Das Outlook-Add-in „ReGuest Copilot“ zeigt neben einer in Microsoft Outlook geöffneten Mail die Daten des Absenders aus ReGuest, mit seinen Anfragen, Angeboten und Buchungen. So ist vor der Antwort zu sehen, ob der Absender in ReGuest bekannt ist und ob er schon gebucht hat. Geöffnet wird es über Outlook-Menüband › „Re:Guest Outlook Add-in“ › „Re:Guest“, und die Gastinformationen stehen im Aufgabenbereich.
Beispiel: Vor der Antwort sehen, ob der Absender schon gebucht hat
Eine Mitarbeiterin der Reservierung bekommt in Outlook eine Mail mit einer Frage zu einem Aufenthalt. Bevor sie antwortet, will sie sehen, ob der Absender in ReGuest bekannt ist und welche Anfragen, Angebote und Buchungen er hat.
Mail öffnen. In Outlook wird die Mail des Gastes geöffnet.
Add-in öffnen. Die Schaltfläche „Re:Guest“ in der Gruppe „Re:Guest Outlook Add-in“ des Menübands öffnet den Aufgabenbereich des Add-ins.
Gast erkennen. Das Add-in sucht den Gast über die Absenderadresse der Mail. Ist er in ReGuest bekannt, zeigt der Kasten seinen Namen, seine E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Adressen, Kennzeichnungen, seine Sprache und „In Re:Guest seit“ mit dem Datum. Steht dort „Stammgast“, hat er schon einmal gebucht.
Anfragen, Angebote und Buchungen durchsehen. Unter den Gastdaten stehen die Anfragen, Angebote und Buchungen des Gastes als Einträge. Die Pfeile links und rechts wechseln von Eintrag zu Eintrag. Der Statuswert „Buchung“ zeigt, dass zu diesem Eintrag eine Buchung besteht.
Gast in ReGuest öffnen. Braucht die Antwort mehr Angaben, als der Kasten zeigt, öffnet „In Re:Guest öffnen“ neben dem Namen den Gast in ReGuest.
Ergebnis. Die Mitarbeiterin sieht, ob der Absender schon Gast war, und welche Anfragen, Angebote und Buchungen er hat, mit Zeitraum, Nächten und Personen, und antwortet mit diesem Wissen.
Die Seiten im Einzelnen
Kasten des Gastes
Der Kasten steht im Aufgabenbereich und hat keine eigene Überschrift. Das Add-in sucht den Gast über die Absenderadresse der geöffneten Mail. Wird eine Mail eines anderen Absenders geöffnet, lädt es die Daten neu.
Ein bekannter Gast. Der Kasten zeigt Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Adressen, Kennzeichnungen, Sprache und „In Re:Guest seit“ mit dem Datum, seit dem der Gast in ReGuest steht. „Stammgast“ erscheint, sobald der Gast eine frühere Buchung hat. Zuerst stehen nur die erste Telefonnummer, die erste Adresse und die ersten drei Kennzeichnungen da. „+… anzeigen“ klappt die übrigen Telefonnummern, Adressen oder Kennzeichnungen auf, „Weniger anzeigen“ klappt sie wieder zu. „In Re:Guest öffnen“ neben dem Namen öffnet den Gast in ReGuest.
Anfragen, Angebote und Buchungen. Darunter stehen die Anfragen, Angebote und Buchungen des Gastes als Einträge, aufsteigend nach Anreisedatum. Ein Eintrag zeigt Status, Einrichtung, Personen mit „Erwachsene“ und „Kinder“, Zeitraum, „… Nächte“, Preis, Tarife und Zimmer. Der Status sagt, was der Eintrag ist:
„Anfrage“: eine Anfrage, zu der es noch kein Angebot gibt.
„Angebot“: ein Angebot, zu dem es noch keine Buchung gibt.
„Buchung“: eine Buchung.
Zwischen den Einträgen wird durch Wischen, durch Ziehen mit der Maus oder über die Pfeile links und rechts gewechselt; bei nur einem Eintrag fehlen die Pfeile. Bei zwei bis zehn Einträgen führen Punkte direkt zu einem Eintrag, bei mehr als zehn zeigt ein Zähler wie „3/12“, welcher Eintrag zu sehen ist. Für einen einzelnen Eintrag gibt es keine eigene Schaltfläche, die ihn in ReGuest öffnet.
