Eine Korrespondenz fasst alles zusammen, was zu einem Vorgang mit einem Gast gehört: seine Anfrage, die Unterhaltung, Angebote, Buchungen und die Mitteilungen des Hotels. Der Reiter „Korrespondenz“ der Gastkartei zeigt alle Korrespondenzen eines Gasts an einer Stelle, und von hier aus schickt das Hotel dem Gast eine neue Mitteilung. Der Reiter liegt unter Gästearchiv › (Gast) › Korrespondenz.
Beispiel: Einem Gast eine allgemeine Mitteilung senden
Den Menüpunkt Gästearchiv öffnen und den Gast anklicken. Die Gastkartei öffnet sich.
In der Reiterleiste der Gastkartei den Reiter „Korrespondenz“ öffnen. Die neueste Korrespondenz steht oben und ist schon aufgeklappt.
An dieser Korrespondenz auf „Neue Mitteilung“ klicken und „Allgemeine Mitteilung“ wählen.
Unter „Vorlage“ eine Vorlage wählen. Zur Wahl stehen die allgemeinen Vorlagen in der Sprache des Gasts, passend zum Gebäude der Korrespondenz. Die Mitteilung übernimmt „Titel“, „Inhalt“ und „Inhaltsblöcke“ der Vorlage.
Auf „Senden“ klicken. Die Mitteilung geht per E-Mail oder per WhatsApp an den Gast.
Danach steht die Mitteilung als Bestandteil der Korrespondenz mit ihrem Datum da. Eine gesendete Mitteilung lässt sich nicht mehr ändern.
Die Seiten im Einzelnen
Liste der Korrespondenzen
Der Reiter listet die Korrespondenzen des Gasts, die neueste zuerst; die neueste ist aufgeklappt. Hat der Gast noch keine, steht dort „Es existiert noch keine Korrespondenz zu diesem Gast.“
Jede Zeile zeigt den Stand der Korrespondenz, das Datum der „Anreise“ und „Gebäude/Hotel“. Es gibt diese Stände: „neu“, „Anfrage“, „Angebot“, „Buchung“, „Reine Unterhaltung“ und „Erledigt ohne Angebot“. Bei „Angebot“ und „Buchung“ zeigt die Zeile zusätzlich den Stand des Angebots oder der Buchung. Eine Korrespondenz, die als Test angelegt wurde, trägt den Hinweis „Als Test erstellte Korrespondenz (für Gast unsichtbar)“.
Aufgeklappt zeigt eine Korrespondenz ihre Bestandteile mit Datum: Anfrage, Unterhaltung, Angebot, allgemeine Information, Buchung, Mitteilungen zur Buchung, Pre-Stay- und Post-Stay-Information. Ohne Offers fehlen die Bestandteile, die zu Angeboten gehören.
An jeder Korrespondenz, die kein Test ist, steht „Neue Mitteilung“. Die Auswahl darunter bietet bis zu vier Einträge:
„Allgemeine Mitteilung“ öffnet eine Mitteilung aus einer allgemeinen Vorlage.
„Termininformation“ öffnet eine Mitteilung aus einer Vorlage für Termininformationen.
„Absage“ öffnet eine Absage an den Gast, aus einer Absagevorlage.
„Direktnachricht“ öffnet die Unterhaltung mit dem Gast.
„Allgemeine Mitteilung“ und „Termininformation“ erscheinen nur, wenn die Rolle des Benutzers den Zugriff darauf einschließt. Ohne Offers zeigt die Korrespondenz statt „Neue Mitteilung“ die Schaltfläche „Neue Mitteilung...“. „Neue Mitteilung...“ steht auch dann statt „Neue Mitteilung“, wenn keiner der Einträge „Allgemeine Mitteilung“, „Termininformation“ und „Absage“ zur Verfügung steht. „Neue Mitteilung...“ führt direkt zur Direktnachricht.
„Neue Korrespondenz...“ erscheint nur, solange der Gast außer Tests keine Korrespondenz hat. Die Schaltfläche legt eine leere Korrespondenz an.
„Löschen...“ an einer aufgeklappten Korrespondenz öffnet die Seite „Korrespondenz löschen:“.
Mitteilung bearbeiten
Hier entsteht eine „Allgemeine Mitteilung“, eine „Termininformation“ oder eine „Absage“. Unter „Vorlage“ stehen nur Vorlagen dieser Art in der Sprache des Gasts, passend zum Gebäude der Korrespondenz.
Bei einer „Absage“ legt der Schalter „Warteliste-Option anzeigen“ zusätzlich einen Eintrag für die Warteliste an. Der Gast bekommt mit der Absage dann das Formular für die Warteliste.
„Senden“ verschickt die Mitteilung per E-Mail oder per WhatsApp. Das Senden einer „Absage“ schließt die offenen Benachrichtigungen dieser Korrespondenz.
„Abbrechen“ fragt bei einer Mitteilung, die noch nicht gesendet ist: „Möchten Sie die Information löschen oder beibehalten?“ „Allgemeine Information behalten“, „Termin-Info behalten“ oder „Absage behalten“ behält die Mitteilung, „Löschen“ verwirft sie.
Vorgeschlagene Daten für Warteliste
„Anreise“ und „Abreise“ sind mit den Daten der Anfrage vorbelegt und müssen in der Zukunft liegen. Der Gast findet sie vorausgefüllt im Formular „Eintrag in unsere Warteliste“, kann sie dort ändern und schickt das Formular ab, um auf die Warteliste zu kommen.
Korrespondenz löschen
Die Seite „Korrespondenz löschen:“ verlangt einen dreistelligen „Sicherheitscode“. Erst mit dem richtigen Code löscht „Endgültig löschen“ die Korrespondenz. Fehlt dem Benutzer der Zugriff in seiner Rolle, steht dort „Sie sind nicht befugt, Korrespondenzen zu löschen.“
Voraussetzungen
‚Korrespondenz’ braucht eines dieser Lizenzmodule: Offers oder Guest Management › Pre-Stay-Nachrichten (einfache) oder Guest Management › Digital Concierge oder Guest Management › Post-Stay-Nachrichten. Mit Multi-Property kommt die Auswahl „Gebäude/Hotel“ dazu.
Mit Offers wird der Zugriff darauf bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Mit Guest Management › Pre-Stay-Nachrichten (einfache) oder Guest Management › Digital Concierge oder Guest Management › Post-Stay-Nachrichten ohne Offers sieht ‚Korrespondenz’ jeder Benutzer. Einen eigenen Zugriff in der Rolle brauchen: „Allgemeine Mitteilung“, „Termininformation“ und „Löschen...“. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum führt „Neue Mitteilung...“ nur zur Direktnachricht? Ohne Offers gibt es nur die Direktnachricht. Der ReGuest-Support kann sagen, ob Offers für das Hotel eingerichtet ist. Mit Offers fehlen „Allgemeine Mitteilung“ und „Termininformation“, wenn die Rolle des Benutzers den Zugriff darauf nicht einschließt; die Rollen verwaltet der ReGuest-Support. Ob die „Absage“ für das Hotel eingerichtet ist, kann der ReGuest-Support sagen.
Warum fehlt „Neue Korrespondenz...“? Der Gast hat schon eine Korrespondenz, die kein Test ist. Eine neue Mitteilung entsteht dann an dieser Korrespondenz über „Neue Mitteilung“.
Lässt sich eine gesendete Mitteilung noch ändern? Nein.
Stand: 2026-10-30.