Die Anfrage ist der Reiter „Anfrage“ in der Leiste eines Vorgangs. Sie hält fest, was ein Gast angefragt hat: wann er anreisen möchte, mit wie vielen Personen, mit welcher Verpflegung und in welchen Zimmern. Auf ihr prüft und ergänzt das Hotel diese Angaben und erstellt daraus ein Angebot. Der Weg führt über Angebote › Übersicht in einen Vorgang und dort in der Leiste auf „Anfrage“.
Beispiel: Eine neue Anfrage prüfen und daraus ein Angebot erstellen
Ein Gast hat eine Anfrage geschickt. Das Hotel prüft die Angaben, ergänzt eine Notiz für das Team und schreibt ihm ein Angebot.
Vorgang öffnen. Unter Angebote › Übersicht zeigt der Filter „Offene Anfragen“ die Vorgänge im Status „Anfrage“ und die Vorgänge, deren Angebot noch erstellt und nicht gesendet ist. Aus dieser Liste öffnet sich der Vorgang des Gasts.
Anfrage aufrufen. In der Leiste des Vorgangs öffnet der Reiter „Anfrage“ die Seite der Anfrage.
Reisedaten prüfen. „Anreise“ und „Abreisedatum“, „Anz. Erwachsene“, „Anz. Kinder“ mit dem Alter jedes Kindes, „Verpflegung“ und die gewünschten Zimmer stehen auf der Seite. Unter „Anmerkungen des Gasts (sichtbar für Gast)“ steht, was der Gast dazu geschrieben hat.
Notiz ergänzen. Unter „Interne Anmerkungen“ schreibt das Hotel eine Notiz für das Team.
Speichern. „Speichern“ in der Titelleiste speichert die Änderung. Danach steht dort ein deaktiviertes „✓ gespeichert“.
Angebot erstellen. „Angebot erstellen“ legt auf demselben Vorgang ein neues Angebot an und gibt ihm die nächste Angebotsnummer in der Form Nummer/Jahr.
Ergebnis. Das Angebot steht im ersten Schritt der Fortschrittsanzeige: bei „D“, oder bei „1“, wenn die Fortschrittsanzeige keinen Schritt „D“ zeigt. In der Übersicht zeigt der Vorgang jetzt den Status des Angebots statt „Anfrage“.
Die Seiten im Einzelnen
Übersicht
Angebote › Übersicht listet die Vorgänge des Hotels mit ihrem Status, zum Beispiel „Anfrage“, „Angebot gesendet“ oder „Erledigt ohne Angebot“. Der Filter „Offene Anfragen“ zeigt die Vorgänge im Status „Anfrage“ und die Vorgänge, deren Angebot noch erstellt und nicht gesendet ist; archivierte, gesendete und gebuchte Vorgänge zeigt er nicht. Bei manchen Hotels heißt der Filter „Offene Anfragen“ stattdessen „Ungesendete Angebote“. Dieser Filter erscheint nur, wenn die Rolle des Benutzers das Anlegen von Anfragen enthält.
Leiste des Vorgangs
Die Leiste zeigt die Reiter des Vorgangs in der Reihenfolge ihres Datums: „Anfrage“, „Angebot“, „Unterhaltung“ und später die Buchung. Ein Vorgang hat höchstens eine Anfrage. Ist eine Anfrage an einen automatisierten Arbeitsablauf übergeben, steht neben „Anfrage“ ein Robotersymbol, auch nachdem der Ablauf beendet ist.
Anfrage
Die Seite zeigt alles, was zur Anfrage gehört:
Gast und Kontakt: „E-Mail-Adresse“, „Sprache“, „Vorname“, „Nachname“. Telefonnummern und Postadressen gehören zum Gast, nicht zur Anfrage, und stehen hier nur zur Ansicht.
