Anfrage erkennen und anlegen

Mit „Anfrage erkennen“ liest die KI aus einer Mail, die in Microsoft Outlook geöffnet ist, eine Aufenthaltsanfrage: Anreise, Nächte, Personen, Zimmer und die Kontaktdaten des Gastes. Nachdem die Angaben in der „Aufenthaltsanfrage“ geprüft sind, legt „Anfrage übertragen“ daraus eine Anfrage in ReGuest an, ohne dass die Angaben von Hand abgetippt werden. Beides liegt im Aufgabenbereich des Add-ins, geöffnet über Outlook-Menüband › „Re:Guest Outlook Add-in“ › „Re:Guest“.

Eine Mitarbeiterin der Reservierung bekommt in Outlook eine Mail, in der ein Gast für zwei Erwachsene und ein Kind nach einem Zimmer für eine Woche fragt. Aus der Mail soll eine Anfrage in ReGuest werden.

„Anfrage erkennen“ schickt die geöffnete Mail an die KI, die daraus eine Aufenthaltsanfrage liest. Die KI schreibt die Notiz der Anfrage in der Sprache des Benutzers. Nennt die Mail keine Zimmerzahl, nimmt sie ein Zimmer an. Kinder über der Altersgrenze des Hotels zählt sie zu den Erwachsenen.

Ist eine Mail für die Analyse zu lang, zeigt das Add-in an „Anfrage erkennen“ die Meldung „Diese E-Mail ist zu lang, um die Anfrage automatisch zu erkennen. Übertragen Sie die Nachricht und erfassen Sie die Anfrage manuell.“

Findet die KI in der Mail keine Anfrage, erscheint eine Meldung mit dem Titel „Inhaltsanalyse“ und dem Text „Es wurde keine Anfrage aus dieser Nachricht erkannt.“

Die „Aufenthaltsanfrage“ zeigt, was die KI aus der Mail gelesen hat, zuerst zum Lesen.

Bearbeiten. „Bearbeiten“ öffnet die Felder zum Ändern: „Gebäude/Hotel“, „Name“, „E-Mail“, „Telefon“, „Straße / Hausnummer“, „Postleitzahl“, „Ort“, „Erw.“, „Kinder“, „Alter Kinder“, „Zimmeranzahl“, „Anreise“, „Nächte“, „Altern. Anreise“ und „Notiz“, dazu die Auswahlen „Sprache“, „Geschlecht“, „Staat“ und „Verpflegung“. Ein Feld für die Zimmerkategorie gibt es nicht. „Änderungen übernehmen“ lässt die geänderten Werte in der angezeigten Anfrage stehen und kehrt zur Leseansicht zurück, ohne etwas an ReGuest zu senden; solange eine Eingabe ungültig ist, ist die Schaltfläche gesperrt. „Abbrechen“ verwirft die Änderungen und kehrt ebenfalls zur Leseansicht zurück.

Pflichtangaben. Pflicht sind ein Name mit Vor- und Nachname, eine gültige E-Mail-Adresse, mindestens ein Erwachsener, mindestens ein Zimmer, eine Anreise ab heute und mindestens eine Nacht. „Sprache“, „Geschlecht“ und „Verpflegung“ brauchen einen Wert, wobei auch „nicht definiert“ und „Keine Auswahl“ genügen. Eine alternative Anreise unter „Altern. Anreise“ muss ebenfalls ab heute liegen. Fehlt beim Namen Vor- oder Nachname, erscheint „Name ist ungültig. Das Feld muss mindestens einen Vornamen und einen Nachnamen enthalten.“

Notiz verwenden. Die Notiz, die die KI geschrieben hat, kommt nur in die Anfrage, wenn „Notiz verwenden“ angehakt ist. Voreingestellt ist es angehakt.

Anfrage übertragen. „Anfrage übertragen“ legt die Anfrage in ReGuest an, mit der Herkunft „MS Outlook Add-in“. Je Mail gibt es genau eine Anfrage. Lehnt ReGuest die Anfrage ab, zeigt das Add-in nur „Anfrage nicht übertragen“, ohne Grund.

Messenger-Nachricht erstellen. Ist die Mail eher eine Nachricht als eine Anfrage, überträgt „Messenger-Nachricht erstellen“ in der „Aufenthaltsanfrage“ die Mail als Nachricht in die Unterhaltung des Gastes, statt eine Anfrage anzulegen.

Ist aus der Mail schon eine Anfrage entstanden, steht im Aufgabenbereich „Anfrage wurde erstellt am … von …“, mit Datum, Uhrzeit und dem Benutzer, der sie angelegt hat. „In Re:Guest öffnen“ beim Hinweis öffnet die erstellte Anfrage in ReGuest.

Warum fehlt „Anfrage erkennen“? Ist aus der Mail schon eine Anfrage entstanden, ist die Schaltfläche meist ausgeblendet, und im Aufgabenbereich steht „Anfrage wurde erstellt am … von …“. „In Re:Guest öffnen“ beim Hinweis öffnet die erstellte Anfrage in ReGuest. Gibt die eigene Rolle keine Gastdaten frei, blendet das Add-in alle drei Aktionen aus. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.

Warum erkennt die KI keine Anfrage? Die Meldung „Es wurde keine Anfrage aus dieser Nachricht erkannt.“ heißt, dass die KI in der Mail keine Aufenthaltsanfrage gefunden hat. Die Mail lässt sich dann mit „Nachricht übertragen“ als Nachricht übertragen.

Was tun, wenn die Mail zu lang ist? An „Anfrage erkennen“ steht dann „Diese E-Mail ist zu lang, um die Anfrage automatisch zu erkennen. Übertragen Sie die Nachricht und erfassen Sie die Anfrage manuell.“ Die Mail wird mit „Nachricht übertragen“ übertragen, und die Anfrage wird in ReGuest von Hand erfasst.

Warum lässt sich die Anfrage nicht übertragen? Es kann eine Pflichtangabe fehlen, etwa der Nachname, eine gültige E-Mail-Adresse oder eine Anreise ab heute. Über „Bearbeiten“ lassen sich die Angaben ergänzen. Zeigt das Add-in „Anfrage nicht übertragen“, hat ReGuest die Anfrage abgelehnt; einen Grund nennt das Add-in dann nicht. Bleibt es dabei, hilft der ReGuest-Support weiter.

Warum steht in der Anfrage ein Zimmer, obwohl die Mail keines nennt? Nennt die Mail keine Zimmerzahl, nimmt die KI ein Zimmer an. Unter „Zimmeranzahl“ lässt sich das über „Bearbeiten“ ändern.

Warum zählt ein Kind als Erwachsener? Kinder über der Altersgrenze des Hotels zählt die KI zu den Erwachsenen. Über „Bearbeiten“ lassen sich „Erw.“ und „Kinder“ ändern.

Lässt sich aus einer Mail eine zweite Anfrage anlegen? Nein. Je Mail gibt es genau eine Anfrage.

Bekommt die Mail in Outlook eine Kategorie? Ja, wenn in den Einstellungen des Add-ins der Schalter „Kategorien“ an ist, und das ist er von Anfang an. Dann setzt das Add-in auf eine Mail, aus der eine Anfrage entstand, die Outlook-Kategorie „Anfrage“ und legt die Kategorie im Postfach an, wenn sie dort fehlt.

Stand: 2026-10-26.