Ein Check-out ist die Rechnung am Ende des Aufenthalts. Das Hotel legt sie für eine bestätigte Buchung an, schickt sie dem Gast, und der Gast sieht sie in seinem Gästebereich und kann sie dort herunterladen. Der Menüpfad ist Buchungen, Reiter „Check-Outs“.
Beispiel: Die Rechnung für eine heutige Abreise senden
Ein Gast reist heute ab. Das Hotel schickt ihm die Rechnung, damit er sie im Gästebereich findet.
Reiter öffnen. Unter Buchungen zeigt der Reiter „Check-Outs“ die bestätigten Buchungen mit Abreise heute und morgen.
Buchung wählen. Ein Klick auf die Zeile der Buchung, für die noch kein Check-out besteht, öffnet das Formular „Neuer Check-Out“.
Betrag eintragen. In „Gesamtbetrag der Rechnung“ kommt der Betrag der Rechnung. „Betrag von Angebot“ übernimmt ihn aus dem Angebot. „Zu zahlender Betrag“ zeigt, was nach Abzug der Anzahlung offen ist.
Text schreiben. In „Text“ kommt die Nachricht an den Gast, mindestens 20 Zeichen.
Senden. „Aktivieren und senden“ schickt den Check-out per E-Mail an den Gast.
Ergebnis. Der Gast findet in seinem Gästebereich „Ihre Rechnung“ mit „Ihr Aufenthalt vom … bis …“, „Bereits bezahlter Betrag“, „Gesamtsumme“ und „Herunterladen“. Ein Klick auf die Zeile der Buchung im Reiter „Check-Outs“ öffnet jetzt die Seite „Check-Out“.
Die Seiten im Einzelnen
Reiter „Check-Outs“
Der Reiter zeigt die bestätigten Buchungen, deren Abreise im Zeitraum des Filters „Abreisetag“ liegt. Vorgabe sind heute und morgen. Die Auswahl daneben filtert die Liste nach dem Stand der Zahlung, etwa „nicht vorbereitet“, „Zahlung ausständig“, „Zahlung erfolgreich“, „Zahlung storniert“ oder „Zahlung vor Ort“.
Ein Klick auf die Zeile einer Buchung, für die noch kein Check-out besteht, öffnet „Neuer Check-Out“. Besteht schon einer, öffnet derselbe Klick die Seite „Check-Out“.
„Neuer Check-Out“
Das Formular legt den Check-out an. In „Gesamtbetrag der Rechnung“ kommt der Betrag der Rechnung. „Betrag von Angebot“ übernimmt ihn aus dem Angebot. Ist ein Hotelprogramm angebunden, übernimmt „Betrag von <Hotelprogramm>“ ihn von dort.
„Detaillierte Auflistung der Zusatzleistungen“ schaltet eine Detailansicht ein, in der die Zusatzleistungen, die der Gast in Anspruch genommen hat, einzeln erfasst werden. Ihre Summe steht unter „Summe Zusatzleistungen“ und kommt zum „Zu zahlender Betrag“ hinzu. In der Detailansicht heißt das Betragsfeld „Gesamtbetrag des Aufenthalts“. „Schnelleingabe“ schaltet zurück zur Eingabe nur eines Gesamtbetrags, solange noch keine Zusatzleistung erfasst ist.
Hat ein angebundenes System Rechnungsbeträge für die Buchung übermittelt, zeigt das Formular sie als „Summe Food & Beverages“, „Summe der Extras“ und „Gesamtsumme Rechnung“.
„Anhang hinzufügen...“ hängt Dateien an. Der „Text“ an den Gast braucht mindestens 20 Zeichen. „Aktivieren und senden“ legt den Check-out an und schickt ihn per E-Mail oder WhatsApp an den Gast, „Aktivieren ohne Nachricht“ legt ihn an, ohne dem Gast etwas zu schicken.
Liegt die Abreise länger zurück als die eingestellte Zahl von Tagen, lässt sich kein Check-out mehr anlegen. Das Formular zeigt dann „Der Check-Out ist abgelaufen und kann nicht erstellt werden“.
„Check-Out“
Die Seite zeigt einen angelegten Check-out mit „Gesamtbetrag der Rechnung“, „Bereits bezahlter Betrag“, „Zu zahlender Betrag“, „Anhänge“ und die Tabelle „Onlinezahlung“. Darüber steht, wann und von wem der Check-out erstellt wurde.
Solange der Check-out offen ist, schickt „Senden“ ihn nach einer Sicherheitsabfrage per E-Mail oder WhatsApp an den Gast; gab es schon eine Nachricht zu diesem Check-out, heißt die Schaltfläche „Erneut senden“. „Bearbeiten“ macht die Angaben wieder änderbar, und „Bearbeitung beenden“ kehrt zur Ansicht zurück.
Hat der Gast an der Rezeption bezahlt, öffnet „Vor Ort bezahlt“ eine Sicherheitsabfrage. In dieser Sicherheitsabfrage setzt „Zahlungsstatus ändern“ den Stand der Zahlung auf „Zahlung vor Ort“, und „Vor Ort bezahlt“ verschwindet.
Gästebereich, „Online-Check-Out“
Im Gästebereich sieht der Gast „Ihre Rechnung“ mit „Ihr Aufenthalt vom … bis …“, „Bereits bezahlter Betrag“ und „Gesamtsumme“. „Herunterladen“ lädt die Rechnung herunter.
Mit Online-Zahlung kann der Gast die Rechnung dort online bezahlen, wenn bei einem Zahlungsanbieter „Für Rechnung verwenden“ eingeschaltet ist. Nach der Zahlung wechselt der Stand auf „Zahlung erfolgreich“, bei manchen Zahlungsanbietern zuerst auf „Abwicklung ausständig“. Wer Benachrichtigungen zu Check-out-Zahlungen abonniert hat, bekommt dazu eine Benachrichtigung.
Voraussetzungen
‚Check-out’ gehört zum Lizenzmodul Offers. Mit Guest Management kommen der Reiter „Check-Outs“ und der ganze Check-out dazu. Mit Marketplace › Online-Zahlung kommt die Zahlung des Check-outs im Gästebereich dazu.
Ist das Modul lizenziert, wird der Zugriff darauf bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum fehlt der Reiter „Check-Outs“? Er erscheint nur mit dem Lizenzmodul Guest Management. Ob Guest Management für das Hotel eingerichtet ist, sagt der ReGuest-Support.
Warum kann der Gast den Check-out nicht online bezahlen? Online-Zahlung ist nicht aktiv, oder bei keinem Zahlungsanbieter ist „Für Rechnung verwenden“ eingeschaltet. Ob Online-Zahlung für das Hotel eingerichtet ist, sagt der ReGuest-Support.
Wie wird eine Zahlung an der Rezeption vermerkt? Auf der Seite „Check-Out“ setzt „Vor Ort bezahlt“ den Stand der Zahlung nach einer Sicherheitsabfrage auf „Zahlung vor Ort“.
Stand: 2026-10-23.