Mit globalen Nachrichten zeigt das Hotel Gästen einen Hinweis im Gästebereich und im Website-Messenger, oder es lässt Gästen, die außerhalb der besetzten Zeiten schreiben, automatisch antworten. Es gibt dafür zwei Arten: „Permanent“ für einen Hinweis und „Autoresponder“ für die automatische Antwort. Der Reiter liegt unter Einstellungen › Hotelkonfiguration › Globale Nachrichten.
Beispiel: Gästen außerhalb der besetzten Zeiten automatisch antworten
Die Rezeption eines Hotels ist werktags tagsüber besetzt. Wer abends oder am Wochenende im Website-Messenger schreibt, soll eine automatische Antwort bekommen.
Globale Nachrichten öffnen. Einstellungen › Hotelkonfiguration › Globale Nachrichten öffnen. Die Seite zeigt die Liste „Globale Nachrichten und Ankündigungen“.
Neue Nachricht anlegen. „Hinzufügen“ wählen.
Art wählen. Bei „Art“ „Autoresponder“ wählen. Die Art lässt sich nur jetzt, beim Anlegen, wählen.
Bezeichnung eintragen. Unter „Interne Bezeichnung“ einen Namen eintragen, etwa „Antwort außerhalb der Rezeptionszeiten“.
Besetzte Zeiten festlegen. Im Wochenplan die Wochentage anhaken, an denen die Rezeption besetzt ist. Beim Anhaken eines Tags stehen bei „Beginn“ und „Ende“ 08:00 und 20:00; diese Zeiten an die Rezeptionszeiten anpassen. In diesen Zeiten antwortet der Autoresponder nicht.
Eigenen Text schreiben, wenn gewünscht. Ohne eigenen Text antwortet der Autoresponder mit dem Standardtext „Danke für die Nachricht! …“ und der nächsten Antwortzeit. Für einen eigenen Text den Schalter „Inhalt der Nachricht anpassen“ einschalten und unter „Inhalt der Nachricht“ je aktiver Sprache den Text eintragen.
Erstellen. „Erstellen“ wählen.
Ergebnis. Gäste, die außerhalb der besetzten Zeiten im Website-Messenger schreiben, bekommen diese Antwort höchstens einmal pro Stunde.
Die Seiten im Einzelnen
Globale Nachrichten und Ankündigungen
Die Liste zeigt alle globalen Nachrichten des Hotels mit den Spalten „Status“, „Interne Bezeichnung“, „Zeitraum“ und „Inhalt der Nachricht“. Mit dem Lizenzmodul Channels › Website-Messenger kommt die Spalte „Art“ dazu. Gibt es noch keine, steht dort „Es existieren noch keine globalen Nachrichten.“
„Status“ zeigt, ob eine Nachricht „Zur Zeit angezeigt“, „deaktiviert“ oder „archiviert“ ist.
Neue globale Nachricht und Globale Nachricht bearbeiten
Beide haben dieselben Felder. Was sie zeigen, hängt von der „Art“ ab.
„Art“. Zur Wahl stehen zwei Arten, und die Art lässt sich nur beim Anlegen wählen:
„Permanent“ zeigt einen Hinweis im Gästebereich und in der Fußzeile des Website-Messengers. Solange ein solcher Hinweis aktiv ist, steht oben in der Kopfzeile „Globale Nachricht aktiviert“.
„Autoresponder“ antwortet Gästen, die außerhalb der im Wochenplan besetzten Zeiten schreiben. Im Website-Messenger antwortet er höchstens einmal pro Stunde und nicht, solange der Chatbot selbst antwortet. Über WhatsApp antwortet er nur, wenn der Chatbot nicht antwortet, und je Gast und Gebäude höchstens einmal in 24 Stunden. Über Facebook Messenger und Instagram antwortet er nicht.
„Anzeigezeitraum ab“ und „bis“ legen den Zeitraum fest, in dem die Nachricht aktiv ist. Beide Enden sind optional. „Zeitraum entfernen“ erscheint, sobald ein Anzeigezeitraum gesetzt ist, und leert beide Felder; nach dem Speichern gilt die Nachricht ohne zeitliche Begrenzung. Überschneidet sich der Zeitraum mit dem einer aktiven Nachricht der anderen Art, erscheint als Warnung der Hinweis „Zeitraum überlappt sich mit dem Zeitraum einer anderen aktiven Nachricht.“
„Inhalt der Nachricht“ gibt es je Sprache. Bei „Permanent“ ist das Feld immer sichtbar, und der Inhalt muss in jeder Sprache eingetragen sein. Beim „Autoresponder“ blendet der Schalter „Inhalt der Nachricht anpassen“ das Feld je aktiver Sprache ein; ohne eigenen Text gilt der Standardtext mit der nächsten Antwortzeit.
Wochenplan mit „Beginn“ und „Ende“. Nur beim „Autoresponder“: Für jeden angehakten Wochentag legen „Beginn“ und „Ende“ die besetzte Zeit fest.
„Vorschau“. Nur beim „Autoresponder“: Für einen gewählten Wochentag, eine Uhrzeit und eine Sprache zeigt sie den Text, den der Autoresponder zu diesem Zeitpunkt senden würde, oder „Keine Nachricht“, wenn die Zeit im Wochenplan besetzt ist.
Schaltflächen. „Erstellen“ legt eine neue Nachricht an, „Speichern“ speichert eine bestehende. Eine Nachricht lässt sich nicht löschen; „Archivieren“ archiviert sie. Ein archivierter Autoresponder antwortet nicht mehr.
Voraussetzungen
‚Globale Nachrichten’ braucht kein eigenes Lizenzmodul. Mit Channels › Website-Messenger kommt die Spalte „Art“ in der Liste der globalen Nachrichten dazu.
Der Zugriff auf ‚Globale Nachrichten’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum antwortet der Autoresponder nicht? Dafür gibt es mehrere Gründe:
Die Zeit ist im Wochenplan besetzt. „Beginn“ und „Ende“ der Nachricht prüfen.
Die Nachricht ist außerhalb ihres Anzeigezeitraums. „Anzeigezeitraum ab“ und „bis“ prüfen.
Die Nachricht ist deaktiviert oder archiviert. Die Spalte „Status“ der Liste zeigt das. Wie sich die Nachricht wieder aktivieren lässt, sagt der ReGuest-Support.
Der Chatbot antwortet selbst. Solange der Chatbot antwortet, antwortet der Autoresponder nicht.
Der Autoresponder hat diesem Gast vor Kurzem schon geantwortet: im Website-Messenger in der letzten Stunde, über WhatsApp in den letzten 24 Stunden.
Der Gast schreibt über Facebook Messenger oder Instagram. Dort antwortet der Autoresponder nicht.
Hilft keiner dieser Punkte, gibt der ReGuest-Support Auskunft.
Lässt sich die Art einer Nachricht nachträglich ändern? Nein. Die „Art“ lässt sich nur beim Anlegen wählen.
Lässt sich eine globale Nachricht löschen? Nein. Eine Nachricht lässt sich nur archivieren.
Warum fehlt in der Liste die Spalte „Art“? Die Spalte kommt mit dem Lizenzmodul Channels › Website-Messenger dazu. Ob es für das Hotel eingerichtet ist, sagt der ReGuest-Support.
Warum fehlt der Reiter „Globale Nachrichten“? Der Zugriff auf ‚Globale Nachrichten’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Stand: 2026-10-29.