Ein unbekannter Absender. Ist der Absender in ReGuest nicht bekannt, zeigt der Kasten Name und Adresse aus der Mail. Der Name lässt sich dort ändern. Wird die Mail danach mit „Nachricht übertragen“ übertragen, legt ReGuest den Gast mit Vor- und Nachname aus diesem Feld an.
Eine Mail von einem Portal. Manche Absenderadressen, meist die eines Portals, sind in ReGuest für den E-Mail- oder Anfrage-Import hinterlegt. Kommt die Mail von einer solchen Adresse, steht unten im Kasten „Die E-Mail-Adresse (Absender) wurde in Re:Guest für den E-Mail-/Anfrage-Import konfiguriert. Übertragen Sie die Nachricht an Re:Guest, um Gastdaten und mehr anzuzeigen.“ Die Gastdaten erscheinen dann erst, wenn die Mail übertragen ist.
Hinweise anstelle des Kastens
Kann das Add-in keine Gastdaten zeigen, steht an der Stelle des Kastens ein Hinweis, der den Grund nennt:
„Sie haben kein Element ausgewählt. Öffnen Sie eine Nachricht um mehr zu erfahren“: Es ist keine Mail geöffnet.
„Ihrem Benutzerkonto/Ihrer Benutzerrolle fehlt in Re:Guest ein Privileg, um die gewünschten Gastdaten abzufragen.“: Die Rolle des Benutzers enthält den Zugriff auf die Gastdaten nicht.
„Fehlende Outlook-Integration auf dieser Instanz von Re:Guest“: Dem Hotel fehlt das Lizenzmodul für das Outlook-Add-in.
„Es konnte keine Verbindung zu Re:Guest hergestellt werden. Bitte prüfen Sie Ihre Internetverbindung und versuchen Sie es erneut.“: Das Add-in erreicht ReGuest nicht.
Hinweisfenster
Können die Gastdaten nicht geladen werden, meldet ein Hinweisfenster „Gast-Daten konnten nicht geladen werden“.
Voraussetzungen
‚Gastinformationen im Outlook-Add-in’ gehört zum Lizenzmodul Channels › Microsoft-Outlook™-Integration.
Ist das Modul lizenziert, wird der Zugriff darauf bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum erscheinen keine Gastdaten? Den Grund nennt der Hinweis an der Stelle des Kastens: Es ist keine Mail ausgewählt, die eigene Rolle enthält den Zugriff auf die Gastdaten nicht, dem Hotel fehlt das Lizenzmodul für das Add-in, oder das Add-in erreicht ReGuest nicht. Kam die Mail von einer Import-Adresse, erscheinen die Gastdaten erst, wenn die Mail mit „Nachricht übertragen“ übertragen ist. Ist keine Mail ausgewählt, genügt es, in Outlook eine Mail zu öffnen; dann erscheinen ihre Gastdaten. Erreicht das Add-in ReGuest nicht, hilft es, die Internetverbindung zu prüfen und es erneut zu versuchen. Fehlt das Lizenzmodul, gibt der ReGuest-Support Auskunft, ob es für das Hotel eingerichtet ist. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum zeigt der Kasten nur eine Telefonnummer? Zuerst stehen nur die erste Telefonnummer, die erste Adresse und die ersten drei Kennzeichnungen da. „+… anzeigen“ klappt die übrigen auf.
Was bedeutet „Stammgast“? Der Gast hat schon eine frühere Buchung.
Wie lässt sich eine Buchung aus dem Kasten öffnen? Ein einzelner Eintrag hat keine eigene Schaltfläche dafür. „In Re:Guest öffnen“ neben dem Namen öffnet den Gast in ReGuest.
Lässt sich der Name eines unbekannten Absenders ändern? Ja. Ist der Absender in ReGuest nicht bekannt, lässt sich der Name im Kasten ändern.
Stand: 2026-10-26.