Mit „Neue Buchung“ erfasst das Hotel eine Buchung von Hand, wenn es vorher kein Angebot gab. Die Buchung gilt für einen vorhandenen oder für einen neuen Gast. Das Formular liegt unter Buchungen › Neue Buchung.
Beispiel: Eine telefonische Buchung für einen Stammgast erfassen
Ein Gast, der schon in ReGuest erfasst ist, ruft an und bucht für zwei Erwachsene und ein Kind. Ein Angebot gab es vorher nicht. Das Hotel trägt die Buchung von Hand ein.
Formular öffnen. Unter Buchungen führt der Reiter „Neue Buchung“ der Seitennavigation zum Formular „Neue Buchung“.
Gast suchen. In das Feld „Vorhandenen Gast suchen/auswählen“ kommen die ersten Buchstaben des Namens oder der E-Mail-Adresse. Ab zwei Zeichen zeigt das Feld die passenden Gäste mit Name und E-Mail-Adresse.
Gast auswählen. Ein Klick auf den Gast übernimmt seine Angaben aus der Gastkartei: „E-Mail-Adresse“, „Sprache“, „Art des Kontakts“, „Vorname“, „Nachname“, „Geschlecht“ und „Akademischer Titel“ sowie seine Telefonnummern und Postadressen. Diese Gastfelder sind danach gesperrt, und über ihnen steht „Bereits erfasster Gast“.
Nummer ansehen. „Angebot Nr. / Jahr“ ist mit der nächsten Angebotsnummer und dem Jahr vorbelegt.
Aufenthalt eintragen. In „An-/Abreise“ kommen An- und Abreise, in „Anz. Erwachsene“ die 2 und in „Anz. Kinder“ die 1.
Preis eintragen. In „Gesamtpreis“ kommt der vereinbarte Preis der Buchung.
Erstellen. „Erstellen“ legt die Buchung an.
Ergebnis. Die Buchung ist sofort bestätigt, und der Gast bekommt keine Nachricht dazu. Bei der Buchung steht der Mitarbeiter, der sie angelegt hat, und die Nachrichten vor und nach dem Aufenthalt werden geplant.
Die Seiten im Einzelnen
„Neue Buchung“
Der Gast.
„Vorhandenen Gast suchen/auswählen“ sucht ab zwei Zeichen in den vorhandenen Gästen nach Name oder E-Mail-Adresse und zeigt höchstens 50 Treffer. Bei einem gewählten Gast übernimmt das Formular seine Angaben, und die Gastfelder lassen sich nicht ändern.
„Auswahl entfernen“ hebt die Auswahl wieder auf. Die Gastfelder werden geleert, und „Art des Kontakts“ steht wieder auf „Person“. So lässt sich stattdessen ein neuer Gast erfassen.
„Art des Kontakts“ legt fest, als was der neue Gast angelegt wird, und welche Felder das Formular dafür zeigt. Vorgewählt ist „Person“: Dann ist „Vorname“ ein Pflichtfeld, und „Geschlecht“ und „Akademischer Titel“ stehen bereit. Bei „Familie“ ist „Vorname“ mit „(optional)“ markiert, und „Geschlecht“ und „Akademischer Titel“ fehlen. Bei „Firma“ fehlt „Vorname“, und an der Stelle von „Nachname“ steht „Firmenbezeichnung“. Bei einem vorhandenen Gast übernimmt die Auswahl seine Art und lässt sich nicht ändern.
Für einen neuen Gast werden außerdem „E-Mail-Adresse“ und „Sprache“ eingetragen. Die „Sprache“ wird beim Gast gespeichert, und ReGuest wählt damit für die Buchung die als Standard markierte Angebotsvorlage in dieser Sprache, die zum Anreisedatum passt.
„Telefonnummer hinzufügen“ fügt eine leere Telefonnummer hinzu, „Postadresse hinzufügen“ eine leere Postadresse. Jeder Eintrag lässt sich wieder entfernen. Beim „Erstellen“ werden die ausgefüllten Einträge beim Gast gespeichert.
