Benutzerverwaltung

In der „Benutzerverwaltung“ legt das Hotel für jeden Mitarbeiter ein Benutzerkonto an, gibt ihm über die „Privilegien-Rolle“ seine Berechtigungen und regelt, wie er sich anmeldet. Dazu gehören auch die E-Mail-Benachrichtigungen eines Benutzers und die Teams, an die Aufgaben gehen. Der Menüpfad ist Einstellungen › Benutzerverwaltung.

Die Liste zeigt je Konto Bild, Namen, Benutzernamen und E-Mail-Adresse, dazu einen Haken für Benutzer, die gerade online sind, und Hinweise wie „Für den Benutzer wurde noch kein Passwort gesetzt!“. „Filtern nach Name“ findet ein Konto, dessen Name oder Benutzername jedes eingegebene Wort enthält. Deaktivierte Konten stehen erst in der Liste, wenn „Deaktivierte Konten anzeigen“ eingeschaltet ist, und tragen dann den Hinweis „deaktiviert“. „Neues Benutzerkonto“ beginnt ein neues Konto, ein Klick auf ein vorhandenes öffnet es.

Der erste Reiter eines Kontos zeigt Namen, Sprache und Kontaktdaten. Name, „Position“, Benutzerbild und „Unterschrift-Bild“ erscheinen in E-Mails an Gäste unter dem Gruß des Hotels. Die „Sprache“ legt fest, in welcher Sprache dem Benutzer die Oberfläche angezeigt wird, und in sie werden Nachrichten in Unterhaltungen übersetzt, die in einer anderen Sprache geschrieben sind. „Bild ändern“ und „Unterschrift-Bild hinzufügen“ laden ein Bild hoch, das ReGuest auf höchstens 256 Pixel verkleinert; „Bild löschen“ und „Unterschrift-Bild löschen“ entfernen es wieder. Unter „Berechtigungen“ steht die „Privilegien-Rolle“: Die Berechtigungen eines Kontos kommen nur aus seiner Rolle, und einzelne Berechtigungen lassen sich am Konto nicht vergeben. „Speichern“ speichert die geänderten Angaben des Kontos; die Schaltfläche erscheint nur, solange es ungespeicherte Änderungen gibt.

Ein Konto wird nie gelöscht. „Benutzer deaktivieren“ deaktiviert es nach einer Rückfrage, und das Konto zeigt danach „Dieser Benutzer wurde deaktiviert.“. Im Feld „Benachrichtigungen weiterleiten an“ lässt sich ein Benutzer wählen, der die Benachrichtigungen des deaktivierten Kontos bekommt. „Benutzer aktivieren“ macht das Konto wieder nutzbar, sobald es eine Rolle hat. Am eigenen Konto fehlt „Benutzer deaktivieren“.

„Liste der Benachrichtigungen in absteigender Reihenfolge anzeigen“ legt die Reihenfolge der Benachrichtigungen fest, und mit „Signaltöne wiedergeben“ spielt ReGuest einen Signalton, wenn eine neue Nachricht in einer Unterhaltung eingeht, die der Benutzer gerade nicht geöffnet hat. Mit dem „Express-Modus“ führt die Angebotserstellung nach der Wahl der Vorlage direkt zum Versand, ohne den Bearbeitungsschritt, und beim Senden erscheint keine Bestätigungsabfrage. Nur ein Benutzer mit „Dem Benutzer können Aufgaben zugewiesen werden“ steht unter „Collaboration“ als Empfänger von Aufgaben zur Wahl. Mit „Automatisches Login aus/nach verbundenen Instanzen erlauben“ wird der Benutzer beim Wechsel in eine verbundene Instanz dort automatisch angemeldet, wenn es dort ein aktives Konto mit demselben Benutzernamen gibt, bei dem die Option ebenfalls eingeschaltet ist.

Hier legt das Hotel fest, welche Benachrichtigungen der Benutzer zusätzlich per E-Mail bekommt. Enthält der Reiter auch die „Periodische Berichte via E-Mail“, heißt er „Offline-Nachrichten und Berichte“. „Offline-Benachrichtigungen via E-Mail“ hat drei Stufen: „Nicht aktiv“, „Alle Benachrichtigungen erhalten“ und „Ausgewählte Benachrichtigungen erhalten“. Bei „Ausgewählte Benachrichtigungen erhalten“ wählen Schalter die Arten aus, etwa „Messenger-Nachrichten“, „Anfragen“ oder „Reservierungsanfragen“. „Benachrichtigung erhalten für“ grenzt die E-Mails auf „Nur zugewiesene Aufgaben (Benutzer oder dessen Team)“ oder auf „Zugewiesene (Benutzer oder dessen Team) und alle nicht-zugewiesenen Aufgaben“ ein. Die E-Mails gehen alle 2 Minuten hinaus. Hat ein anderes Konto mit derselben E-Mail-Adresse die Option schon eingeschaltet, lässt sie sich hier nicht einschalten.

Unter „Periodische Berichte via E-Mail“ bekommt der Benutzer einen „Tagesbericht“, „Wochenbericht“ oder „Monatsbericht“. Hat das Hotel mehrere Gebäude, wählt „Gebäude/Hotel“ das Gebäude des Berichts; dann gibt es je Gebäude einen Bericht und einen für alle zusammen.

Ein Fremdkonto verbindet das Benutzerkonto mit einem Benutzer im Hotelprogramm (PMS) oder in Microsoft Entra. In „Benutzername (Kürzel)“ steht der Benutzername des Mitarbeiters im PMS; über ihn findet die Schnittstelle zum PMS den Benutzer, in dessen Namen sie arbeitet. „Kontotyp“ wählt das Hotelprogramm oder Microsoft Entra aus.

