Auto Offer

Auto Offer erstellt zu neuen Anfragen ein Angebot oder eine Absage, ohne dass ein Mitarbeiter sie bearbeiten muss. Das Hotel legt dafür Workflows an: Trifft ein Workflow auf eine neue Anfrage zu, erstellt ReGuest daraus ein Angebot oder eine Absage und versendet sie auf Wunsch auch gleich. Der Menüpunkt liegt unter Sales Intelligence › Auto Offer.

Ein Hotel möchte neue Anfragen von zwei Erwachsenen mit mindestens einem Kind und ohne Anmerkung des Gastes automatisch mit einem Angebot beantworten.

Unter „Jobs“ steht zu jeder geprüften Anfrage, was geschehen ist, und „Zum Angebot“ öffnet das erstellte Angebot.

„Übersicht“ zeigt Kennzahlen zu den automatisch erstellten Angeboten. Im Filter „Zeitraum“ ist das letzte Jahr voreingestellt. Die Kennzahl „Erstellte Angebote“ teilt die Angebote in „Automatisch erstellt“ und „Manuell erstellt“. Der Bereich „Kennzahlen (automatisch erstellte Angebote)“ zeigt „Anfragen“, „automatisch verarbeitbar“, „Angebote“, „Klickrate“, „Interaktionsrate“, „Buchungen“, „Buchungsquote“ und „Umsatz“. Der Bereich „Trichter (automatisch erstellte Angebote)“ zeigt „Anfragen“, „automatisch verarbeitbar“, „Angebote“, „Gäste haben geklickt“, „Buchungen“ und „Umsatz“.

Die Liste „Angebote nach Anteil der automatisch verarbeitbaren Anfragen“ enthält nur Workflows mit der Aktion „Angebot erstellen“. Die Liste „Die letzten 10 Jobs“ zeigt die jüngsten Läufe mit „Ausführungsdatum“, „Auslöser“ und „Aktion“, und der Bereich „Anteil automatisch erstellter Absagen“ zeigt „Anfragen“, „Absagen“ und „Anteil Absagen“. Die Zahlen werden im Hintergrund berechnet und sind daher nicht sekundengenau.

„Workflows“ zeigt jeden Workflow als Karte mit seinen Bedingungen, seiner Aktion und „Erstellt am“. Der Status steht auf der Karte: „Aktiv“, „Nicht aktiv“ oder „Archiviert“. Die Filter „Nach Name filtern...“, „Alle Saisonen“, „Aktive u. nicht aktive“ und „Alle Gebäude/Hotels“ grenzen die Liste ein.

An jeder Karte stehen „Bearbeiten“, „Duplizieren“, „Aktivieren“ oder „Deaktivieren“ und „Archivieren“; ein archivierter Workflow bekommt „Reaktivieren“. „Bearbeiten“ öffnet den Workflow im Editor. „Duplizieren“ legt eine Kopie mit dem Auslöser, allen Bedingungen und der Aktion samt ihren Einstellungen an; die Kopie ist „Nicht aktiv“ und öffnet sich gleich im Editor. Ein archivierter Workflow bleibt in der Liste stehen, ist aber nicht aktiv. Nach „Reaktivieren“ ist er nicht mehr archiviert, aber „Nicht aktiv“. Die Reihenfolge der Karten lässt sich durch Ziehen ändern; ein neuer oder duplizierter Workflow steht am Ende. Die Reihenfolge entscheidet mit, welcher Workflow greift (siehe „Häufige Fragen“). „Archivieren“ und „Reaktivieren“ fragen vorher nach.

„Neuer Workflow“ beginnt mit einer Auswahl an Vorlagen, darunter „Leere Vorlage“ und „Angebot für Familie“; was „Angebot für Familie“ einträgt, zeigt das Beispiel oben. Ein neuer Workflow ist zunächst nicht aktiv.

Im Editor bekommt ein Workflow seine „Bezeichnung“, seinen „Auslöser“, seine Bedingungen und genau eine Aktion. Als Auslöser gibt es nur „Neue Anfrage“. Der Schalter „Aktiv“ schaltet den Workflow ein und aus. Ein aktiver Workflow lässt sich nicht ändern; der Editor zeigt dann „Workflow muss deaktiviert werden, damit Änderungen vorgenommen werden können.“ Eine Schaltfläche zum Speichern gibt es nicht, der Editor speichert selbst.

