Ein Löschauftrag sammelt die Gäste, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Das Hotel prüft die Liste, nimmt einzelne Gäste aus und lässt die übrigen löschen. Der Menüpfad ist Einstellungen › Datenschutz › Löschaufträge.
Beispiel: Gäste mit abgelaufener Frist prüfen und löschen lassen
Liste öffnen. Einstellungen › Datenschutz › Löschaufträge zeigt die Liste „Löschaufträge“ mit den Spalten „Status“, „Erstellt am“ und „Erstellt von“.
Löschauftrag anlegen. „Neuer Löschauftrag“ legt ohne Rückfrage sofort einen neuen Löschauftrag mit dem Status „Neu“ an und öffnet seine Detailseite. In der Fortschrittsleiste ist der Schritt „Datensammlung“ markiert; die Berechnung kann je nach Umfang zwischen einigen Minuten und über eine Stunde dauern.
Datensammlung abwarten. ReGuest sammelt die Gäste, deren Frist abgelaufen ist. Hat die Sammlung mindestens einen Gast gefunden, bekommt der Ersteller des Auftrags die Benachrichtigung „Neuer Datenschutz-Löschauftrag“.
Auftrag wieder öffnen. In der Liste „Löschaufträge“ öffnet das Datum in der Spalte „Erstellt am“ die Detailseite des Auftrags.
Gäste prüfen. Im Status „Kontrolle“ zeigt die Detailseite „Anzahl Löschungen“, „Ausgeschlossene“ und die Liste der Gäste mit „Name / E-Mail-Adresse“ und „Löschgrund“.
Einen Gast behalten. Der Schalter am Ende seiner Zeile nimmt den Gast von der Löschung aus. Die Zeile zeigt dann „behalten“, und die Änderung ist sofort gespeichert.
Löschung starten. „Löschauftrag starten“ setzt den Auftrag ohne Rückfrage sofort auf den Status „Löschbereit“.
Ergebnis. Die übrigen Schritte macht ReGuest selbst: Der Auftrag durchläuft „Löschung“ und steht danach auf „Ausgeführt“. Gelöscht sind die Gäste, die weder auf „behalten“ stehen noch wegen „nie löschen“ am Gästeprofil ausgeschlossen sind und an denen sich seit der Sammlung nichts geändert hat.
Die Seiten im Einzelnen
Löschaufträge
Die Liste zeigt alle Löschaufträge des Hotels mit „Status“, „Erstellt am“ und „Erstellt von“. Das Datum in der Spalte „Erstellt am“ ist ein Link, der die Detailseite des Auftrags öffnet.
„Neuer Löschauftrag“ legt einen Löschauftrag von Hand an. Der Knopf ist gesperrt, solange keine aktive Datenschutzerklärung eine Aufbewahrungsfrist hat.
Ein Löschauftrag entsteht auch automatisch: wenn in der Aufbewahrungsfrist der aktiven Datenschutzerklärung das Feld „Interval (Tage) für die automatische Datensammlung“ größer als 0 ist. Alle 6 Stunden prüft ReGuest, ob der jüngste Auftrag älter als dieses Intervall ist, gleich ob er von Hand oder automatisch angelegt wurde, und legt dann einen neuen an. Als Ersteller trägt ReGuest den ersten aktiven Benutzer ein, dessen Rolle den Zugriff auf die Löschaufträge hat. Gibt es keinen, entsteht kein Auftrag. Findet ein automatischer Auftrag keinen Gast, wird er wieder entfernt; ein Auftrag von Hand bleibt stehen.
Die Status. Ein Auftrag durchläuft sechs Status: „Neu“, „Datensammlung“, „Kontrolle“, „Löschbereit“, „Löschung“ und „Ausgeführt“. Von den Wechseln macht das Hotel nur zwei von Hand: das Anlegen mit „Neuer Löschauftrag“ und, im Status „Kontrolle“, „Löschauftrag starten“. Alle anderen Wechsel macht ReGuest selbst.
Löschauftrag
Wer in den Auftrag kommt. Für jeden Gast gilt die Frist der Datenschutzerklärung, der er zuletzt zugestimmt hat. Hat er keiner zugestimmt, gilt die Frist der aktiven Datenschutzerklärung. Gäste mit Zustimmung zum E-Mail-Marketing kommen gar nicht in den Auftrag, wenn in der Aufbewahrungsfrist „Personen mit Emailmarketing-Zustimmung ausnehmen von allen Löschungen“ angekreuzt ist. Gäste mit „nie löschen“ am Gästeprofil kommen in den Auftrag, aber als ausgeschlossen.
