Willkommen begrüßt den Gast am Tag der Anreise mit einer automatischen Nachricht. Das Hotel legt fest, ob die Nachricht hinausgeht und zu welcher Uhrzeit am Anreisetag; ReGuest legt sie dann für jede bestätigte Reservierung an und versendet sie. Willkommen liegt unter Autopilot › Auto Messages, Karte „Willkommen“. In manchen Hotels zeigt das Menü „Autopilot“ noch keine „Auto Messages“. Dort liegt Willkommen unter Autopilot › On-Stay-Nachrichten, die Einstellungen stehen unter Einstellungen › Messaging Automation. Beispiel und Seiten unten beschreiben „Auto Messages“.
Beispiel: Gäste am Anreisetag um 14 Uhr begrüßen
Unter Autopilot › Auto Messages die Karte „Willkommen“ öffnen.
Den Reiter „Einstellungen“ öffnen.
Im Kasten „Automation“ den Schalter „On-Stay-Nachrichten senden“ einschalten. ReGuest setzt die Startzeit dabei auf 10:00 Uhr.
Im Feld „Startzeit für On-Stay-Infos am Tag der Anreise“ die Uhrzeit auf 14 Uhr ändern. Dort steht dann „um“ 14 „Uhr des Anreisetags“.
Rechts in der Titelleiste „Speichern“ wählen. Danach steht dort „gespeichert“.
Für jede bestätigte Reservierung mit Anreise in den nächsten drei Tagen legt ReGuest eine Willkommen-Nachricht an, geplant für den Anreisetag um 14 Uhr.
Danach zeigt die Karte „Willkommen“ in der Übersicht „Auto Messages“ den Status „Aktiv“, und die angelegten Nachrichten stehen im Reiter „Nachrichten“.
Die Seiten im Einzelnen
Karte „Willkommen“ unter „Auto Messages“
Die Übersicht „Auto Messages“ zeigt je automatische Nachricht eine Karte. Die Karte „Willkommen“ trägt den Text „Automatische Willkommensnachricht bei der Ankunft deiner Gäste“ und einen Status:
„Aktiv“: Willkommen ist eingeschaltet und geht an die Gäste.
„Test-Modus“: Die Nachricht geht per E-Mail an den Autor im Hotel statt an den Gast.
„Deaktiviert“: Willkommen ist für das Hotel freigeschaltet, aber „On-Stay-Nachrichten senden“ ist ausgeschaltet.
„Nicht aktiv“: Willkommen ist für das Hotel nicht freigeschaltet. Die Karte ist dann ausgegraut und verweist an den Support.
Die Karte führt zu den Reitern „Nachrichten“, „Bericht“ und „Einstellungen“.
Reiter „Nachrichten“
Der Reiter listet die Willkommen-Nachrichten mit den Spalten „Automatisch senden“ und „Gast“. Eine Nachricht hat den Status „vorbereitet“, „deaktiviert“, „versendet“ oder „gelesen“. Die Filter „Zeitraum“, „Nach Name filtern...“ und „Gebäude/Hotel“ grenzen die Liste auf einen Zeitraum, einen Gast oder einen Betrieb ein; „Alle Gebäude/Hotels“ zeigt wieder alle Betriebe.
„Bearbeiten“ öffnet die Seite „Willkommen bei: …“, solange die Nachricht „vorbereitet“ oder „deaktiviert“ ist. Ist die Nachricht nicht mehr „vorbereitet“ oder „deaktiviert“, heißt dieselbe Schaltfläche „Details“.
„Jetzt senden“ setzt den Versandzeitpunkt der Nachricht auf jetzt.
„Zur Buchung“ öffnet die erste Buchung der Korrespondenz, zu der die Nachricht gehört. Gehört sie zu keiner Korrespondenz, fehlt die Schaltfläche.
„Zum Gast“ öffnet das Profil des Gasts im „Gästearchiv“.
Seite „Willkommen bei: …“
Die Seite zeigt eine einzelne Willkommen-Nachricht. Unter „Name“ und „E-Mail“ steht der Gast, an den sie geht.
Im Kasten „Versandinformationen“ stehen ihr „Status“ und unter „Wird gesendet am“ und „Uhrzeit“ der Zeitpunkt des Versands. Unter „Aktionen“ hält „Stoppen“ die Nachricht an, „Aktivieren“ setzt eine angehaltene Nachricht wieder in Gang, und „Jetzt senden“ setzt ihren Versandzeitpunkt auf jetzt.