„Bedingung hinzufügen“ öffnet einen Dialog. Unter „Feld der Bedingung“ stehen die Angaben einer Anfrage zur Wahl, etwa „Anzahl der Erwachsenen“, „Anzahl der Kinder“, „Aufenthaltsdauer (Nächte)“, „Verpflegung“, „Saison“, „Zimmerkategorie“, „Anmerkung des Gastes“, „Sprache des Gastes“, „Land des Gastes“, „Anfragequelle“, „Anreisedatum“, „Abreisedatum“, „Stammgast“ oder „Tarif“. Jedes Feld lässt sich je Workflow einmal verwenden.

Welche Vergleiche es gibt, hängt vom Feld ab. Zahlen und Daten kennen etwa „ist gleich“, „ist größer oder gleich“ und „ist zwischen“; Listen wie die Zimmerkategorie kennen „ist eines von“ und „ist keines von“; der Stammgast kennt „trifft zu“ und „trifft nicht zu“. „Erstellen“ legt die Bedingung an. Im Dialog „Bedingung bearbeiten“ übernimmt „Speichern“ eine Änderung, und „Löschen“ entfernt die Bedingung.

Unter „Varianten definieren“ legt die Aktion bei „Zimmerkategorie“ fest, welche Zimmerkategorien angeboten werden: „alle verfügbaren Zimmerkategorien anbieten“, „ausgewählte Zimmerkategorien ausschließen“ oder „nur ausgewählte Zimmerkategorien anbieten“. Bei „Tarif“ oder „Tarifgruppe“ stehen „alle verfügbaren Tarife anbieten“, „ausgewählte Tarife ausschließen“, „nur ausgewählte Tarife anbieten“, „ausgewählte Tarife folgender Gruppen ausschließen“ und „nur ausgewählte Tarife folgender Gruppen anbieten“ zur Wahl. Mit „Tarifgruppe“ statt „Tarif“ werden statt einzelner Tarife Tarifgruppen gewählt, deren Tarife das Angebot ausschließt oder ausschließlich anbietet. „Anzahl Varianten (max.)“ begrenzt die Varianten des Angebots, „Reihenfolge der Varianten“ ordnet sie, etwa nach „Verfügbarkeit“ oder „Preis aufsteigend“. Bei „Verfügbarkeit“ stehen Varianten mit dem angefragten Tarif und der angefragten Zimmerkategorie vorne, danach die mit den meisten freien Zimmern.

Mit dem Schalter „Untervarianten erstellen“ bekommt das Angebot je Zimmerkombination eine Hauptvariante. Darunter entstehen für dieselbe Zimmerkategorie Untervarianten mit den anderen verfügbaren Tarifen oder Verpflegungen derselben Tarifgruppe. Das gilt nur, wenn bei dieser Tarifgruppe „Für automatische Untervarianten von Angeboten verwenden“ gesetzt ist. Zusammen mit „Zimmerkategorie mit allen möglichen Tarifen anbieten“ lässt sich der Schalter nicht wählen.

Unter „Vorlagen und Autor“ braucht die Aktion für jede Sprache des Hotels eine Angebotsvorlage und einen „Autor“. Unter „Versand“ steht die Wahl zwischen „Angebot manuell versenden“ und „Angebot automatisch versenden“. „Angebot manuell versenden“ heißt: Das Angebot wird nur vorbereitet, ein Mitarbeiter entscheidet über den Versand. Beim automatischen Versand lässt sich mit „Verzögerung der Aktion (in Minuten)“ eine Wartezeit von 0 bis 60 Minuten einstellen. Wer die Auswahl der Zimmerkategorien, Tarife oder Tarifgruppen umstellt, wird vorher gefragt, denn die schon zugewiesenen Einträge werden dabei entfernt.

Die Absage braucht unter „Vorlagen und Autor“ eine Absagevorlage je Sprache des Hotels und einen „Autor“. Unter „Versand“ steht „Absage manuell versenden“ oder „Absage automatisch versenden“, dazu „Verzögerung der Aktion (in Minuten)“. Trägt die Absagevorlage die Wartelisten-Option und geht die Absage hinaus, bietet sie dem Gast zusätzlich die Warteliste an. Auf der Warteliste steht er erst, wenn er sich selbst einträgt.

