Buchungsdetail

Das Buchungsdetail zeigt eine einzelne Buchung mit allem, was zu ihr gehört: den Gast, die gebuchte Variante, die Nachricht des Gasts, die Anzahlung, die Buchungsbestätigung und den Storno. Hier fordert das Hotel die Anzahlung an, bestätigt die Buchung oder storniert sie. Der Menüpfad ist Buchungen › eine Buchung der Liste.

Ein Gast hat eine Buchung angefragt. Das Hotel verlangt eine Anzahlung und bestätigt die Buchung, sobald die Anzahlung eingegangen ist.

Oben steht hinter „Status:“ der Zustand der Buchung. Eine Buchung ist „unbestätigt“, wartet auf eine Anzahlung oder eine Kreditkarte, ist „bestätigt“, „annulliert“ oder „storniert“. Ob „Angeld“ oder „Anzahlung“ dasteht, ist für alle Buchungen des Hotels gleich eingestellt.

Die Reiter „Pre-Stay“, „On-Stay“ und „Post-Stay“ führen zu den Nachrichten vor, während und nach dem Aufenthalt, der Reiter „Wunschliste“ zur Wunschliste der Buchung. „Zum Gast“ öffnet die Gastkartei des Gasts, „Unterhaltung“ die Unterhaltung der Anfrage, zu der die Buchung gehört.

Der Block zeigt „Name“, „E-Mail-Adresse“, „Telefonnummer“ und „Adresse“ des Gasts, dazu „Buchungsanfrage am“, „Angebot/Variante“, „Reservierungsnr.“, „Zeitraum“, „Gesamtpreis“, „Personen“, „Zimmer“, „Verpflegung“, „Tarif“, „Stornobedingungen“ und die „Nachricht vom Gast“. Darüber steht für jedes weitere offene Angebot desselben Gasts aus einem anderen Vorgang „Zum anderen Angebot“; ein Klick öffnet dieses Angebot.

Bei einer Buchung ohne Angebot, die still bestätigt wurde und die kein Mitarbeiter angelegt hat, zeigt die Seite statt der Blöcke „Anzahlung“ und „Buchungsbestätigung“ die Herkunft der Anfrage.

„Buchung ändern...“ und „Neues Angebot...“ öffnen den Angebotsassistenten. Beide sind ausgegraut, wenn die Anreise vorbei ist, bei MICE, bei Zimmern mit verschiedenen Zeiträumen, bei mehreren Verpflegungsarten, bei einer Reiseversicherung und bei annullierten oder stornierten Buchungen. Der Hinweis an der Schaltfläche nennt dann den Grund. Bei einer Buchung, die über „Neue Buchung“ von Hand angelegt wurde, ändert „Bearbeiten“ „Angebot Nr. / Jahr“, „Gesamtpreis“, „An-/Abreise“ und „Gebäude/Hotel“.

Solange die Buchung unbestätigt ist, fordert dieser Block die Anzahlung an. „Text für Anzahlung“ oder „Text für Angeld“ darf nicht leer sein, und ein „Betrag“ ist Pflicht, außer bei „Kreditkarte als Sicherheit“. „Spätestens“ legt das Fälligkeitsdatum der Anzahlung fest. „Frist“ schlägt für „Spätestens“ ein Datum vor. Es richtet sich nach der Zahl an Tagen, die in den Einstellungen hinterlegt ist; ist keine Zahl hinterlegt, schlägt „Frist“ das Anreisedatum vor. Ist das Datum in „Spätestens“ vorbei, zeigt die Liste die Buchung unter „Anzahlungsfälligkeit überschritten“.

Die Auswahl „Optionen“ legt fest, was die Aufforderung vom Gast verlangt. Bei „Nur Infos zu Banküberweisung“ soll der Gast den Betrag per Banküberweisung zahlen. Bei „Kreditkarte als Sicherheit“ soll er ohne Betrag seine Kreditkarte als Sicherheit hinterlegen. Bei „Banküberweisung und/oder Kreditkarte“ kann er den Betrag überweisen oder seine Kreditkarte angeben.

