Unter „Collaboration“ legt das Hotel fest, welche Benachrichtigungen automatisch als Aufgabe an einen Benutzer oder an ein Team gehen. So landet zum Beispiel jede neue Anfrage eines Gastes gleich bei den Kollegen, die sie bearbeiten. Der Menüpfad ist Einstellungen › Collaboration.
Beispiel: Neue Anfragen automatisch dem Team der Reservierung zuweisen
Das Team, hier „Reservierung“, ist schon angelegt, unter „Teams“ in der Benutzerverwaltung.
Seite öffnen. Einstellungen › Collaboration öffnet die Seite „Regeln für Aufgabenzuweisung“ mit dem Reiter „Regeln“. Dort steht je Benachrichtigungsart eine Zeile.
Zeile „Anfrage“ suchen.
Team wählen. In der Auswahl für das Team wird „Reservierung“ gewählt. „Nach Name filtern...“ findet das Team in einer langen Liste schneller.
Keinen Benutzer wählen. In der Auswahl für den Benutzer wird „Keinem Benutzer zuweisen“ gewählt. Dann geht die Aufgabe an das ganze Team.
Speichern. „Speichern“ übernimmt die Regel. Danach steht an der Stelle von „Speichern“ das Wort „gespeichert“.
Ergebnis. Kommt eine neue Anfrage von einem Gast, legt ReGuest zu ihrer Benachrichtigung eine Aufgabe an und weist sie dem Team „Reservierung“ zu. Die Aufgabe steht im Dashboard. Wird die Benachrichtigung erledigt, ist auch die Aufgabe erledigt.
Die Seiten im Einzelnen
Regeln für Aufgabenzuweisung
Die Seite zeigt im Reiter „Regeln“ eine Regel je Benachrichtigungsart, 14 insgesamt: „Anfrage“, „Unterhaltungsnachricht“, „Unterhaltung (nicht verifiziert)“, „Buchungsanfrage“, „Neue Onlinezahlung“, „Kreditkarte hinterlegt“, „Neue Kreditkarten-Daten“, „Gebuchte Zusatzleistungen“, „Wunschliste“, „Online-Check-In“, „Zahlung bei Checkout“, „Post-Stay-Bewertung“, „PMS-Hotel-Schnittstelle“ und „Fehler beim Direkt-Einbuchen“. Neue Arten lassen sich nicht anlegen.
Jede Regel hat eine Auswahl für den Benutzer und eine für das Team. Eine Regel kann einen Benutzer und ein Team zugleich nennen.
Benutzer: Mit „Keinem Benutzer zuweisen“ geht die Aufgabe an keinen einzelnen Benutzer, nur an das Team der Regel; nennt die Regel auch kein Team, entsteht keine Aufgabe. Ein Benutzer steht zur Wahl, wenn sein Konto aktiv ist und in der Benutzerverwaltung im Reiter „Optionen“ „Dem Benutzer können Aufgaben zugewiesen werden“ eingeschaltet ist. Mit „Letzter Ansprechpartner“ geht die Aufgabe an den Benutzer, an den die Benachrichtigung gerichtet ist. Das gilt nur, wenn er ein Benutzer des Hotels ist. Bei „Anfrage“, „Wunschliste“, „Post-Stay-Bewertung“ und „Online-Check-In“ fehlt „Letzter Ansprechpartner“.
Team: Mit „Keinem Team zuweisen“ geht die Aufgabe an kein Team, nur an den Benutzer der Regel; sonst steht jedes aktive Team zur Wahl.
„Nach Name filtern...“: das Suchfeld in der aufgeklappten Auswahl. Es zeigt nur die Benutzer oder Teams, deren Name den eingegebenen Text enthält.
Je Guest-Journey-Phase: Nur die Regel für „Unterhaltungsnachricht“ lässt sich für einzelne Phasen anpassen. Wird unter „Anpassen für Guest-Journey-Phase“ eine Phase gewählt, etwa „Vor Aufenthalt“, kommt für sie eine neue Zeile mit eigener Auswahl für Benutzer und Team hinzu. Zur Wahl stehen „Aktuelles Interesse“, „Angebot“, „Vor Aufenthalt“, „Während des Aufenthalts“, „Nach Aufenthalt“ und „Vergangenes Interesse“, jeweils nur, solange die Phase noch keine eigene Zeile hat. Schreibt ein Gast in einer Phase, die eine eigene Zeile hat, gilt diese Zeile statt der Regel für alle Phasen. Das × mit dem Hinweis „Löschen“ entfernt die Zeile einer Phase.