Die Buchung.
Ohne das Lizenzmodul Offers heißt „Angebot Nr. / Jahr“ „Buchungsnummer / Jahr“.
In „An-/Abreise“ kommen An- und Abreise, in „Anz. Erwachsene“ und „Anz. Kinder“ die Zahl der Personen.
In „Gesamtpreis“ kommt der Preis der Buchung. Steht er noch nicht fest, wird „Preis ist unbestimmt“ angehakt. Das Feld „Gesamtpreis“ wird dann ausgeblendet und muss nicht ausgefüllt werden. Im Buchungsdetail steht unter „Gesamtpreis“ dann der Hinweis „Preis ist unbestimmt“.
„Saison“ und „Quelle der Anfrage“ werden nach dem Anlegen der Buchung bei der Anfrage gespeichert, zu der die Buchung gehört.
Mit Multi-Property kommt die Auswahl „Gebäude/Hotel“ dazu, und ein Gebäude ist dann Pflicht. Sie legt fest, welchem Gebäude die Buchung zugeordnet wird. In der „Liste aller Buchungen“ lässt sich danach nach dem Gebäude filtern.
„Erstellen“ und „Abbrechen“. „Erstellen“ legt die Buchung an. Sie ist sofort bestätigt, ohne Nachricht an den Gast. „Erstellen“ plant die Nachrichten vor und nach dem Aufenthalt. Waren im selben Vorgang Nachfassungen für Angebote geplant, löscht „Erstellen“ sie. „Abbrechen“ führt ohne Rückfrage zurück zur Liste aller Buchungen. Die Eingaben werden nicht gespeichert, und es entsteht weder ein Gast noch eine Buchung.
Aus der Gastkartei
In der Gastkartei öffnet „Buchung erfassen für diesen Gast“ dasselbe Formular.
„Bearbeiten“
Eine von Hand angelegte Buchung lässt sich später über „Bearbeiten“ im selben Formular ändern: „Angebot Nr. / Jahr“, „Gesamtpreis“, „An-/Abreise“ und „Gebäude/Hotel“.
Voraussetzungen
‚Neue Buchung’ gehört zum Lizenzmodul Offers. Mit Multi-Property kommt die Pflichtauswahl „Gebäude/Hotel“ dazu.
Ist das Modul lizenziert, wird der Zugriff darauf bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum hat der Gast keine Bestätigung bekommen? Eine Buchung aus „Neue Buchung“ wird still bestätigt, ohne Nachricht an den Gast. Ob sich dem Gast trotzdem eine Bestätigung schicken lässt, sagt der ReGuest-Support.
Was passiert mit den Eingaben bei „Abbrechen“? Sie werden verworfen. Das Formular fragt nicht nach und legt weder einen Gast noch eine Buchung an.
Warum heißt das Feld „Buchungsnummer / Jahr“ und nicht „Angebot Nr. / Jahr“? Ohne das Lizenzmodul Offers heißt das Feld so. Ob Offers für das Hotel eingerichtet ist, sagt der ReGuest-Support.
Warum fehlt in der Gastkartei „Buchung erfassen für diesen Gast“? Die Schaltfläche erscheint nur, wenn das Hotel dafür eingerichtet ist. Ob das für das Hotel gilt, sagt der ReGuest-Support.
Wie entsteht nach einem Storno eine neue Buchung im selben Vorgang? Nach einem Storno führt „Neue Buchung für die aktuelle Anfrage“ im Buchungsdetail zu einer neuen Buchung im selben Vorgang.
Warum wird eine Buchung für einen Gast abgelehnt? Für einen Gast auf der Sperrliste lehnt ReGuest die Buchung ab. Ob ein Gast auf der Sperrliste steht, sagt der ReGuest-Support.
Warum sieht ein Kollege den Menüpunkt „Buchungen“ nicht? Er erscheint nur, wenn die Rolle des Benutzers den Zugriff auf Buchungen erlaubt. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Stand: 2026-10-30.