Mit „Antwort vorschlagen“ schreibt das Outlook-Add-in einen Vorschlag für die Antwort auf eine Mail, die in Microsoft Outlook geöffnet ist, und der Textassistent überarbeitet diesen Text. Die Antwort lässt sich über ReGuest oder über Outlook verschicken. Beides liegt im Aufgabenbereich des Add-ins, geöffnet über Outlook-Menüband › „Re:Guest Outlook Add-in“ › „Re:Guest“, und beim Verfassen einer Antwort im Bereich zum Verfassen.
Beispiel: Eine Gästeanfrage zustimmend beantworten und den Text kürzen
Eine Mitarbeiterin der Reservierung bekommt in Outlook die Mail eines Gastes, der fragt, ob für seinen Aufenthalt ein Parkplatz frei ist. Die Antwort soll zusagen und kurz sein.
Mail öffnen. In Outlook wird die Mail des Gastes geöffnet.
Add-in öffnen. Die Schaltfläche „Re:Guest“ in der Gruppe „Re:Guest Outlook Add-in“ des Menübands öffnet den Aufgabenbereich des Add-ins.
Antwortvorschlag öffnen. „Antwort vorschlagen“ im Aufgabenbereich öffnet den „Antwortvorschlag“ mit der Frage „Wie möchtest du antworten?“.
Richtung wählen. Die Mitarbeiterin wählt „positiv“; damit wird ein zustimmender Vorschlag angefordert. In das Feld „Zusätzliche Anweisung (optional)…“ schreibt sie „Parkplatz in der Garage zusagen“. Dieser Text wird beim Formulieren der Antwort als zusätzlicher Hinweis berücksichtigt.
Vorschlag erstellen. „Vorschlag erstellen“ lässt die KI die Antwort schreiben. Sie erscheint anstelle der Optionsfelder in einem Editor, in dem sich der Text ändern lässt.
Text kürzen. Das Symbol ohne Beschriftung neben dem Editor öffnet den Textassistenten „Re:Guest Copilot“. Dort kürzt „Kürzer machen“ den Text, und „Ihren Text ersetzen“ ersetzt den Text im Editor durch das gekürzte Ergebnis.
Senden. „Über Re:Guest senden“ schickt die Antwort ab.
Ergebnis. Das Add-in zeigt „Antwort über Re:Guest gesendet“. In ReGuest stehen die Mail des Gastes und die Antwort als zwei Nachrichten in seiner Unterhaltung.
Die Seiten im Einzelnen
„Antwortvorschlag“ im Aufgabenbereich
Der „Antwortvorschlag“ erzeugt eine Antwort auf die geöffnete Mail.
Die Art der Antwort. Drei Optionsfelder legen fest, was der Vorschlag tun soll:
„mit Anweisung“: Die KI schreibt den Vorschlag nach der Anweisung im Feld „Kurze, stichwortartige Anweisung…“. Die Anweisung ist Pflicht; ohne sie bleibt „Vorschlag erstellen“ gesperrt.
„positiv“: Es wird ein zustimmender Vorschlag angefordert.
„negativ“: Es wird ein ablehnender Vorschlag angefordert.
Bei „positiv“ und „negativ“ heißt das Feld „Zusätzliche Anweisung (optional)…“. Ist es ausgefüllt, wird sein Text als zusätzlicher Hinweis beim Formulieren der Antwort berücksichtigt.
Die Anrede. Ist „Informeller Text (Du-Form)“ angehakt, wird der Vorschlag in der informellen Anrede in der Sprache des Gastes geschrieben, und auch Anrede und Grußformel sind dann informell. Beim ersten Öffnen ist der Schalter nicht angehakt.
Die Sprache. Eine Auswahl der Sprache gibt es nicht. Das Add-in schätzt die Sprache aus der Mail; ist der Gast in ReGuest bekannt, gilt die Sprache, die bei ihm hinterlegt ist. Anrede und Grußformel kommen aus den Daten des Gastes und der Einstellung des Hotels; ist „Informeller Text (Du-Form)“ angehakt, sind sie informell.
Der Vorschlag. „Vorschlag erstellen“ lässt die KI die Antwort schreiben. Sie erscheint anstelle der Optionsfelder in einem Editor und lässt sich dort ändern. „Zurück“ führt zurück zu den Optionsfeldern; die gewählten Angaben bleiben erhalten, um einen neuen Vorschlag zu erstellen.
Antwort verschicken. Für den fertigen Text gibt es zwei Wege:
„Über Re:Guest senden“ legt die Mail des Gastes und die bearbeitete Antwort als zwei Nachrichten in seiner Unterhaltung in ReGuest ab. Gibt es den Gast oder die Kommunikation mit ihm noch nicht, werden sie dabei angelegt. Liest der Gast die Antwort nicht im Messenger, benachrichtigt ReGuest ihn später per E-Mail darüber. Danach zeigt das Add-in „Antwort über Re:Guest gesendet“.
„Antwort in Outlook einfügen“ öffnet ein Antwortfenster von Outlook mit dem Vorschlag. Hat die KI in der Mail einen anderen Absender mit Name und E-Mail-Adresse erkannt, öffnet sich stattdessen eine neue Nachricht an diese Adresse. Verschickt wird die Antwort dann von Outlook.