Reisedaten: „Anreise“, „Abreisedatum“, „Anz. Erwachsene“, „Anz. Kinder“ mit dem Alter jedes Kindes, „Verpflegung“ und die Zimmertabelle mit „Zimmer“, „Anz. Erwachsene“, „Anz. Kinder“ und „Alter“. „Altern. Zeitraum hinzufügen“ ergänzt einen zweiten Wunschzeitraum mit „altern. Anreisedatum“ und „altern. Abreisedatum“. Liegen Anreise und Abreise am selben Tag, braucht es den Haken „keine Übernachtung“.
Anmerkungen: „Anmerkungen des Gasts (sichtbar für Gast)“, „Interne Anmerkungen“ für das Team und „Von Schnittstelle importierte Anmerkungen“.
Herkunft: „Werbekanal/Channel“, „Quelle der Anfrage“, „Kampagne“ und „Herkunft-URL“ halten fest, über welchen Kanal, welche Quelle und welche Kampagne die Anfrage kam. „Quelle“ zeigt, über welchen Weg die Anfrage ins Hotel kam: Messenger, Widget, Agentur, Selektion, Feratel Import oder MS Outlook Add-in, sonst der Name der Schnittstelle. Bei einer von Hand erfassten Anfrage steht keine Quelle.
„Speichern“ in der Titelleiste speichert Änderungen an der Anfrage. Vorher prüft die Seite, ob eine gültige „E-Mail-Adresse“, „Verpflegung“, „Anreise“, „Abreisedatum“, „Anfrage erhalten“ und „Sprache“ vorhanden sind. Ein Nachname ist Pflicht, außer bei einem schon gespeicherten Gast, bei dem unter „Art des Kontakts“ „E-Mail-Adresse“ steht. Mindestens ein Erwachsener ist Pflicht, außer bei einer Anfrage für eine Veranstaltung. Die Anreise darf nicht in der Vergangenheit liegen und die Abreise nicht vor der Anreise. Gibt es schon ein Angebot, darf die Anreise auch in der Vergangenheit liegen. Verlangt das Hotel eine „Zuordnung der Anfragequelle“, lässt sich ohne sie nicht speichern.
Solange ein automatisierter Arbeitsablauf die Anfrage bearbeitet, lässt sie sich nicht ändern.
Von der Anfrage aus geht es so weiter:
„Angebot erstellen“ legt auf demselben Vorgang ein neues Angebot an. Gibt es schon eines, heißt die Schaltfläche „Neues Angebot erstellen“ und fragt vorher nach, denn ein neues Angebot ersetzt alle früheren, und das bisherige ist danach nicht mehr buchbar.
„Automatisiertes Angebot“ übergibt die Anfrage an einen automatisierten Arbeitsablauf.
„Absage schreiben“ beantwortet die Anfrage mit einer Absage statt mit einem Angebot. Der Vorgang steht danach auf „Erledigt ohne Angebot“.
„Ohne Angebot archivieren“ schließt den Vorgang. Die Anfrage zeigt dann „Die Anfrage wurde ohne Angebot archiviert.“ und die Schaltfläche „Reaktivieren“. Sie hebt die Archivierung nach einer Rückfrage wieder auf, und der Vorgang steht wieder auf einem offenen Status, in der Regel „Anfrage“.
„Anfrage löschen“ löscht die Anfrage und den ganzen Vorgang. Das geht nur, solange der Vorgang nur aus der Anfrage besteht.
Zeigt der Vorgang Preise ohne MwSt., steht der Hinweis „Alle dargestellten Preise verstehen sich exklusive MwSt.“. „Ändern“ in diesem Hinweis stellt den Vorgang nach einer Rückfrage auf Preise inkl. MwSt. um und speichert das sofort.
Neue Anfrage
Unter Angebote › Neue Anfrage erfasst das Hotel eine Anfrage von Hand. Die Seite heißt „Anfrage erfassen“. Unter „Vorhandenen Gast suchen/auswählen“ wird ein bekannter Gast gewählt. Passt eine eingegebene E-Mail-Adresse zu einem vorhandenen Gast, wird dieser ausgewählt; ist kein Gast gewählt, entsteht ein neuer. „Telefonnummer hinzufügen“ und „Postadresse hinzufügen“ nehmen Kontaktdaten auf, die beim Gast gespeichert werden.