Die Aufforderung geht per E-Mail oder WhatsApp. WhatsApp steht nur zur Wahl, wenn der Gast eine bestätigte WhatsApp-Nummer hat und eine passende WhatsApp-Vorlage aktiv ist. Bevor eine Aufforderung gesendet ist, erklärt „Anzahlung ist nicht nötig“ oder „Angeld ist nicht nötig“ die Anzahlung für unnötig. Danach bekommt der Gast nichts, die Buchung bleibt „unbestätigt“, und der Block zeigt „Es wurde auf eine Anzahlung verzichtet.“ Ein gesendeter Text lässt sich ändern und mit „Speichern und erneut senden“ erneut senden.

Der Block erscheint, sobald für die Buchung Kartendaten vorliegen. „Kreditkarten-Daten anzeigen“ zeigt „Kreditkartennummer“, „Karteninhaber“, „Gültig bis“, „Sicherheitscode“ und „Herausgeber“, „Kreditkarten-Daten ausblenden“ verbirgt sie wieder, und „Kreditkarten-Daten löschen“ löscht sie. Die Daten bleiben bis 14 Tage nach der Abreise und werden dann automatisch entfernt.

Der Block zeigt die hinterlegte Karte mit „endet mit“ und „gültig bis“. Ist noch keine Karte da, steht dort „Achtung: Es wurde noch keine Kreditkarte hinterlegt“. „Neue Kreditkarte anfordern“ fordert eine neue Karte an; danach steht dort „Eine neue Kreditkarte wurde angefordert.“

Mit Online-Zahlung belastet „Zahlung durchführen“ die hinterlegte Karte mit dem eingetragenen „Betrag“. Als „Zweck“ steht nur „Anzahlung“ zur Wahl. Das geht, solange die bezahlte Summe unter dem Preis liegt und die Abreise höchstens 7 Tage zurückliegt.

Die Tabelle listet die Zahlungen für die Anzahlung, für die Reiseversicherung und für die Hinterlegung einer Karte, mit „Ergebnis“, „Datum“, „Betrag“, „Zweck“, „Kartendetails“, „Transaktionsnr.“ und „Referenz“. Die Zahlungen des Check-outs stehen nicht darin. „Annullieren“ storniert eine erfolgreiche Zahlung, und „Zahlung abwickeln“ schließt eine Zahlung ab, wo der Zahlungsanbieter das verlangt.

„Buchungsanfrage bestätigen“ schickt den „Text für Buchungsbestätigung“ per E-Mail oder WhatsApp an den Gast und bestätigt die Buchung. Mit „Kreditkarten-Eingabe anzeigen“ kann der Gast in der Bestätigung eine Kreditkarte eingeben. Mit „Betrag bestätigen lassen“ soll der Gast den Betrag bestätigen; hat er das noch nicht getan, findet das Hotel die Buchung in der Liste unter „bestätigte ohne Rückbestätigung“. „Ohne Nachricht an Gast bestätigen“ bestätigt die Buchung, ohne dem Gast etwas zu schicken. „Buchungsbestätigung (PDF)“ liefert die Bestätigung als PDF.

„Erhaltenen Angeld-Betrag ändern“ blendet das Feld „Tatsächlich bezahlter Angeld-Betrag“ ein. Es ist mit dem verlangten Betrag vorbelegt, und der eingetragene Betrag wird mit der Bestätigung gespeichert. „Ursprünglich verlangten Betrag wiederherstellen“ verwirft ihn, und es gilt wieder der verlangte Betrag.

Hat das Hotelprogramm die Buchung noch nicht bestätigt, erlaubt „Bestätigung für diese Buchung freischalten“ nach einer Sicherheitsabfrage, die Buchungsbestätigung trotzdem zu senden. Die Schaltfläche sehen nur Benutzer, deren Rolle den Zugriff darauf erlaubt.

Der Block überträgt die Buchung an das Hotelprogramm. Ob er für das Hotel eingerichtet ist, sagt der ReGuest-Support. „Senden“ überträgt die Buchung, danach steht dort „erfolgreich übertragen“ oder „Übertragung gescheitert“. „Erneut senden“ überträgt sie noch einmal. Kennt das Hotelprogramm Stornos, überträgt „Stornierung an Push-Dienst senden“ auch den Storno. Bei Protel IDS wird vorher in „Market“ ein Markt gewählt.