Muss beim Senden ein Gebäude oder Hotel gewählt werden, stehen „Über Re:Guest senden“ und „Antwort in Outlook einfügen“ in einem Auswahlmenü; „Antwort in Outlook einfügen“ steht dort unter der Zwischenüberschrift „In Outlook“.
„Antwortvorschlag“ beim Verfassen
Beim Verfassen einer Antwort in Outlook steht derselbe Kasten im Bereich zum Verfassen. „Antwort einfügen“ fügt den Vorschlag in die Mail ein und ersetzt deren Text, und auch „Über Re:Guest senden“ steht hier zur Verfügung.
Dafür braucht das Add-in die ursprüngliche Mail des Gastes. Es merkt sie sich auf dem Gerät, wenn die Mail auf diesem Gerät im Aufgabenbereich geöffnet wurde. Statt eines Vorschlags kann der Kasten einen Hinweis zeigen:
„Sie verfassen eine neue E-Mail, die keinen Bezug zu einer Konversation hat, Vorschläge sind nicht verfügbar. …“ erscheint bei einer neuen Mail, die keine Antwort ist.
„Die Nachricht ist entweder zu alt oder wurde auf diesem Gerät nie geöffnet. Bitte öffnen Sie die Nachricht auf der Sie antworten möchten um einen Vorschlag zu generieren.“ Dann hilft es, die Mail, auf die geantwortet werden soll, im Aufgabenbereich zu öffnen.
„Diese Nachricht wurde schon über Re:Guest beantwortet“
Textassistent
Der Textassistent „Re:Guest Copilot“ überarbeitet den Text im Editor. Er öffnet sich über das Symbol ohne Beschriftung neben dem Editor. Seine Funktionen stehen in den beiden Gruppen „Text erstellen“ und „Bearbeiten oder prüfen“:
„Weiterschreiben“ schreibt den Text fort.
„Schreibstil verbessern“, „Rechtschreibung und Grammatik korrigieren“, „Kürzer machen“ und „Einfachere Sprache verwenden“ überarbeiten den Text in die genannte Richtung.
„Ton ändern“ ändert den Ton des Textes, mit fünf Tonarten zur Wahl: „Professionell“, „Informell“, „Direkt“, „Selbstbewusst“ und „Freundlich“.
„Übersetzen“ übersetzt den Text im Editor in die Sprachen des Hotels.
Das Ergebnis ändert den Text im Editor erst, wenn es übernommen wird:
„Ihren Text ersetzen“ ersetzt den Text im Editor durch das Ergebnis.
Nach „Weiterschreiben“ hängt „Ihrem Text hinzufügen“ das Ergebnis an den Text im Editor an.
„Text einfügen“ übernimmt das Ergebnis in den Editor, wenn dieser leer ist.
„Abbrechen“ schließt den Textassistenten nach einer Rückfrage und verwirft das Ergebnis.
Voraussetzungen
‚Antwortvorschlag und Textassistent im Outlook-Add-in’ gehört zum Lizenzmodul Channels › Microsoft-Outlook™-Integration.
Ist das Modul lizenziert, wird der Zugriff darauf bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum fehlt „Antwort vorschlagen“? Gibt die eigene Rolle keine Gastdaten frei, blendet das Add-in „Anfrage erkennen“, „Nachricht übertragen“ und „Antwort vorschlagen“ im Aufgabenbereich aus und zeigt einen Hinweis dazu. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Was braucht es, damit Antwortvorschlag und Textassistent arbeiten? Die eigene Rolle muss den Zugriff auf beide freigeben. Ob Antwortvorschlag und Textassistent für das Hotel eingerichtet sind, kann der ReGuest-Support sagen. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum gibt es beim Verfassen keinen Vorschlag? Das Add-in hat sich die ursprüngliche Mail auf diesem Gerät nicht gemerkt. Das geschieht nur, wenn die Mail auf diesem Gerät im Aufgabenbereich geöffnet wurde, und gemerkte Mails, die älter als drei Tage sind, werden gelöscht. Auch das Abmelden im Add-in löscht sie. Die Mail im Aufgabenbereich zu öffnen, behebt das.
Warum ist die Antwort in einer anderen Sprache als die Mail? Ist der Gast in ReGuest bekannt, gilt die Sprache, die bei ihm hinterlegt ist, nicht die Sprache der Mail. Eine eigene Auswahl der Sprache gibt es im Antwortvorschlag nicht; „Übersetzen“ im Textassistenten übersetzt den Text in die Sprachen des Hotels.
Was ist der Unterschied zwischen „Über Re:Guest senden“ und „Antwort in Outlook einfügen“? „Über Re:Guest senden“ legt die Mail und die Antwort in der Unterhaltung des Gastes in ReGuest ab. „Antwort in Outlook einfügen“ öffnet die Antwort in Outlook, und von dort wird sie verschickt.
Gibt es den Antwortvorschlag auch in Outlook auf dem Mobiltelefon? Nein. Das Add-in ist nur für Outlook am Desktop eingetragen, beim Lesen und beim Verfassen einer Mail.
Stand: 2026-10-26.