Die Geburtstagsglückwünsche gratulieren einem Gast automatisch zum Geburtstag. Das Hotel schaltet sie einmal ein und legt in einer Vorlage den Text fest; ReGuest bereitet danach für jeden passenden Gast drei Tage vor dem Geburtstag einen Eintrag vor und verschickt am Geburtstag selbst Titel und Text der Vorlage. Die Geburtstagsglückwünsche liegen unter Autopilot › Auto Messages, Karte „Geburtstagsglückwünsche“. In manchen Hotels zeigt das Menü „Autopilot“ noch keine „Auto Messages“. Dort liegen sie unter Autopilot › Geburtstagsglückwünsche, die Einstellungen stehen unter Einstellungen › Messaging Automation. Beispiel und Seiten unten beschreiben „Auto Messages“.
Beispiel: Gästen ab sofort automatisch zum Geburtstag gratulieren
Unter Autopilot › Auto Messages die Karte „Geburtstagsglückwünsche“ öffnen.
Den Reiter „Einstellungen“ öffnen.
Im Kasten „Automation“ den Schalter „Geburtstagsglückwünsche nicht senden“ ausschalten.
Rechts in der Titelleiste „Speichern“ wählen. Danach steht dort „gespeichert“.
Von nun an legt ReGuest für jeden passenden Gast drei Tage vor seinem Geburtstag einen Eintrag an und versendet ihn am Geburtstag.
Danach zeigt die Karte „Geburtstagsglückwünsche“ in der Übersicht „Auto Messages“ den Status „Aktiv“, und die vorbereiteten Einträge stehen im Reiter „Nachrichten“ mit dem Status „Bereit zum Senden“.
Die Seiten im Einzelnen
Karte „Geburtstagsglückwünsche“ unter „Auto Messages“
Die Übersicht „Auto Messages“ zeigt je automatische Nachricht eine Karte. Die Karte „Geburtstagsglückwünsche“ trägt den Text „Überrasche deine Gäste mit automatischen Geburtstagsglückwünschen“ und einen Status:
„Aktiv“: Die Geburtstagsglückwünsche sind eingeschaltet und gehen an die Gäste.
„Test-Modus“: Die Nachricht geht per E-Mail an den Autor im Hotel statt an den Gast.
„Deaktiviert“: Die Geburtstagsglückwünsche sind lizenziert, aber der Schalter „Geburtstagsglückwünsche nicht senden“ ist eingeschaltet.
„Nicht aktiv“: Die Geburtstagsglückwünsche sind nicht lizenziert. Die Karte ist dann ausgegraut und verweist an den Support.
Die Karte führt zu den Reitern „Nachrichten“, „Bericht“ und „Einstellungen“.
Reiter „Nachrichten“
Der Reiter listet die Einträge der Geburtstagsglückwünsche mit den Spalten „Automatisch senden“, „Gast“ und „Geburtsdatum“, sortiert nach dem geplanten Sendedatum. Ein Eintrag hat den Status „Bereit zum Senden“, „Gestoppt“, „Verarbeitet“ oder „gelesen“.
Der Filter „Zeitraum“ grenzt die Liste nach dem geplanten Sendedatum ein, mit „Nächsten 7 Tage“, „Nächsten 14 Tage“, „Nächsten 30 Tage“ oder „Nächsten 90 Tage“. Voreingestellt ist der Zeitraum von heute bis in drei Tagen. „Nach Name filtern...“ sucht einen einzelnen Gast.
„Bearbeiten“ öffnet die Seite „Geburtstagsglückwünsche für: …“, solange der Eintrag „Bereit zum Senden“ oder „Gestoppt“ ist. Ist er „Verarbeitet“, heißt dieselbe Schaltfläche „Details“ und öffnet dieselbe Seite.
„Zum Gast“ öffnet den Gast im „Gästearchiv“.
Seite „Geburtstagsglückwünsche für: …“
Die Seite zeigt einen einzelnen Eintrag.
Im Kasten „Versandinformationen“ stehen sein „Status“ und unter „Wird gesendet am“ der Tag des Versands. Unter „Aktionen“ hält „Stoppen“ einen Eintrag „Bereit zum Senden“ an und setzt ihn auf „Gestoppt“; „Aktivieren“ setzt einen gestoppten Eintrag wieder auf „Bereit zum Senden“. Beide Änderungen sind sofort gespeichert.
Der Kasten „Nachricht“ zeigt „Autor“, „Vorlage“, „Titel“ und „Inhalt“ des Glückwunschs.
„Inhalt für diesen Gast anpassen...“ übernimmt Titel und Inhalt der Vorlage in diesen Eintrag. Danach lassen sie sich für diesen Gast bearbeiten, und beim Versand bleibt der angepasste Inhalt.
„Ursprüngliche Vorlage wiederherstellen“ verwirft nach einer Rückfrage die Anpassung. Beim Versand kommen Titel und Inhalt dann wieder aus der Vorlage.
