Im Reiter „Einstellungen“ legt das Hotel seine Grunddaten fest und die Regeln, nach denen ReGuest Angebote, Anzahlungen, den Online-Check-in und automatische Nachrichten behandelt. Er liegt unter Einstellungen › Hotelkonfiguration › Einstellungen und ist eine Seite mit mehreren Kästen, je einer für ein Thema. Gespeichert wird über die Schaltfläche in der Titelleiste.
Beispiel: Eine Anzahlung von 30 Prozent vorschlagen lassen
Ein Hotel verlangt bei jeder Buchung eine Anzahlung von 30 Prozent des Preises, als runden Betrag, und die Anzahlung soll 7 Tage vor der Anreise bezahlt sein.
Einstellungen öffnen. Einstellungen › Hotelkonfiguration › Einstellungen öffnen. Die Seite zeigt die Kästen der Hotelkonfiguration, darunter den Kasten „Anzahlung“.
Prozentsatz eintragen. In „Standard-Prozentsatz für Anzahlung (vom Gesamtpreis)“ 30 eintragen.
Runden. „Auf ganze Zahl runden“ einschalten.
Frist festlegen. In „Standard-Gültigkeitsdauer Anzahlungsaufforderung“ 7 eintragen und „vor Anreise“ wählen.
Speichern. Die Schaltfläche zum Speichern in der Titelleiste wählen.
Ergebnis. Wird danach eine Anzahlung angelegt, füllt ReGuest den Betrag vor: mit 30 Prozent des Preises, auf eine ganze Zahl gerundet. Liefert das Verwaltungsprogramm des Hotels einen Betrag, nimmt ReGuest diesen. Die Gültigkeit der Anzahlungsaufforderung endet 7 Tage vor der Anreise.
Die Seiten im Einzelnen
WhatsApp®-Konto verbinden und Facebook®-Konto verbinden
Diese beiden Kästen stehen nur dann oben auf der Seite, wenn eine Verbindung fehlt. „WhatsApp®-Konto verbinden“ erscheint für jeden WhatsApp-Fremddienst, der noch kein Konto trägt. Nach der Anmeldung speichert ReGuest das Konto, nimmt die erste noch freie Telefonnummer und richtet sie ein. „Facebook®-Konto verbinden“ erscheint für jeden Facebook-Fremddienst ohne verbundene Seite und für einen mit aktiviertem Instagram, dem das Instagram-Konto fehlt. Bei mehreren Facebook-Seiten wählt das Hotel unter „Verbundene Apps“ die Facebook-Seite aus und bestätigt mit „Auswählen“. Eine Facebook-Seite, die schon mit einem anderen Fremddienst verbunden ist, weist ReGuest ab. Ist die Verbindung hergestellt, zeigt der Kasten „Konto-Verbindung erfolgreich“.
Allgemeine Einstellungen
„Zeitzone“ ist Pflicht. Ohne sie lassen sich die Schnittstellen zu Oracle Opera Cloud, SIHOT, Scidoo, Incert, Apaleo und Ibelsa nicht nutzen.
„Währung“ bietet Euro, Schweizer Franken, US Dollar, Rumänischer Leu und Britisches Pfund. „Währungssymbol vor Preis“ stellt in Preisen für Gäste das Symbol vor den Betrag.
„Max. Alter für Kinder“ ist „keine Kinder“ oder 8 bis 17 Jahre. Ohne Wert gilt 17. Bei „keine Kinder“ fehlt im Anfrageformular des Gästebereichs das Feld für Kinder, die Schnittstelle für Anfragen weist Anfragen mit Kindern ab, und der Website-Messenger überspringt den Schritt.
„Ortstaxe ab Alter“: Bei Zusatzleistungen der Ortstaxe, die je Person berechnet werden, zählen alle Erwachsenen und die Kinder ab diesem Alter. Bei 0 zählt jedes Kind.
„Standard-Autor (automatische Nachrichten)“ ist der Autor automatischer Nachrichten der Messaging-Kanäle, automatisch verarbeiteter Angebote aus Verwaltungsprogrammen und automatisch angelegter Anzahlungen. Ein gesetzter Autor lässt sich nicht wieder entfernen.
„Geschlecht ‚divers’ verwenden“: Nur damit bietet das Buchungsformular im Gästebereich „divers“ an.
Angebot und Check-Out
„Standard-Gültigkeitsdauer eines Angebots“ setzt das Ablaufdatum eines neuen Angebots auf heute plus die eingetragenen Tage, höchstens bis zur ersten Anreise. Importierte Angebote bekommen es auch.
