Mit „Nachricht übertragen“ legt das Outlook-Add-in eine Mail, die in Microsoft Outlook geöffnet ist, als Nachricht des Gastes in seiner Unterhaltung in ReGuest ab. Die Schaltfläche liegt im Aufgabenbereich des Add-ins, geöffnet über Outlook-Menüband › „Re:Guest Outlook Add-in“ › „Re:Guest“.
Beispiel: Die Mail eines neuen Gastes nach ReGuest übertragen
Eine Mitarbeiterin der Rezeption bekommt in Outlook eine Mail von einem Absender, der in ReGuest noch nicht bekannt ist. Die Mail soll in ReGuest in der Unterhaltung dieses Gastes stehen.
Mail öffnen. In Outlook wird die Mail des Absenders geöffnet.
Add-in öffnen. Die Schaltfläche „Re:Guest“ in der Gruppe „Re:Guest Outlook Add-in“ des Menübands öffnet den Aufgabenbereich des Add-ins.
Namen prüfen. Weil der Absender in ReGuest nicht bekannt ist, zeigt der Kasten des Gastes Name und Adresse aus der Mail. Der Name lässt sich dort ändern. Aus diesem Feld nimmt ReGuest Vor- und Nachname des neuen Gastes, deshalb muss es beides enthalten.
Nachricht übertragen. „Nachricht übertragen“ im Aufgabenbereich überträgt die Mail. ReGuest legt den Gast mit Vor- und Nachname aus dem Namensfeld an, mit der erkannten Sprache, wenn das Hotel sie anbietet, und legt die Mail als Nachricht des Gastes in seiner Unterhaltung ab.
Ergebnis. Im Aufgabenbereich steht sofort „Nachricht wurde übernommen am … von …“ mit Datum, Uhrzeit und dem Namen der Mitarbeiterin, und „Nachricht übertragen“ ist für diese Mail nicht mehr zu sehen. In ReGuest liegt die Mail als Nachricht in der Unterhaltung des Gastes, und der zuständige Mitarbeiter bekommt die übliche Benachrichtigung zu einer neuen Nachricht.
Die Seiten im Einzelnen
Aktionen im Aufgabenbereich
Im Aufgabenbereich stehen drei Schaltflächen. „Anfrage erkennen“ lässt die KI aus der Mail eine Aufenthaltsanfrage lesen, „Antwort vorschlagen“ erzeugt eine Antwort auf die Mail, und „Nachricht übertragen“ legt die Mail als Nachricht des Gastes in seiner Unterhaltung in ReGuest ab.
Was beim Übertragen passiert. Gibt es den Gast in ReGuest noch nicht, wird er angelegt, mit Vor- und Nachname aus dem Namensfeld im Kasten des Gastes und der erkannten Sprache, wenn das Hotel sie anbietet. Gibt es noch keine Unterhaltung mit dem Gast, entsteht sie mit.
Wenn die Schaltfläche fehlt oder gesperrt ist. Ausgeblendet ist „Nachricht übertragen“, wenn die Mail schon übertragen ist oder wenn die Rolle des Benutzers keine Gastdaten freigibt. Gesperrt ist die Schaltfläche, solange der Name im Kasten des Gastes weniger als zwei Wörter hat; dazu erscheint „Name ist ungültig. Es müssen mindestens ein Vorname und ein Nachname enthalten sein.“
Mehrere Einrichtungen. Arbeitet das Hotel mit mehreren Einrichtungen, steht statt der Schaltfläche „Nachricht übertragen“ die Auswahlliste „Gebäude/Hotel“. Dort wird beim Übertragen das Gebäude oder Hotel gewählt. Das gewählte Gebäude oder Hotel bestimmt, zu welcher Einrichtung die Unterhaltung gehört, in der die Nachricht abgelegt wird.
