Eine Aufbewahrungsfrist legt fest, nach wie vielen Monaten die Stammdaten eines Gasts gelöscht werden sollen, getrennt nach drei Gruppen von Gästen. Die Löschaufträge des Hotels sammeln die Gäste, deren Frist abgelaufen ist. Der Menüpfad ist Einstellungen › Datenschutz › Aufbewahrungsfristen.
Beispiel: Eine Frist anlegen und in der Datenschutzerklärung wählen
Liste öffnen. Einstellungen › Datenschutz › Aufbewahrungsfristen zeigt die Liste „Aufbewahrungsfristen“.
Neue Frist beginnen. „Hinzufügen“ in der Seitennavigation unter „Aufbewahrungsfristen“ öffnet die Seite „Neue Aufbewahrungsfristen-Definition“.
Fristen je Gruppe setzen. Im Kasten „Gästestammdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postadresse etc.)“ kreuzt das Hotel bei „Gäste ohne Korrespondenz“, „Gäste mit Korrespondenz aber ohne Buchung“ und „Gäste mit Buchung“ jeweils „Löschen nach“ an und trägt die Jahre und Monate ein, etwa 2 Jahre, 3 Jahre und 10 Jahre.
Ausnahme prüfen. Im Kasten „Allgemeine Optionen für Gaststammdatenlöschung“ ist „Personen mit Emailmarketing-Zustimmung ausnehmen von allen Löschungen“ schon angekreuzt. Gäste mit Zustimmung zum E-Mail-Marketing werden dann nicht gelöscht.
Intervall eintragen. Im Kasten „Datensammlung für Löschaufträge“ trägt das Hotel unter „Interval (Tage) für die automatische Datensammlung“ 30 ein. Dann entsteht automatisch ein neuer Löschauftrag, sobald der jüngste Löschauftrag älter als 30 Tage ist.
Frist erstellen. „Erstellen“ speichert die neue Aufbewahrungsfristen-Definition und öffnet die Seite „Aufbewahrungsfristen-Definition bearbeiten“.
In der Datenschutzerklärung wählen. Eine Frist wird aus einer Datenschutzerklärung heraus ausgewählt: Auf der Seite „Datenschutzerklärung bearbeiten“ der aktiven Erklärung unter Einstellungen › Datenschutz › Datenschutzerklärungen wählt das Hotel im Kasten „Aufbewahrungsfristen“ die neue Frist; sie steht dort als „erstellt“ mit ihrem Erstellungsdatum.
Ergebnis. Die Frist zeigt unter „Wird in folgenden Datenschutzerklärungen verwendet“ diese Datenschutzerklärung, und die Liste „Aufbewahrungsfristen“ zeigt bei ihr einen Haken.
Die Seiten im Einzelnen
Aufbewahrungsfristen
Die Liste zeigt alle Aufbewahrungsfristen des Hotels mit ihrem „Erstellungsdatum“. Eine Spalte ohne Überschrift zeigt einen Haken bei einer Frist, die mindestens eine aktive Datenschutzerklärung verwendet. Das Datum in der Spalte „Erstellungsdatum“ ist ein Link, der die Seite „Aufbewahrungsfristen-Definition bearbeiten“ dieser Frist öffnet. „Hinzufügen“ in der Seitennavigation öffnet die Seite „Neue Aufbewahrungsfristen-Definition“.
Neue Aufbewahrungsfristen-Definition
Die Seite hat vier Kästen:
„Gästestammdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postadresse etc.)“: die drei Gruppen „Gäste ohne Korrespondenz“, „Gäste mit Korrespondenz aber ohne Buchung“ und „Gäste mit Buchung“. Ein Gast mit einer Buchung gehört zu „Gäste mit Buchung“. Ein Gast mit einem Angebot oder einer reinen Unterhaltung gehört zu „Gäste mit Korrespondenz aber ohne Buchung“. Jeder andere Gast gehört zu „Gäste ohne Korrespondenz“. Jede Gruppe hat das Kontrollkästchen „Löschen nach“ und eine Eingabe in Jahren und Monaten. Erlaubt sind 1 bis 1199 Monate, also bis 99 Jahre und 11 Monate. Ohne Haken bei „Löschen nach“ wird diese Gruppe nie gelöscht.
