Allgemeine Dateien

Unter „Allgemeine Dateien“ legt das Hotel Dateien ab, die Mitarbeiter als Anhang an Gäste schicken oder als Download-Link in Texte setzen. Der Menüpfad ist Einstellungen › Allgemeine Dateien.

Beispiel: Einen Anfahrtsplan hochladen und als Link in einen Baustein setzen

Menüpunkt öffnen. Einstellungen › Allgemeine Dateien öffnen und den Reiter „Hinzufügen“ wählen.
Datei wählen. „Dateien durchsuchen...“ öffnet die Dateiauswahl des Computers. Die Datei „Anfahrt.pdf“ wird gewählt und erscheint in der Liste darunter.
Bezeichnung eintragen. Die „Bezeichnung (für Link)“ wird zu „Anfahrtsplan“ geändert. Diese Bezeichnung wird später der Text des Links.
Hochladen. Die Schaltfläche mit der Anzahl, etwa „2 Dateien hochladen“, lädt die Datei hoch und zeigt dabei den Fortschritt.
Link setzen. Unter Einstellungen › Inhaltsbausteine öffnet „Bearbeiten“ im Reiter „Textbausteine (Editor)“ einen Baustein. Dort öffnet „Datei-Download einfügen“ im Editor die Dateiauswahl. Ein Klick auf „Anfahrt.pdf“ fügt einen Link ein.
Ergebnis. Im Text steht der Link „Anfahrtsplan“. Er führt zum Download der Datei.

Die Seiten im Einzelnen

Die Liste zeigt die Dateien des Hotels mit den Spalten „Dateiname“, „Bezeichnung (für Link)“, „Aufgespielt“ und „Größe“. Der Filter „Dateiname“ sucht nur im Dateinamen. Gibt es keine Datei, steht dort „Es wurden keine Einträge gefunden.“

„Download“ lädt die Datei herunter.
„Löschen“ fragt nach und löscht die Datei erst nach der Bestätigung.
„Dateiname“ und „Bezeichnung (für Link)“ lassen sich direkt in der Liste ändern. Ein Dateiname ohne Endung wird abgewiesen.

Allgemeine Dateien hinzufügen

Auf dem Reiter „Hinzufügen“ lädt das Hotel neue Dateien hoch.

„Dateien durchsuchen...“ öffnet die Dateiauswahl des Computers. Jede gewählte Datei kommt in die Liste darunter, mit „Dateiname“, „Bezeichnung (für Link)“ und „Größe“.
„Bezeichnung (für Link)“ lässt sich vor dem Hochladen in der Liste ändern. Ohne Eingabe ist sie gleich dem Dateinamen.
„Entfernen“ nimmt eine noch nicht hochgeladene Datei wieder aus der Liste.
Die Schaltfläche mit der Anzahl, etwa „2 Dateien hochladen“, lädt die gültigen Dateien der Liste hoch und zeigt dabei den Fortschritt.
„Trotzdem hochladen“ erscheint, wenn beim Hochladen mindestens eine Datei der Liste ungültig ist, und lädt dann nur die übrigen Dateien hoch.
„Weitere Dateien hochladen“ erscheint, wenn alle Dateien hochgeladen sind, und leert die Liste für neue Dateien. „Zur Dateiliste“ wechselt zur Liste „Allgemeine Dateien“.

Erlaubt sind PDF, JPEG, PNG, TIFF, GIF, ZIP, Word, Excel, PowerPoint und Text, bis 10 MB je Datei. Bei einer größeren Datei steht in der Liste „Die Datei ist größer als 10 MB und kann nicht hochgeladen werden.“, bei einer Datei mit anderem Typ „Dieser Dateityp ist nicht erlaubt und kann nicht hochgeladen werden.“; beide werden nicht hochgeladen.

Anhang in einer Unterhaltung

Beim Anhängen in einer Unterhaltung zeigt „Aus allgemeinen Dateien“ die allgemeinen Dateien mit „Dateiname“, „Aufgespielt“ und „Größe“, und eine davon wird als Anhang gewählt. Über WhatsApp, Facebook und Instagram geht ein Anhang nur hinaus, wenn die Nachricht genau einen hat.

Dateiauswahl im Editor

In der Dateiauswahl eines Editors fügt ein Klick auf eine Datei einen Link ein, der als Text die „Bezeichnung (für Link)“ zeigt und auf den Download der Datei verweist.

Voraussetzungen

‚Allgemeine Dateien’ braucht kein eigenes Lizenzmodul.
Der Zugriff auf ‚Allgemeine Dateien’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.

Häufige Fragen

Warum lässt sich eine Datei nicht hochladen? Sie ist größer als 10 MB, oder ihr Dateityp ist nicht erlaubt. „Trotzdem hochladen“ lädt die übrigen, gültigen Dateien der Liste hoch. Für eine Datei, die sich so nicht hochladen lässt, hilft der ReGuest-Support weiter.

Wie wird eine Datei durch eine neue Fassung ersetzt? Ersetzen geht nicht. Die alte Datei wird gelöscht und die neue hochgeladen. Links auf die alte Datei führen danach ins Leere und müssen neu gesetzt werden.

Kann jeder, der den Link hat, die Datei öffnen? Ja. Eine allgemeine Datei ist über ihren Link ohne Anmeldung erreichbar; der Link enthält eine zufällige Kennung.

Warum ging ein Anhang über WhatsApp nicht hinaus? Über WhatsApp, Facebook und Instagram geht ein Anhang nur hinaus, wenn die Nachricht genau einen hat. Für diese Kanäle braucht deshalb jede Datei eine eigene Nachricht.

Warum sieht ein Kollege den Menüpunkt „Allgemeine Dateien“ nicht? Seine Rolle schaltet diesen Menüpunkt nicht frei. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.

Stand: 2026-10-28.