Zwei Schalter gelten für die ganze Seite:
„Aufgaben nur an den ausgewählten Benutzer zuweisen, falls dieser gerade online ist“: Ist der Benutzer einer Regel gerade nicht online, bekommt die Aufgabe nur das Team der Regel.
„Unterhaltungen in Aufgabenvorschau als gelesen kennzeichnen“: Öffnet ein Benutzer im Dashboard die Aufgabe zu einer Unterhaltung, gilt die Benachrichtigung für ihn als gelesen.
„Speichern“ und „Abbrechen“ erscheinen nur, solange es ungespeicherte Änderungen gibt. „Speichern“ übernimmt alle geänderten, neuen und entfernten Zeilen der Seite auf einmal, zusammen mit dem Schalter „Unterhaltungen in Aufgabenvorschau als gelesen kennzeichnen“. „Abbrechen“ verwirft alle ungespeicherten Änderungen; eine mit × entfernte Zeile ist dann wieder da.
Antwortet CRIS für das Hotel selbständig, sind bei den Regeln für Unterhaltungen der Name und die Auswahl unter „Anpassen für Guest-Journey-Phase“ ausgegraut. Die Zeile zeigt dann den Hinweis „Da CR:IS in der aktuellen Konfiguration autonom antwortet, wird diese Regel zurzeit nicht angewendet.“
Wann eine Aufgabe entsteht: ReGuest legt eine Aufgabe nur für Benachrichtigungen an, die von einem Gast kommen, zu einer externen Unterhaltung gehören oder Daten einer Schnittstelle bringen, etwa aus dem PMS oder aus einem OTA-Import. CRIS selbst bekommt nie eine Aufgabe.
Voraussetzungen
‚Collaboration’ braucht kein eigenes Lizenzmodul.
Der Zugriff auf ‚Collaboration’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum fehlt „Collaboration“ im Menü „Einstellungen“? Entweder schaltet die Rolle des Benutzers den Zugriff auf „Collaboration“ nicht frei, oder die Zuweisung von Aufgaben ist für das Hotel nicht eingerichtet. Der ReGuest-Support kann sagen, ob sie eingerichtet ist. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum fehlt ein Kollege in der Auswahl für den Benutzer? Sein Konto ist deaktiviert, oder in seinem Konto ist im Reiter „Optionen“ „Dem Benutzer können Aufgaben zugewiesen werden“ nicht eingeschaltet. Beides lässt sich in der Benutzerverwaltung ändern: „Benutzer aktivieren“ macht ein deaktiviertes Konto wieder nutzbar, und im Reiter „Optionen“ lässt sich „Dem Benutzer können Aufgaben zugewiesen werden“ einschalten.
Warum wurde eine Aufgabe nicht zugewiesen? Die Regel nennt weder einen Benutzer noch ein Team. Oder „Aufgaben nur an den ausgewählten Benutzer zuweisen, falls dieser gerade online ist“ ist eingeschaltet, der Benutzer der Regel war nicht online, und die Regel nennt kein Team. Eine Aufgabe entsteht außerdem nur, wenn die Benachrichtigung von einem Gast, aus einer externen Unterhaltung oder von einer Schnittstelle kommt. Die Regel lässt sich auf der Seite „Regeln für Aufgabenzuweisung“ unter Einstellungen › Collaboration prüfen und ändern.
Lässt sich eine Regel für eine weitere Art von Benachrichtigung anlegen? Nein. Die 14 Arten stehen fest.
Warum fehlt bei der Regel „Anfrage“ der „Letzter Ansprechpartner“? Bei „Anfrage“, „Wunschliste“, „Post-Stay-Bewertung“ und „Online-Check-In“ bietet die Seite ihn nicht an. Für diese Regeln lässt sich ein Benutzer oder ein Team wählen.
Stand: 2026-10-27.