Mails von einem Portal. Manche Absenderadressen, meist die eines Portals, sind in ReGuest für den E-Mail- oder Anfrage-Import hinterlegt. Bei einer Mail von einer solchen Adresse ermittelt die KI vor dem Übertragen den eigentlichen Gast aus dem Text der Mail. Findet sie keinen, wird die Übertragung abgewiesen.
Wenn die Übertragung nicht gelingt. Meldet ReGuest die Übertragung als nicht erfolgreich, zeigt das Add-in „Nachricht nicht übertragen“ zusammen mit dem Grund. Eine Mail, die schon einmal übertragen wurde, weist ReGuest zum Beispiel mit „Diese MS-Outlook-E-Mail wurde bereits in Re:Guest als Unterhaltungsnachricht verarbeitet.“ ab.
Hinweise zu früheren Aktionen
Ist die Mail schon übertragen, steht im Aufgabenbereich „Nachricht wurde übernommen am … von …“, mit Datum, Uhrzeit und dem Benutzer, der sie übertragen hat. Entstand aus der Mail eine Anfrage, steht dort „Anfrage wurde erstellt am … von …“. „In Re:Guest öffnen“ beim Hinweis zur übertragenen Nachricht öffnet in ReGuest die Unterhaltung, in der die Nachricht liegt.
Voraussetzungen
‚Nachricht übertragen im Outlook-Add-in’ gehört zum Lizenzmodul Channels › Microsoft-Outlook™-Integration. Mit Multi-Property kommt die Auswahlliste „Gebäude/Hotel“ beim Übertragen dazu.
Ist das Modul lizenziert, wird der Zugriff darauf bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum fehlt die Schaltfläche „Nachricht übertragen“? Entweder ist die Mail schon übertragen; dann steht im Aufgabenbereich „Nachricht wurde übernommen am … von …“. Oder die eigene Rolle gibt keine Gastdaten frei; dann zeigt das Add-in an der Stelle des Kastens einen Hinweis dazu. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum lässt sich „Nachricht übertragen“ nicht anklicken? Der Name im Kasten des Gastes hat weniger als zwei Wörter. Bei einem unbekannten Absender lässt sich der Name im Kasten ändern; sobald er Vor- und Nachname enthält, lässt sich die Mail übertragen.
Lässt sich dieselbe Mail zweimal übertragen? Nein. Nach der Übertragung ist die Schaltfläche für diese Mail ausgeblendet, und eine zweite Übertragung derselben Mail weist ReGuest ab.
Woran ist eine übertragene Mail in ReGuest zu erkennen? An der Nachricht selbst nicht: In der Unterhaltung sieht sie aus wie eine gewöhnliche E-Mail-Antwort des Gastes. Im Add-in zeigt der Hinweis „Nachricht wurde übernommen am … von …“, wann und von wem die Mail übertragen wurde.
Warum wurde eine Mail von einem Portal nicht übertragen? Bei einer Mail von einer Import-Adresse muss die KI den eigentlichen Gast aus dem Text der Mail ermitteln. Findet sie keinen, weist ReGuest die Übertragung ab. Bleibt es dabei, hilft der ReGuest-Support weiter.
Bekommt die Mail in Outlook eine Kategorie? Ja, wenn in den Einstellungen des Add-ins der Schalter „Kategorien“ an ist, und das ist er von Anfang an. Dann setzt das Add-in auf eine übertragene Mail die Outlook-Kategorie „Nachricht“ und legt die Kategorie im Postfach an, wenn sie dort fehlt.
Was ist der Unterschied zu „Anfrage erkennen“? „Nachricht übertragen“ legt die Mail nur als Nachricht in der Unterhaltung des Gastes ab. „Anfrage erkennen“ liest aus der Mail eine Aufenthaltsanfrage, aus der eine Anfrage in ReGuest wird. In der „Aufenthaltsanfrage“ überträgt „Messenger-Nachricht erstellen“ die Mail als Nachricht statt als Anfrage.
Stand: 2026-10-26.