Welchen Weg es nach „Erstellen“ nimmt, bestimmt die Auswahl „Angebot“, „Autom. Angebot“ oder „Absage“: „Angebot“ führt zum neuen Angebot, „Autom. Angebot“ zur Anfrage, die an einen automatisierten Arbeitsablauf übergeben ist, und „Absage“ zur Absage.
In der Gastkartei legt „Anfrage erfassen für diesen Gast“ ebenfalls einen Vorgang mit einer Anfrage an.
Feratel-Anfragen importieren
Die Seite „Feratel-Anfragen importieren“ liest mit „Importieren“ eine CSV-Datei von Feratel aus dem Feld „Import-Datei“ ein. Je Transaktion in der Datei entsteht ein Vorgang mit einer Anfrage.
Gäste-Plattform, „Unverbindliche Anfrage“
Ein Vorgang aus einer Selektion beginnt ohne Anfrage. Der Gast schickt sie selbst auf der Gäste-Plattform mit dem Formular „Unverbindliche Anfrage“: Er wählt „Anreise“, „Abreise“, „Verpflegung“, „Erwachsene“, „Kinder“ und „Zimmerkategorie“, schreibt unter „Mitteilung“ etwas dazu und schickt das Formular mit „Anfrage senden“ ab. Danach hat der Vorgang seine Anfrage.
Voraussetzungen
‚Anfrage’ gehört zum Lizenzmodul Offers. Mit Automatisierte Arbeitsabläufe › Auto Offer kommt die Schaltfläche „Automatisiertes Angebot“ dazu.
Ist das Modul lizenziert, wird der Zugriff darauf bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Einen eigenen Zugriff in der Rolle brauchen: „Neue Anfrage“ und „Anfrage erfassen für diesen Gast“. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum hat dieser Vorgang keine Anfrage? Überträgt ein PMS oder ein Buchungsportal ein Angebot oder eine Buchung und gibt es dazu noch keinen passenden Vorgang, entsteht ein neuer Vorgang ohne Anfrage. Er beginnt direkt beim Angebot oder bei der Buchung. Ein Vorgang aus einer Selektion hat ebenfalls keine Anfrage, bis der Gast auf der Gäste-Plattform das Formular „Unverbindliche Anfrage“ mit „Anfrage senden“ abschickt.
Wie wird eine Anfrage von Hand angelegt? Über Angebote › Neue Anfrage oder in der Gastkartei über „Anfrage erfassen für diesen Gast“, wie oben unter „Neue Anfrage“ beschrieben.
Warum fehlt „Neue Anfrage“? Entweder enthält die Rolle des Benutzers das Anlegen von Anfragen nicht, oder das Erfassen von Hand ist für das Hotel nicht eingerichtet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support, und er kann auch sagen, ob das Erfassen von Hand eingerichtet ist.
Warum lässt sich die Anfrage nicht ändern? Solange ein automatisierter Arbeitsablauf sie bearbeitet, ist sie gesperrt. Der Ablauf lässt sich in einigen seiner Zustände abbrechen; wie, kann der ReGuest-Support sagen.
Warum lässt sich die Anfrage nicht speichern? Eine Pflichtangabe fehlt oder ein Datum passt nicht, siehe oben unter „Anfrage“. Verlangt das Hotel eine „Zuordnung der Anfragequelle“, muss auch sie ausgefüllt sein.
Warum lässt sich kein neues Angebot erstellen? Ein anderes Angebot desselben Vorgangs wird noch erstellt oder gerade gesendet. Erst wenn es gesendet oder gelöscht ist, lässt sich ein neues anlegen.
Warum steht bei der Anfrage keine Quelle? Bei einer von Hand erfassten Anfrage steht keine Quelle.
Stand: 2026-10-31.