Der Kasten „Nachricht“ zeigt „Autor“, „Vorlage“, „Titel“ und „Inhalt“ der Nachricht. Der Inhalt ist hier nur zu lesen. „Zur Vorlage“ führt zu den E-Mail-Vorlagen der Willkommen-Nachricht. Die Schaltfläche erscheint nur bei einer Nachricht, die noch nicht versendet ist.
Reiter „Bericht“
Der Reiter zeigt Kennzahlen über die letzten 7, 30 oder 90 Tage oder über einen frei gewählten Zeitraum: „Mitteilungen“, „Klickrate“, „Upsellingrate“ und „Upselling Umsatz“. „Klickrate“ ist der Anteil der geöffneten Nachrichten.
Reiter „Einstellungen“
Im Kasten „Automation“ schaltet „On-Stay-Nachrichten senden“ die Willkommen-Nachricht ein und setzt die Startzeit auf 10:00 Uhr. Das Feld „Startzeit für On-Stay-Infos am Tag der Anreise“ legt die Uhrzeit am Anreisetag fest, zu der die Nachricht hinausgeht. Solange keine Startzeit gesetzt ist, ist die Nachricht ausgeschaltet.
Im Kasten „Vorlagen“ öffnet „Vorlagen bearbeiten“ die E-Mail-Vorlagen der Willkommen-Nachricht, also den Text, den der Gast bekommt.
Nach einer Änderung erscheinen rechts in der Titelleiste „Abbrechen“ und „Speichern“. „Abbrechen“ verwirft die Änderung, „Speichern“ speichert sie.
Im Messenger der Website
Im Messenger der Website kann ein Gast seine E-Mail-Adresse eingeben. Ist die Willkommen-Nachricht seines Aufenthalts noch nicht gesendet, geht sie sofort hinaus. Gibt der Gast seine E-Mail-Adresse ein, nachdem die Willkommen-Nachricht schon zugestellt wurde oder ihr Versand gescheitert ist, geht sie noch einmal hinaus.
Voraussetzungen
‚Willkommen’ gehört zum Lizenzmodul Guest Management. Mit Marketplace › Staymate kommt die Weiterleitung des Gasts zu Staymate beim Öffnen der Willkommen-Nachricht dazu.
Ist das Modul lizenziert, wird der Zugriff darauf bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Einen eigenen Zugriff in der Rolle brauchen: das Speichern der Einstellungen und „Zur Vorlage“. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Wann geht die Willkommen-Nachricht hinaus? Am Tag der Anreise, zur Uhrzeit aus dem Feld „Startzeit für On-Stay-Infos am Tag der Anreise“. Nach dem Einschalten steht dort 10:00 Uhr.
Für welche Gäste legt ReGuest eine Nachricht an? Für bestätigte Reservierungen, sobald die Anreise in den nächsten drei Tagen liegt. Die Vorlage wählt ReGuest nach der Sprache des Gasts und nach dem Betrieb.
Warum steht eine Nachricht auf „deaktiviert“? Der Gast hat die Willkommen-Nachricht in seinem Profil ausgeschlossen, oder die Reservierung ist nicht mehr bestätigt.
Was sieht der Gast, wenn er die Nachricht öffnet? Die Seite der Nachricht. Ist ein Partner für den Aufenthalt eingerichtet, leitet ReGuest ihn zuerst dorthin weiter: zu Staymate, wenn das Hotel Staymate hat, sonst zu Carlito oder Orderando.
Lässt sich der Text für einen einzelnen Gast ändern? Nein, auf der Seite „Willkommen bei: …“ ist der Inhalt nur zu lesen. Der Text kommt aus den Vorlagen, die „Vorlagen bearbeiten“ im Reiter „Einstellungen“ öffnet.
Warum zeigt die Karte „Test-Modus“? Im Test-Modus geht die Nachricht an den Autor im Hotel statt an den Gast. Ob der Test-Modus für das Hotel eingeschaltet ist, kann der ReGuest-Support sagen.
Warum fehlen „Speichern“ und „Zur Vorlage“? „Speichern“ erscheint erst nach einer Änderung, „Zur Vorlage“ nur bei einer Nachricht, die noch nicht versendet ist. Beide brauchen außerdem einen eigenen Zugriff in der Rolle. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum ist die Karte „Willkommen“ ausgegraut? Willkommen ist für das Hotel nicht freigeschaltet. Der ReGuest-Support kann sagen, ob Willkommen für das Hotel eingerichtet ist.
Warum fehlt der Menüpunkt „Autopilot“? Ihn sieht nur ein Benutzer, dessen Rolle den Zugriff enthält. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support, und er kann auch sagen, ob Willkommen für das Hotel eingerichtet ist.
Stand: 2026-10-23.