„Darstellung der Preisinformation (Gast)“ legt fest, wie die Preisinformation für den Gast im PDF des Angebots und im Dokument der Buchungsbestätigung erscheint: „Standard“ oder „Preisdetails zugeklappt“. Bei „Preisdetails zugeklappt“ steht im PDF des Angebots unter den Preiszeilen jedes Zimmers zusätzlich eine Zeile „Preis“ mit dem Zimmerpreis, sofern der Preis des Angebots festgelegt ist.
„Spaltenbezeichnung Anzahl (Preiszeile)“ wählt zwischen „Anzahl“ und „Nächte“.
„Einheiten bzw. Tagespreise in Preiszeilen verwenden“ zeigt in einer Preiszeile Einzelpreis und Anzahl.
„Skonto (Wert) im Angebot immer anzeigen“ zeigt bei einem Skonto als festem Betrag den alten Preis durchgestrichen und den Abzug.
„Beschreibung von Zusatzleistung in Preiszeile übernehmen“ übernimmt die Beschreibung, wenn eine Zusatzleistung im Angebot hinzugefügt wird.
„Betragsbestätigung in Buchungsbestätigung“: Der Gast bestätigt auf der Bestätigungsseite den Betrag.
„Verpflichtende Tarif-Zuweisung für alle Zimmer“: Hat nicht jedes Zimmer einen Tarif, bleibt „Weiter“ gesperrt.
„Abreisetag (letzten Tag des Zeitraums) für Preisberechnung inkludieren“ rechnet Tage statt Nächte.
„Zusatzleistungen bereits im Angebot anzeigen“ zeigt im Gästebereich die Zusatzleistungen je Variante.
„Zimmerinfo-Boxen“ legt fest, ob die Zimmer im Angebot geöffnet oder geschlossen erscheinen: „Geöffnet, falls nur ein Zimmer in Variante“, „Alle Zimmer geöffnet“ oder „Alle Zimmer geschlossen“.
Vier Felder legen Fristen in Tagen fest; 0 schaltet die Frist aus:
„Automatisches Archivieren von nicht gebuchten Angeboten nach“: Nicht gebuchte Angebote gelten so viele Tage nach der Anreise als abgelaufen.
„Reservierung mit offener Anzahlungsaufforderung nach Abreise automatisch stillschweigend annullieren“: Angefragte Buchungen und Buchungen mit offener Anzahlungsaufforderung werden so viele Tage nach der Abreise ohne Nachricht annulliert.
„Automatisches Archivieren von nicht erledigten Check-Outs nach“: Nicht erledigte Check-outs werden so viele Tage nach der Abreise archiviert.
„Ausblenden von Preisen in Angeboten und Buchungen für Gäste nach“: Der Gästebereich blendet die Preise aus, wenn die Abreise mehr als so viele Tage zurückliegt.
Anzahlung
Wie im Beispiel oben legt der Kasten fest, welchen Betrag ReGuest für eine neue Anzahlung vorschlägt und wie lange die Anzahlungsaufforderung gilt. „Standard-Betrag für Anzahlung“ gilt, wenn kein Prozentsatz eingetragen ist. Mit „ab Erstellung“ zählt die Gültigkeitsdauer ab der Erstellung, höchstens bis zur Anreise. Mit „vor Anreise“ zählt sie vor der Anreise. Ist „Standard-Gültigkeitsdauer Anzahlungsaufforderung“ leer, gilt die Anzahlungsaufforderung bis zum Anreisetag.
„Leeren Anzahlungsbetrag erlauben“: Ohne diesen Schalter lässt sich eine Anzahlung ohne Betrag nicht speichern.
„Anzahlungsnachricht nur erlauben, wenn Angebot im Verwaltungsprogramm bestätigt oder als Option gekennzeichnet ist“: Ist das Angebot dort weder bestätigt noch als Option gekennzeichnet, blendet ReGuest die Anzahlungsnachricht aus.
„Zustimmung für Kreditkartenbelastung (Anzahlung) verlangen“: Der Gast setzt ein Häkchen, bevor die Kreditkarte angenommen wird.
Online-Check-in
Die Schalter unter „Eingabefelder und Optionen für den Hauptgast“, „Eingabefelder und Optionen für Mitreisende“, „Pflichtfelder für alle einzutragenden Personen“ und „Eingabefelder und Optionen für Reisedokumente“ legen fest, was der Gast beim Online-Check-in eingibt.
„Keine Reisedokumenteingabe für Minderjährige“ verzichtet bei Personen unter 18 auf das Reisedokument.
„Steuernummer für Italien (Wohnsitz) abfragen“ fragt die Steuernummer nur bei der ersten Person mit Wohnsitz in Italien ab.
„Newsletterregistrierung“ bietet dem Gast beim Online-Check-in die Anmeldung zum Newsletter an. Bei Gästen, die schon angemeldet sind, entfällt sie.
