Unter „Datenschutzerklärungen“ pflegt das Hotel die Datenschutzerklärung, die Gäste lesen: im Gästebereich, im privaten Bereich des Gasts, aus Kampagnen und beim Double-Opt-in. Die Erklärung wird aus festen Abschnitten zusammengesetzt, die das Hotel unter „Folgende Abschnitte anzeigen“ ankreuzt; unter „Zusätzlicher Text (optional)“ kommt ein eigener Text dazu. Der Menüpfad ist Einstellungen › Datenschutz › Datenschutzerklärungen; in der Übersicht der Einstellungen führt die Kachel „Datenschutz“ dorthin.
Beispiel: Eine neue Datenschutzerklärung anlegen und aktivieren
Liste öffnen. Einstellungen › Datenschutz › Datenschutzerklärungen zeigt die Liste „Datenschutzerklärungen“ mit allen Erklärungen des Hotels.
Neue Erklärung beginnen. „Hinzufügen“ in der Seitennavigation unter „Datenschutzerklärungen“ öffnet die Seite „Neue Datenschutzerklärung“.
Verantwortlichen eintragen. Im Kasten „Daten zum Datenschutz-Verantwortlichen“ trägt das Hotel „Datenschutz-Verantwortlicher (Name Ihres Unternehmens)“, „E-Mail-Adresse für Datenschutzangelegenheiten“, „Telefonnummer für Kontakt“, „Straße / Hausnummer“, „Postleitzahl“, „Ort“ und „Land“ ein. Im Kasten „Datenschutzbeauftragte/r (DPO)“ folgen „Name“ und „E-Mail-Adresse“ der oder des Datenschutzbeauftragten.
Aufbewahrungsfrist wählen. Im Kasten „Aufbewahrungsfristen“ wählt das Hotel unter „Aufbewahrungsfristen“ eine der angelegten Fristen.
Abschnitte ankreuzen. Unter „Folgende Abschnitte anzeigen“ sind bei einer neuen Erklärung schon neun Abschnitte angekreuzt. Das Hotel achtet darauf, dass „Datenverarbeiter und Dritte“ angekreuzt ist, weil die Dienste von Dritten nur in diesem Abschnitt erscheinen.
Dienste ankreuzen. Unter „Verwendete Dienste von Dritten“ kreuzt das Hotel die Dienste an, die es nutzt, etwa „Stripe“ in der Gruppe „Onlinezahlungsdienstleister“.
Erklärung erstellen. „Erstellen“ speichert die neue Datenschutzerklärung und öffnet die Seite „Datenschutzerklärung bearbeiten“. Dort steht „Die angezeigte Datenschutzerklärung wird aktuell nicht verwendet.“, denn eine neue Erklärung ist zunächst nicht aktiv.
Prüfen. „Vorschau“ öffnet die Erklärung so, wie Gäste sie sehen.
Aktivieren. „Aktivieren“ fragt „Sind Sie sicher, dass sie diese Datenschutzerklärung als ihre aktuelle freischalten möchten?“. Nach der Bestätigung zeigt die Seite „Die angezeigte Datenschutzerklärung ist die aktuell verwendete Datenschutzerklärung.“, und die Liste „Datenschutzerklärungen“ zeigt bei ihr einen Haken.
Die Seiten im Einzelnen
Datenschutzerklärungen
Die Liste zeigt alle Datenschutzerklärungen des Hotels mit dem Namen des Datenschutz-Verantwortlichen in der Spalte „Datenschutz-Verantwortlicher (Name Ihres Unternehmens)“ und dem „Erstellungsdatum“. Eine Spalte ohne Überschrift zeigt einen Haken bei der aktiven Erklärung. Ein Klick auf den Namen in der Spalte „Datenschutz-Verantwortlicher (Name Ihres Unternehmens)“ öffnet die Seite „Datenschutzerklärung bearbeiten“. „Hinzufügen“ in der Seitennavigation öffnet die Seite „Neue Datenschutzerklärung“. Unter der Liste steht ein „Hinweis“, dass diese Hilfe keine Rechtsberatung ist.
Neue Datenschutzerklärung
Auf dieser Seite legt das Hotel eine neue Datenschutzerklärung an:
„Daten zum Datenschutz-Verantwortlichen“: „Datenschutz-Verantwortlicher (Name Ihres Unternehmens)“, „E-Mail-Adresse für Datenschutzangelegenheiten“, „Telefonnummer für Kontakt“, „Straße / Hausnummer“, „Postleitzahl“, „Ort“ und „Land“. Pflicht ist „Datenschutz-Verantwortlicher (Name Ihres Unternehmens)“. Die E-Mail-Adresse wird auf die Form einer E-Mail-Adresse geprüft.
„Datenschutzbeauftragte/r (DPO)“: „Name“ und „E-Mail-Adresse“. Der Name ist Pflicht, die E-Mail-Adresse wird auf ihre Form geprüft.