„Zur Vorlage“ öffnet die E-Mail-Vorlagen der Geburtstagsglückwünsche. Es erscheint nur, solange der Inhalt nicht für den Gast angepasst ist.
„Inhalt für diesen Gast anpassen...“ und „Ursprüngliche Vorlage wiederherstellen“ erscheinen nur, solange der Eintrag „Bereit zum Senden“ oder „Gestoppt“ ist.
Reiter „Bericht“
Der Reiter zeigt Kennzahlen über die letzten 7, 30 oder 90 Tage oder über einen frei gewählten Zeitraum: „Mitteilungen“, „Klickrate“ und „Interaktionsrate“. „Klickrate“ ist der Anteil der geöffneten Glückwünsche.
Reiter „Einstellungen“
Im Kasten „Automation“ schaltet „Geburtstagsglückwünsche nicht senden“ die Glückwünsche aus. Wird der Schalter eingeschaltet, erscheint der Hinweis „Mit diesem Wert wird die Funktion deaktiviert. Alle bereits vorbereiteten Nachrichten werden beim Speichern entfernt.“ Das Speichern löscht dann alle Einträge, die „Bereit zum Senden“ sind.
Im Kasten „Vorlagen“ öffnet „Vorlagen bearbeiten“ die E-Mail-Vorlagen der Geburtstagsglückwünsche unter „Vorlagen“ › „Auto Messages“, also den Titel und den Text, die der Gast bekommt.
Bei ungespeicherten Änderungen erscheinen rechts in der Titelleiste „Abbrechen“ und „Speichern“. „Abbrechen“ verwirft die Änderung. „Speichern“ speichert sie und ist gesperrt, solange ein Wert ungültig ist.
Voraussetzungen
‚Geburtstag’ gehört zum Lizenzmodul Guest Management.
Ist das Modul lizenziert, wird der Zugriff darauf bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Einen eigenen Zugriff in der Rolle brauchen: das Speichern der Einstellungen und „Zur Vorlage“. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Wann geht der Glückwunsch hinaus? Am Geburtstag des Gasts. Der Eintrag dafür entsteht drei Tage vorher und steht ab dann im Reiter „Nachrichten“.
Welche Gäste bekommen einen Glückwunsch? Gäste mit Geburtsdatum und Sprache, die in der Gastkartei nicht mit „Keine Geburtstagsglückwünsche senden“ ausgenommen sind und dem E-Mail-Marketing nicht widersprochen haben. Der ReGuest-Support kann sagen, ob die Glückwünsche für das Hotel nur an Gäste gehen, die dem E-Mail-Marketing ausdrücklich zugestimmt haben.
Lässt sich ein einzelner Gast ausnehmen? Ja, in der Gastkartei im Kasten „Ausnahmen“ mit „Keine Geburtstagsglückwünsche senden“.
Warum bekommt ein Gast keinen Glückwunsch? Ihm fehlt das Geburtsdatum oder die Sprache, er ist in der Gastkartei mit „Keine Geburtstagsglückwünsche senden“ ausgenommen, er hat dem E-Mail-Marketing widersprochen, oder sein Eintrag ist „Gestoppt“. Einen gestoppten Eintrag setzt „Aktivieren“ auf der Seite „Geburtstagsglückwünsche für: …“ wieder in Gang. Ob die Glückwünsche für das Hotel nur an Gäste mit ausdrücklicher Zustimmung gehen, kann der ReGuest-Support sagen.
Was passiert mit den vorbereiteten Einträgen, wenn die Glückwünsche ausgeschaltet werden? Wird „Geburtstagsglückwünsche nicht senden“ eingeschaltet und gespeichert, löscht ReGuest alle Einträge, die „Bereit zum Senden“ sind.
Lässt sich der Text für einen einzelnen Gast ändern? Ja, auf der Seite „Geburtstagsglückwünsche für: …“ mit „Inhalt für diesen Gast anpassen...“, solange der Eintrag „Bereit zum Senden“ oder „Gestoppt“ ist.
Warum ist die Karte „Geburtstagsglückwünsche“ ausgegraut? Die Geburtstagsglückwünsche sind nicht lizenziert. Der ReGuest-Support kann sagen, ob sie für das Hotel eingerichtet werden können.
Warum fehlen „Speichern“ und „Zur Vorlage“? „Speichern“ erscheint erst nach einer Änderung, „Zur Vorlage“ nur bei einem Eintrag, dessen Inhalt nicht angepasst ist. Beide brauchen außerdem einen eigenen Zugriff in der Rolle. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum fehlt der Menüpunkt „Autopilot“? Ihn sieht nur ein Benutzer, dessen Rolle den Zugriff enthält. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support, und er kann auch sagen, ob die Geburtstagsglückwünsche für das Hotel eingerichtet sind.
Stand: 2026-10-23.