„Automatisches Archivieren von nicht erledigten Check-Ins nach“ archiviert nicht erledigte Check-ins so viele Tage nach der Abreise.
Statistik
„Zuweisung der Anfragequelle verpflichtend bei neuen Anfragen/Angeboten“: Ohne vollständige Anfragequelle lassen sich Anfragen und von Hand erstellte Angebote nicht anlegen. Eine gesetzte Quelle lässt sich danach nicht mehr entfernen.
Gästeprofilierungskennzeichnungen
Hier stehen die Werte für Stammgast und Umsatz. Hat ein Gast mindestens so viele bestätigte Buchungen, wie unter „Mindestanzahl von Reservierungen für Stammgast“ eingetragen sind, bekommt er die Kennzeichnung „Stammgast“. „Umsatz pro Gast der letzten Jahre“ ist eine Anzahl von Jahren: Nach dem Preis der bestätigten Buchungen des Gasts aus diesen Jahren bekommt er eine Kennzeichnung für seinen Umsatz. Beide Werte stehen anfangs auf 3.
Marketingkampagnen
„Gast für Testläufe“ empfängt die Testsendungen von Kampagnen. Ohne ihn bricht ein Test mit einem Hinweis ab.
„Abmelden-Seite“ bietet „Nur abbestellen“ und „Abbestellen oder Präferenz für Häufigkeit wählen“. Mit der zweiten Möglichkeit wählt der Gast eine von 3 Häufigkeiten oder meldet sich ganz ab.
„Vertrauenswürdige Domains für Messenger-Ansicht“: Links aus Kampagnen auf diese Domains öffnet der Website-Messenger in sich selbst, andere in einem neuen Tab.
Richtlinien zur Gästeautomatisierung
Eine Richtlinie nennt eine „E-Mail-Adresse“, eine „E-Mail-Domäne“ oder einen „Buchungskanal“ und eine oder mehrere „Restriktionen“. Für einen „Buchungskanal“ gibt es als „Restriktionen“ nur „Import von Fremddienst“ und „Automatische Buchungsbestätigung“. Trifft eine Richtlinie auf einen Gast zu, gilt je Restriktion:
„Import von Datei“: Der einmalige Import aus einer Datei lässt die Adresse aus.
„Import von Fremddienst“: Daten aus einem Verwaltungsprogramm oder Buchungsportal werden nicht gespeichert.
„Automatische Buchungsbestätigung“: Die automatische Buchungsbestätigung geht nicht hinaus.
„Marketing-Nachrichten“: Kampagnen und Selektionen lassen den Empfänger aus.
„Email/Anfragen-Import (Copilot)“: Das Outlook-Add-in importiert die E-Mail weiterhin, liest Name und Adresse aber aus dem Text der E-Mail statt aus dem Absender und setzt die „Codes der Anfragequelle für E-Mails (optional)“.
„Vereinfachte Emails“: E-Mails an die Adresse enthalten nur Text und Link.
ReGuest legt auch eigene Richtlinien an, darunter für Absenderdomänen von Buchungsportalen. Sie lassen sich nicht löschen.
Voraussetzungen
‚Einstellungen’ braucht kein eigenes Lizenzmodul. Mit Offers kommen die Kästen „Angebot“, „Anzahlung“ und „Statistik“ dazu. Mit Guest Management kommen die Kästen „Check-Out“, „Online-Check-in“ und „Gästeprofilierungskennzeichnungen“ dazu. Mit Sales Campaigns kommt der Kasten „Marketingkampagnen“ dazu.
Der Zugriff auf ‚Einstellungen’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum bekommt ein Gast keine Buchungsbestätigung? Eine Richtlinie mit „Automatische Buchungsbestätigung“ trifft auf seine Adresse oder seinen Buchungskanal zu. Die Richtlinie steht im Kasten „Richtlinien zur Gästeautomatisierung“. Bei Fragen zu dieser Richtlinie hilft der ReGuest-Support.
Warum wurde eine Buchung ohne Nachricht annulliert? Sie war angefragt oder wartete auf die Anzahlung, und die Frist unter „Reservierung mit offener Anzahlungsaufforderung nach Abreise automatisch stillschweigend annullieren“ ist abgelaufen. Mit 0 ist diese Frist ausgeschaltet.
Warum fehlen Kästen wie „Angebot“ oder „Check-Out“? Einzelne Kästen gehören zu einem Lizenzmodul, wie unter „Voraussetzungen“ beschrieben. Ob ein Kasten für das Hotel eingerichtet ist, kann der ReGuest-Support sagen.
Warum fehlt der Menüpunkt „Hotelkonfiguration“? Die Rolle des Benutzers schaltet ihn nicht frei. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Stand: 2026-10-29.