Die Liste der Gäste hat die Spalten „Name / E-Mail-Adresse“, „Löschgrund“ und einen Schalter ohne Überschrift. Der „Löschgrund“ ist „ohne Korrespondenz“, „ohne Buchung“ oder „mit Buchung“; das entspricht den Gruppen „Gäste ohne Korrespondenz“, „Gäste mit Korrespondenz aber ohne Buchung“ und „Gäste mit Buchung“ der Aufbewahrungsfrist. Der Schalter lässt sich nur im Status „Kontrolle“ bedienen. Er nimmt einen Gast von der Löschung aus.
Die Knöpfe:
„Zur Liste“ führt zurück zur Liste „Löschaufträge“.
„Löschauftrag starten“ setzt den Auftrag im Status „Kontrolle“ ohne Rückfrage sofort auf „Löschbereit“. Danach löscht ReGuest die Gäste, die weder behalten noch ausgeschlossen sind.
„Auftrag widerrufen“ löscht den Auftrag samt seiner Gästeliste ohne Rückfrage sofort und zeigt wieder die Liste „Löschaufträge“. Das geht, solange der Auftrag im Status „Neu“, „Datensammlung“ oder „Kontrolle“ ist.
Was beim Löschen passiert. Hat sich an einem Gast seit der Sammlung etwas geändert, wird er statt gelöscht behalten. Ein gelöschter Gast wird als gelöscht markiert; seine Stammdaten werden nicht überschrieben. Seine Korrespondenz mit Anfragen, Angeboten, Unterhaltungen und Buchungen wird ebenfalls als gelöscht markiert und bleibt für Statistiken erhalten. Seine Zustimmungen zur Datenschutzerklärung bleiben stehen.
Voraussetzungen
‚Löschaufträge’ braucht kein eigenes Lizenzmodul.
Der Zugriff auf ‚Löschaufträge’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Einen eigenen Zugriff in der Rolle brauchen: jede Aktion an einem Löschauftrag und die Liste der Gäste eines Löschauftrags. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum lässt sich „Neuer Löschauftrag“ nicht anklicken? Keine aktive Datenschutzerklärung hat eine Aufbewahrungsfrist. Unter Einstellungen › Datenschutz › Datenschutzerklärungen wird auf der Seite „Datenschutzerklärung bearbeiten“ der aktiven Erklärung im Kasten „Aufbewahrungsfristen“ eine Frist ausgewählt.
Warum entstehen keine Löschaufträge von selbst? Das Feld „Interval (Tage) für die automatische Datensammlung“ in der Aufbewahrungsfrist steht auf 0, also „Deaktiviert“; eine Zahl größer als 0 schaltet es ein. Oder kein aktiver Benutzer hat in seiner Rolle den Zugriff auf die Löschaufträge. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum ist ein automatischer Löschauftrag wieder verschwunden? Er hat keinen Gast gefunden. Ein automatischer Auftrag ohne Gäste wird wieder entfernt. Ein Auftrag, der mit „Neuer Löschauftrag“ von Hand angelegt ist, bleibt stehen.
Kann ein Gast von der Löschung ausgenommen werden? Ja. Dauerhaft mit „nie löschen“ am Gästeprofil, oder in einem einzelnen Auftrag im Status „Kontrolle“ mit dem Schalter in seiner Zeile, der ihn auf „behalten“ stellt.
Warum wurde ein Gast aus dem Auftrag nicht gelöscht? Er stand auf „behalten“, er war wegen „nie löschen“ ausgeschlossen, oder an seinen Daten hat sich seit der Sammlung etwas geändert. Im letzten Fall behält ReGuest ihn.
Lässt sich ein gestarteter Löschauftrag zurücknehmen? „Auftrag widerrufen“ gibt es nur, solange der Auftrag im Status „Neu“, „Datensammlung“ oder „Kontrolle“ ist. Nach „Löschauftrag starten“ ist das nicht mehr möglich.
Werden die Daten eines gelöschten Gasts überschrieben? Nein. Der Gast wird als gelöscht markiert, seine Stammdaten werden nicht überschrieben.
Warum fehlt der Menüpunkt „Löschaufträge“? Die Rolle des Benutzers schaltet ihn nicht frei. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Stand: 2026-10-29.