das Hotel bekommt die Benachrichtigung „Neuer Wartelisteneintrag“.
Der Gast hat gebucht. Warum steht sein Eintrag nicht auf „akzeptiert“? Von selbst „akzeptiert“ wird ein Eintrag nur, wenn die Buchung aus der Anfrage entsteht, die über „Anfrage erfassen für diesen Gast“ erfasst wurde. Nur dieser Weg verknüpft den Eintrag mit der Anfrage. Sonst lässt sich der Status von Hand auf „Akzeptiert“ setzen.
Lässt sich ein Eintrag löschen? Nein, löschen lässt sich ein Eintrag nicht.
Warum fehlt der Menüpunkt „Warteliste“? Entweder gibt die Rolle des Benutzers keinen Zugriff auf den Menüpunkt „CRM“, oder die Warteliste ist für das Hotel nicht eingerichtet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support, und er kann auch sagen, ob die Warteliste eingerichtet ist.
Stand: 2026-10-20.