„Aufbewahrungsfristen“: die Auswahl einer der Fristen, die unter Einstellungen › Datenschutz › Aufbewahrungsfristen angelegt sind. „Details“ öffnet die gewählte Frist. Ist in der Erklärung der Abschnitt „Datenaufbewahrung und Löschung“ angekreuzt, sieht der Gast die eingetragenen Fristen in Jahren und Monaten.
„Folgende Abschnitte anzeigen“: zehn Kontrollkästchen, von „Einleitungstext“ bis „Kontakt“, darunter „Hinweis für Einwohner Kaliforniens (CCPA)“. Jeder angekreuzte Abschnitt erscheint in der Erklärung, die der Gast sieht.
„Optionen für Weitergabe der Daten an Dritte“: sechs Kontrollkästchen. Jede angekreuzte Option erscheint für den Gast im Abschnitt „Datenverarbeiter und Dritte“.
„Verwendete Dienste von Dritten“: Kontrollkästchen in den Gruppen „Booking / PMS“, „Onlinezahlungsdienstleister“ und „Andere“. Ein Haken bei einem Dienst fügt der Erklärung einen Absatz über diesen Dienst hinzu.
„Zusätzlicher Text (optional)“: je Sprache des Hotels ein Feld „Text auf“ mit der Sprache, für einen eigenen Text.
Eine neue Erklärung beginnt mit elf Haken: bei neun Abschnitten unter „Folgende Abschnitte anzeigen“ sowie bei „Google Maps“ und „ReGuest“ unter „Verwendete Dienste von Dritten“. „Erstellen“ speichert sie und öffnet die Seite „Datenschutzerklärung bearbeiten“.
Was der Gast sieht. Die aktive Erklärung wird beim Aufruf aus den angekreuzten Abschnitten und Diensten zusammengesetzt. Zuerst stehen die angekreuzten Abschnitte bis „Datenaufbewahrung und Löschung“. Danach folgt der Text aus „Zusätzlicher Text (optional)“ in der Sprache des Gasts. Am Ende stehen „Kontakt“ und die Angaben aus „Datenschutzbeauftragte/r (DPO)“. Die Dienste und die „Optionen für Weitergabe der Daten an Dritte“ erscheinen nur im Abschnitt „Datenverarbeiter und Dritte“.
Datenschutzerklärung bearbeiten
Die Seite zeigt dieselben Kästen wie „Neue Datenschutzerklärung“ und dazu, ob die Erklärung verwendet wird: „Die angezeigte Datenschutzerklärung ist die aktuell verwendete Datenschutzerklärung.“ oder „Die angezeigte Datenschutzerklärung wird aktuell nicht verwendet.“
„Speichern“ erscheint erst nach einer Änderung, speichert die Änderungen und lässt die Seite offen. Aktiv wird die Erklärung dadurch nicht. Beim Bearbeiten einer gespeicherten Erklärung sind außerdem „Straße / Hausnummer“, „Postleitzahl“ (höchstens 10 Zeichen), „Ort“ und „Land“ Pflicht.
„Vorschau“ öffnet die Erklärung so, wie Gäste sie sehen, auch eine nicht aktive. Der Knopf erscheint nur, wenn nichts ungespeichert ist.
„Aktivieren“ erscheint bei einer Erklärung, die nicht aktiv ist, und aktiviert sie nach einer Rückfrage.
Zustimmung. Eine Zustimmung zur aktiven Datenschutzerklärung wird mit der IP-Adresse des Gasts gespeichert: bei einer Buchung, wenn das Angebot eine Zustimmung verlangt, beim Online-Check-in und beim Abschluss einer ERV-Reiseversicherung.
Voraussetzungen
‚Datenschutzerklärungen’ braucht kein eigenes Lizenzmodul.
Der Zugriff auf ‚Datenschutzerklärungen’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum fehlt der Menüpunkt „Datenschutzerklärungen“? Die Rolle des Benutzers schaltet ihn nicht frei. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum sieht der Gast keinen der angekreuzten Dienste? Der Abschnitt „Datenverarbeiter und Dritte“ ist nicht angekreuzt. Die Dienste erscheinen nur in diesem Abschnitt; ein Haken bei „Datenverarbeiter und Dritte“ unter „Folgende Abschnitte anzeigen“ zeigt sie dem Gast.
Hängt ein angekreuzter Dienst mit den Schnittstellen des Hotels zusammen? Nein. Ein Haken bei einem Dienst fügt nur einen Absatz in die Erklärung ein; er hängt nicht an den eingerichteten Schnittstellen des Hotels.
Warum fehlt „Vorschau“? Es gibt ungespeicherte Änderungen. Nach „Speichern“ erscheint „Vorschau“ wieder.
Warum wird keine Zustimmung der Gäste gespeichert? Ohne aktive Datenschutzerklärung wird keine Zustimmung gespeichert. „Aktivieren“ auf der Seite „Datenschutzerklärung bearbeiten“ aktiviert eine Erklärung.
Stand: 2026-10-28.