Anmeldung

Das Outlook-Add-in „ReGuest Copilot“ zeigt zu einer Mail in Microsoft Outlook die Gastdaten aus ReGuest und überträgt Mails, Anfragen und Antworten nach ReGuest, ohne dass Outlook verlassen werden muss. Dafür meldet sich jeder Mitarbeiter mit seinem ReGuest-Benutzer im Add-in an. Geöffnet wird es über Outlook-Menüband › „Re:Guest Outlook Add-in“ › „Re:Guest“.

Eine Mitarbeiterin der Reservierung bearbeitet Gästemails in Outlook am Desktop und will dort die Gastdaten aus ReGuest sehen. Sie meldet sich einmal an und lässt die Anmeldung im Microsoft-Konto merken.

Solange niemand angemeldet ist, zeigt das Add-in diese Seite. „Anmelden“ führt zur Seite „Login“. „Mehr zu Re:Guest erfahren“ öffnet den Dialog, der im nächsten Abschnitt steht.

Vor der Anmeldung zeigt das Add-in die Sprache von Outlook, wenn sie Deutsch, Englisch oder Italienisch ist, sonst Deutsch.

„Zur Webseite“ öffnet in einem neuen Fenster die Seite von ReGuest zum Buchen einer Demo und schließt den Dialog. „Schließen“ schließt ihn.

Hier meldet sich ein Mitarbeiter mit drei Angaben an: „Re:Guest Instanz-Code“, „Benutzername“ und „Passwort“. Jeder Instanz-Code, mit dem eine Anmeldung gelungen ist, wird gespeichert. Beim nächsten Mal bietet das Add-in die gespeicherten Codes in einer Auswahlliste an; vorausgewählt ist der Code, der unter „Einstellungen“ als Standard festgelegt ist. „Hinzufügen“ wechselt von dieser Auswahlliste zu einem leeren Feld „Re:Guest Instanz-Code“ für einen neuen Code. „Gespeicherte anzeigen“ wechselt zurück zur Auswahlliste; die Schaltfläche gibt es nur, wenn schon Instanz-Codes gespeichert sind. „Abbrechen“ bricht die Anmeldung ab und führt zurück zur Begrüßungsseite.

„Angemeldet bleiben“ legt bei der ersten Anmeldung fest, wie das Add-in sie sich merkt:

Danach lässt sich die Wahl nur noch unter „Einstellungen“ ändern. Die gemerkte Anmeldung gilt je Outlook-Postfach. Wechselt das Postfach, prüft das Add-in die Anmeldung für dieses Postfach neu.

Die Datenschutzerklärung. Ohne das Häkchen bei „Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen.“ ist keine Anmeldung möglich. Hat derselbe Benutzername der Erklärung schon einmal zugestimmt, ist das Häkchen bereits gesetzt.

Was bei der Anmeldung geprüft wird. ReGuest prüft, ob der Benutzer aktiv und ob sein Passwort abgelaufen ist. Bei erweiterter Sicherheit prüft ReGuest auch den Standort. Fehlt der Instanz das Lizenzmodul Channels › Microsoft-Outlook™-Integration, kann sich niemand anmelden, und das Add-in zeigt „In der verbundenen Re:Guest-Instanz ist aktuell die MS-Outlook-Integration nicht freigeschaltet. Wende dich bitte an unseren Support.“ Einen zweiten Faktor fragt das Add-in nicht ab. Ist für den Benutzer die Zwei-Faktor-Authentisierung vorgeschrieben, aber noch nicht eingerichtet, wird die Anmeldung mit dem Hinweis abgewiesen, sie zuerst in ReGuest einzurichten.

Der Dialog öffnet sich über das Wort „Datenschutzerklärung“ neben dem Häkchen auf der Seite „Login“. Er zeigt die Datenschutzerklärung des Add-ins in fünf Abschnitten, von „1. Zweck des Add-ins“ bis „5. Ihre Zustimmung“, darunter „2. Übertragung von Inhalten zur Analyse“ und „3. Übertragung in Ihre ReGuest-Instanz“. „Zustimmen“ schließt den Dialog und setzt das Häkchen bei „Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen.“ „Schließen“ schließt ihn, ohne das Häkchen zu setzen.

Über jeder Seite des Add-ins steht eine Kopfleiste mit dem Namen des angemeldeten Benutzers. Über „Einstellungen“ in ihrem Menü öffnen sich die Einstellungen des Add-ins. Ohne Anmeldung heißt das Menü „Info & Einstellungen“; die Einstellungen sind also auch vor der Anmeldung erreichbar.

Ein Zugang des Add-ins läuft nicht ab und bleibt auch bestehen, wenn sich jemand im Add-in abmeldet. Die Zugänge eines Benutzers stehen in ReGuest an diesem Benutzer im Bereich „Aktive Zugangstoken“, je mit „Erstellt am“ und „Verfällt am“, „Persistent“, „IP-Adresse“, „Staat (IP-Adresse)“, „Internet Service Provider“, „User Agent des Webbrowsers“, „Browser Identifier“ und „Ursprung“. Ein Zugang ohne Ende zeigt „Läuft nicht ab“. „Alle Tokens ungültig machen“ entzieht nach der Rückfrage „Ungültig machen“ alle Zugänge des Benutzers. Den Bereich sehen nur Benutzer, deren Rolle den Zugriff darauf enthält. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.

Muss die Anmeldung auf jedem Gerät wiederholt werden? Das hängt von der Wahl unter „Angemeldet bleiben“ ab. Mit „Im Microsoft-Konto merken“ gilt die Anmeldung auf jedem Gerät mit diesem Microsoft-Konto. Mit den beiden anderen Möglichkeiten gilt sie nur auf diesem Gerät oder nur für die aktuelle Sitzung.

Lässt sich die Wahl unter „Angemeldet bleiben“ später ändern? Ja, unter „Einstellungen“ im Menü der Kopfleiste.

Die Anmeldung meldet, die MS-Outlook-Integration sei nicht freigeschaltet. Was ist zu tun? Der Instanz des Hotels fehlt das Lizenzmodul Channels › Microsoft-Outlook™-Integration, deshalb kann sich niemand anmelden. Der ReGuest-Support gibt Auskunft, ob das Add-in für das Hotel eingerichtet ist.

Warum fragt das Add-in nicht nach dem zweiten Faktor? Das Add-in hat keine Eingabe für einen zweiten Faktor. Ist die Zwei-Faktor-Authentisierung vorgeschrieben, aber noch nicht eingerichtet, wird die Anmeldung abgewiesen. Dann wird sie zuerst in ReGuest eingerichtet, danach gelingt die Anmeldung im Add-in.

Gibt es das Add-in auch in Outlook auf dem Mobiltelefon? Nein. Das Add-in ist nur für Outlook am Desktop eingerichtet, beim Lesen und beim Verfassen einer Mail.

Ein Mitarbeiter hat das Haus verlassen. Ist er im Add-in noch angemeldet? Ja, solange niemand seinen Zugang entzieht: Ein Zugang des Add-ins läuft nicht ab und bleibt auch bestehen, wenn sich jemand im Add-in abmeldet. Wirksam entzogen wird er an seinem Benutzer in ReGuest über „Alle Tokens ungültig machen“. Bis zu zehn Minuten danach kann der Zugang noch funktionieren. Fehlt der Bereich „Aktive Zugangstoken“, enthält die eigene Rolle den Zugriff darauf nicht. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.

Stand: 2026-10-26.