„Allgemeine Optionen für Gaststammdatenlöschung“: das Kontrollkästchen „Personen mit Emailmarketing-Zustimmung ausnehmen von allen Löschungen“. Ist es angekreuzt, werden Gäste mit Zustimmung zum E-Mail-Marketing nicht gelöscht. Bei einer neuen Frist ist es angekreuzt.
„Datensammlung für Löschaufträge“: das Feld „Interval (Tage) für die automatische Datensammlung“. Es gibt an, nach wie vielen Tagen automatisch ein neuer Löschauftrag entsteht. Eine neue Frist beginnt mit 0, und 0 heißt „Deaktiviert“.
„Wird in folgenden Datenschutzerklärungen verwendet“: die Datenschutzerklärungen, die diese Frist verwenden.
„Erstellen“ speichert die neue Aufbewahrungsfristen-Definition und öffnet die Seite „Aufbewahrungsfristen-Definition bearbeiten“. „Abbrechen“ verwirft die Eingaben, legt keine Frist an und führt zurück zur Liste „Aufbewahrungsfristen“.
Aufbewahrungsfristen-Definition bearbeiten
Die Seite zeigt dieselben Kästen wie „Neue Aufbewahrungsfristen-Definition“. „Speichern“ erscheint nur bei ungespeicherten Änderungen, speichert die Änderungen und lässt die Seite offen.
Wie Frist und Datenschutzerklärung zusammenhängen. Eine Datenschutzerklärung verwendet höchstens eine Frist, eine Frist kann in mehreren Datenschutzerklärungen verwendet werden. Für jeden Gast gilt die Frist der Datenschutzerklärung, der er zuletzt zugestimmt hat. Hat er keiner zugestimmt, gilt die Frist der aktiven Datenschutzerklärung. Ist in der Datenschutzerklärung der Abschnitt „Datenaufbewahrung und Löschung“ angekreuzt, sieht der Gast die eingetragenen Fristen in Jahren und Monaten.
Voraussetzungen
‚Aufbewahrungsfristen’ braucht kein eigenes Lizenzmodul.
Der Zugriff auf ‚Aufbewahrungsfristen’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Einen eigenen Zugriff in der Rolle brauchen: das Speichern einer Aufbewahrungsfrist. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum fehlt der Menüpunkt „Aufbewahrungsfristen“? Die Rolle des Benutzers schaltet ihn nicht frei. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum lässt sich eine Aufbewahrungsfrist ansehen, aber nicht speichern? Das Speichern braucht einen eigenen Zugriff in der Rolle. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum zeigt die Liste bei einer Frist keinen Haken? Keine aktive Datenschutzerklärung verwendet sie. Auf der Seite „Datenschutzerklärung bearbeiten“ der aktiven Erklärung wird sie im Kasten „Aufbewahrungsfristen“ ausgewählt.
Warum entstehen keine Löschaufträge von selbst? Das Feld „Interval (Tage) für die automatische Datensammlung“ steht auf 0, also „Deaktiviert“; eine Zahl größer als 0 schaltet es ein. Oder die Frist gehört nicht zur aktiven Datenschutzerklärung; dann wird sie dort im Kasten „Aufbewahrungsfristen“ ausgewählt. Oder kein aktiver Benutzer hat in seiner Rolle den Zugriff auf die Löschaufträge; die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Werden Gäste einer Gruppe ohne Haken bei „Löschen nach“ gelöscht? Nein, diese Gruppe wird nie gelöscht.
Lässt sich eine Aufbewahrungsfrist löschen? Nein, dafür gibt es keinen Knopf.
Stand: 2026-10-28.