Bei manchen Hotels dürfen Anzahlungsaufforderung, Buchungsbestätigung oder Stornierungsmitteilung erst gesendet werden, wenn die Buchung übertragen wurde.

„Buchung annullieren/stornieren...“ bietet zwei Wege: „Stillschweigend annullieren: Es wird keine Nachricht an den Gast gesendet.“ und „Stornieren: Der Gast erhält eine Mitteilung.“ „Buchung annullieren“ schickt dem Gast nichts. „Stornieren und Mitteilung senden“ schickt den „Text für Storno-Mitteilung“ per E-Mail oder WhatsApp. Beides entfernt einen noch nicht abgeschlossenen Reiseversicherungsvertrag von ERV.

„Buchung reaktivieren“ stellt den vorherigen Zustand wieder her, solange im selben Vorgang kein neueres Angebot existiert. „Neue Buchung für die aktuelle Anfrage“ führt nach einem Storno zu einer neuen Buchung im selben Vorgang.

Der Block erscheint, sobald für die Buchung ein Versicherungsvertrag besteht. Er zeigt „Versicherung“, „Produkt/Code“, „Polizzennummer“, „Angebotsnummer“ und „Versicherungsprämie“ und den Stand des Vertrags, etwa „Angebot erstellt“ oder „Abgeschlossen und bezahlt“. Bei ERV schließt „Versicherung abschließen“ den Vertrag ab. „Versicherung stornieren“ storniert ihn. „Versicherung entfernen“ entfernt ihn. Welche Schaltfläche erscheint, hängt vom Stand des Vertrags ab.

Die Tabelle zeigt die Zusatzleistungen, die der Gast gebucht hat, mit „Phase“, „Gebucht am“, „Beschreibung“, „Einzelpr.“, „Anz.“ und „Preis“. „Hinzufügen“ ergänzt eine Zusatzleistung, „Bearbeiten“ ändert eine, und eine Zusatzleistung lässt sich auch löschen. Mit Protel I/O sendet „Senden“ die Zusatzleistungen an das Hotelprogramm.

Mit Ranlox vergibt die Zutrittskontrolle dem Gast einen PIN oder einen Link für die Türschlösser. „Gültig ab“ und „Gültig bis“ sind mit dem Anreise- und dem Abreisetag vorbelegt und lassen sich ändern. Unter „Öffnet folgende Schlösser“ wird je Schloss angehakt, ob der PIN oder Link es öffnet.

Den PIN oder Link der Zutrittskontrolle sieht der Gast in seinem Gästebereich.

Warum lässt sich eine Buchung nicht bestätigen? Bei manchen Hotels darf die Bestätigung erst gesendet werden, wenn die Buchung an das Hotelprogramm übertragen wurde. Dann wird die Buchung zuerst im Block „Buchung an Push-Dienst senden“ übertragen. Ob das für das Hotel so eingerichtet ist, sagt der ReGuest-Support.

Warum ist „Buchung ändern...“ ausgegraut? Der Hinweis an der Schaltfläche nennt den Grund, zum Beispiel eine vergangene Anreise oder eine Reiseversicherung. Bei Buchungen aus einem Hotelprogramm und bei Buchungen, die von Hand angelegt wurden, fehlt die Schaltfläche. Fehlt sie bei anderen Buchungen, sagt der ReGuest-Support, ob sie für das Hotel eingerichtet ist.

Warum sieht eine Kollegin die Kreditkarte nicht? „Kreditkarten-Daten anzeigen“ erscheint nur, wenn die Rolle des Benutzers den Zugriff darauf erlaubt. Oder die Daten sind 14 Tage nach der Abreise schon entfernt. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.

Warum fehlt „Zahlung durchführen“? Die bezahlte Summe erreicht schon den Preis, oder die Abreise liegt mehr als 7 Tage zurück. Ohne das Lizenzmodul Marketplace › Online-Zahlung gibt es „Zahlung durchführen“ nicht; ob es für das Hotel eingerichtet ist, sagt der ReGuest-Support.

Stand: 2026-10-23.