Im Reiter „Sicherheit“ wählt der Benutzer, wie er seine Anmeldung zusätzlich bestätigt: „Keines“, „Authenticator-App“ oder „E-Mail-Code“. Die Listen „Aktive Authenticator-Geräte“ und „Hinterlegte Authenticator-Geräte (inaktiv)“ zeigen seine Geräte, und der Papierkorb „Gerät löschen“ entfernt eines. Das letzte aktive Gerät lässt sich nicht löschen, solange die Anmeldung einen Code aus der App verlangt.

Am Konto eines anderen Benutzers legt „Pflicht für Zwei-Faktor-Authentisierung“ fest, dass das Konto einen zweiten Faktor haben muss.

„Anmelden mit Microsoft erlauben“ lässt den Benutzer sich über die Schaltfläche „Anmelden mit Microsoft“ auf der Anmeldeseite anmelden. „Microsoft Username setzen … (optional)“ hinterlegt dafür einen eigenen Microsoft-Benutzernamen. Ohne ihn findet ReGuest das Konto über die E-Mail-Adresse, die dann unter den aktiven Konten nur einmal vorkommen darf.

Den Wechsel des eigenen Verfahrens bestätigt der Benutzer in einem Dialog mit einem „Code“ und „Verifizieren“; „Code erneut senden“ schickt einen neuen. Ein E-Mail-Code gilt 10 Minuten, und nur der neueste gilt.

„Zweiten Faktor zurücksetzen“ im Reiter „Sicherheit“ öffnet einen Dialog, der einen „Grund“ verlangt. „Zurücksetzen“ setzt dann alle Geräte des Benutzers auf inaktiv, meldet ihn überall ab und informiert ihn per E-Mail. Am eigenen Konto geht das nicht.

Den Reiter „Andere Instanzen“ gibt es nur mit Multi-Property.

Der Dialog öffnet sich über „Passwort setzen...“ oder „Passwort ändern...“. Ein Passwort braucht mindestens 8 Zeichen, und eine Anzeige stuft seine Stärke von „Sehr schwach“ bis „Sehr stark“ ein. Es darf weder dem aktuellen noch einem der letzten 10 Passwörter gleichen. „Email-Benachrichtigung senden“ schickt dem Benutzer eine E-Mail an die Adresse in Klammern. Nach der Änderung ist der Benutzer in allen Browsern abgemeldet, außer in der Sitzung, in der er sein eigenes Passwort ändert. Anmeldungen in der Mobile-App und in Outlook bleiben bestehen.

Ein Benutzer, dessen Rolle die Benutzerverwaltung nicht freischaltet, sieht unter „Benutzerverwaltung“ nur „Ihr eigenes Benutzer-Profil“. Dasselbe Profil öffnet der Eintrag „Einstellungen“ im Benutzermenü oben. „Gelesene Neuigkeiten...“ öffnet die Seite „Neuigkeiten“, auf der „Zurücksetzen“ die gelesenen Hinweise auf Neuerungen zurücksetzt. „Abmelden“ meldet den Benutzer ab.

Ein Team bündelt Benutzer, damit unter „Collaboration“ Aufgaben an das Team gehen können. Die Liste „Teams“ im linken Menü zeigt je Team die Zahl seiner Mitglieder, und „Neues Team“ legt eines an. Ein Team hat einen „Name“, ein „Kürzel“ mit höchstens 3 Zeichen und ein „Symbol“. Das „Kürzel“ steht in der Liste „Teams“ in Klammern hinter dem Namen. Das „Symbol“ steht vor dem Namen des Teams, etwa in der Liste „Teams“, im Team-Filter, in der Auswahl für Zuweisungen bei Aufgaben, in den Regeln unter „Collaboration“ und in den Benachrichtigungs-E-Mails mit Zuweisungen. Mitglieder kommen über „Mitglied hinzufügen“ dazu, erst nach dem ersten „Übernehmen“, und werden sofort gespeichert; ein Benutzer kann in mehreren Teams sein.

Ein Team wird nicht gelöscht, sondern mit „Archivieren“ archiviert und mit „Reaktivieren“ wieder aktiv. Solange eine Regel von CRIS das Team nutzt, lässt es sich nicht archivieren. „Verwendung in Regeln“ zeigt diese Regeln, und „Alle Regeln einem anderen Team zuordnen…“ gibt sie einem anderen Team.

Warum sieht ein Kollege unter „Benutzerverwaltung“ nur sein eigenes Profil? Seine Rolle schaltet die Verwaltung der Benutzerkonten nicht frei. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.

Warum fehlt eine Rolle in der Auswahl „Privilegien-Rolle“? Die Rolle enthält eine Berechtigung, die der Bearbeiter selbst nicht hat. Ein Kollege, dessen Rolle alle Berechtigungen der gewünschten Rolle enthält, sieht sie in der Auswahl. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.

Ein Mitarbeiter hat das Gerät mit seiner Authenticator-App verloren. Was nun? Ein Kollege, dessen Rolle es freischaltet, setzt mit „Zweiten Faktor zurücksetzen“ den zweiten Faktor des Mitarbeiters zurück. Gibt es im Hotel niemanden mit dieser Berechtigung, hilft der ReGuest-Support.

Lässt sich ein Konto löschen? Nein. Ein Konto wird mit „Benutzer deaktivieren“ deaktiviert und kann seine Benachrichtigungen über „Benachrichtigungen weiterleiten an“ an einen anderen Benutzer geben.

Warum lässt sich „Offline-Benachrichtigungen via E-Mail“ nicht einschalten? Ein anderes Konto mit derselben E-Mail-Adresse hat die Option schon eingeschaltet. Erst wenn sie dort auf „Nicht aktiv“ steht, lässt sie sich hier einschalten.

Stand: 2026-10-27.