Der Reiter „Jobs“ öffnet die Seite „Geplante und ausgeführte Aktionen“. Sie zeigt zu jeder Anfrage, die ein Workflow geprüft hat, was geschehen ist, auch wenn nichts passiert ist. Voreingestellt ist der letzte Monat; „Status“ und „Zeitraum“ filtern die Liste, der neueste Eintrag steht oben.

In der Spalte „Auslöser“ steht nach „von“ der Name des Gastes. Griff kein Workflow, steht in der Liste „Auslöser-Bedingung traf nicht zu“ und dazu, welche Felder nicht gepasst haben. „Zum Angebot“, „Zur Absage“, „Zur Anfrage“, „Zum Workflow“ und „Zum Gast“ öffnen das Angebot, die Absage, die Anfrage, den Workflow und den Gast des Eintrags. Die Seite zeigt nur an: Abbrechen oder neu anstoßen lässt sich hier nichts.

Warum wurde kein Angebot erstellt? „Jobs“ nennt den Grund. „Keine Verfügbarkeit für den ausgewählten Tarif“ heißt: Es gab freie Zimmer, aber nur in Tarifen, die der Workflow nicht anbieten darf. Welche Tarife der Workflow anbietet, legt die Aktion „Angebot erstellen“ bei „Tarif“ oder „Tarifgruppe“ fest. „Verfügbarkeitsservice liefert zu viel mögliche Lösungen“ heißt: Die Anfrage war zu offen, etwa ohne Zimmerkategorie. „Anreisedatum ist zu nah“ heißt: Die Anreise ist heute.

Was geschieht bei einer Anreise am selben Tag? Für eine Anreise am selben Tag erstellt Auto Offer kein Angebot, eine Absage aber schon. Das Angebot erstellt das Hotel dann von Hand. Eine Anfrage mit gleichem An- und Abreisedatum bearbeitet Auto Offer gar nicht.

Welcher Workflow greift, wenn mehrere passen? Genau einer, und nicht unbedingt der oberste. Zuerst kommen alle Workflows mit „Absage erstellen“ an die Reihe, dann die mit „Angebot erstellen“; erst innerhalb dieser Gruppen zählt die Reihenfolge in „Workflows“. Ein Workflow ohne Bedingung trifft auf jede Anfrage zu, und die Workflows nach ihm kommen nicht mehr zum Zug.

Warum lässt sich ein Workflow nicht ändern? Er ist aktiv. Nach „Deaktivieren“ lassen sich Bedingungen und Aktion bearbeiten.

Warum lässt sich ein Absage-Workflow nicht aktivieren? Er braucht eine Bedingung auf „Anreisedatum“ oder „Abreisedatum“. „Bedingung hinzufügen“ legt sie an. Ohne Aktion lässt sich gar kein Workflow aktivieren; unter „Aktion auswählen“ wählt das Hotel „Angebot erstellen“ oder „Absage erstellen“.

Wie lange dauert es, bis das Angebot da ist? Ohne Verzögerung sind wenige Minuten normal.

Was passiert, wenn etwas schiefgeht? Der Eintrag in „Jobs“ steht dann auf „fehlgeschlagen“ mit dem Grund „Unbekannter Fehler“, und er wird nicht von selbst wiederholt. Einen neuen Versuch startet das Hotel auf der Anfrage unter Angebote: an der Schaltfläche „Angebot erstellen“ den Eintrag „Automatisiertes Angebot“ wählen. Dabei entsteht in „Jobs“ ein neuer Eintrag, zwei Zeilen zur selben Anfrage sind also normal.

Warum ist die Aktion gescheitert, obwohl alle Vorlagen da sind? Ein möglicher Grund: Der Gast hat in einer Sprache geschrieben, für die es keine Vorlage gibt. Der Workflow verlangt nur Vorlagen für die Sprachen des Hotels und weicht auf keine andere Sprache aus.

Lässt sich eine laufende Automatisierung stoppen? Ja, auf der Anfrage über „Abbrechen“, solange die Aktion noch nicht ausgeführt wird.

Wird eine von Hand angelegte Anfrage automatisch bearbeitet? Steht beim Anlegen einer Anfrage die Wahl „Angebot“, „Autom. Angebot“, „Absage“, nur mit „Autom. Angebot“.

Stand: 2026-10-19.