Übersicht

Das Outlook-Add-in „ReGuest Copilot“ zeigt zu einer Mail in Microsoft Outlook die Gastdaten aus ReGuest und überträgt Mails und Anfragen nach ReGuest. Das Add-in hat keinen Eintrag in der Hauptnavigation; es öffnet sich über die Schaltfläche „Re:Guest“ in der Gruppe „Re:Guest Outlook Add-in“ des Outlook-Menübands. Die Abschnitte ab „Anmeldung“ beschreiben das Add-in.

Unter dem Menüpunkt „Messenger“ stehen alle Unterhaltungen mit Gästen und mit Absendern, die noch keinem Gast zugeordnet sind, gleich ob sie über den Website-Messenger, WhatsApp, Facebook, Instagram oder als Antwort per E-Mail hereinkamen. Von hier aus antwortet das Hotel, kennzeichnet Unterhaltungen mit „Als erledigt kennzeichnen“ als erledigt und weist mit „Unterhaltung einem Gast zuweisen“ unbekannte Absender einem Gast zu.

Im Outlook-Add-in meldet sich jeder Mitarbeiter auf der Seite „Login“ mit „Re:Guest Instanz-Code“, „Benutzername“ und „Passwort“ an; ohne das Häkchen bei „Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen.“ ist keine Anmeldung möglich. Bei der ersten Anmeldung wird unter „Angemeldet bleiben“ festgelegt, wie sich das Add-in die Anmeldung merkt: „Im Microsoft-Konto merken“, „Nur auf diesem Gerät merken“ oder „Nur für aktuelle Sitzung merken“. Mit „Im Microsoft-Konto merken“ gilt die Anmeldung auf jedem Gerät mit diesem Microsoft-Konto ohne neue Anmeldung.

Zur geöffneten Mail sucht das Add-in den Gast über die Absenderadresse. Ist er in ReGuest bekannt, zeigt es seine Daten und seine Anfragen, Angebote und Buchungen. „In Re:Guest öffnen“ öffnet den Gast in ReGuest.

„Nachricht übertragen“ legt die geöffnete Mail als Nachricht des Gastes in seiner Unterhaltung in ReGuest ab. Existiert der Gast noch nicht, wird er dabei angelegt.

„Anfrage erkennen“ lässt die KI aus der Mail eine Aufenthaltsanfrage lesen. Die „Aufenthaltsanfrage“ lässt sich über „Bearbeiten“ ändern, und „Anfrage übertragen“ legt die Anfrage in ReGuest an.

„Antwort vorschlagen“ erzeugt eine Antwort auf die geöffnete Mail. Der Vorschlag lässt sich im Editor ändern und mit dem Textassistenten überarbeiten. „Über Re:Guest senden“ legt die Antwort in der Unterhaltung des Gastes ab, „Antwort in Outlook einfügen“ öffnet sie stattdessen in Outlook.

Ist der Schalter „Kategorien“ an, setzt das Add-in auf eine Mail in Outlook die Kategorie „Anfrage“, wenn aus ihr eine Anfrage entstand, und „Nachricht“, wenn sie als Nachricht übertragen wurde.

Auf der Seite „Einstellungen“ des Add-ins legt jeder Mitarbeiter unter „Login merken“ fest, wie sich das Add-in die Anmeldung merkt, und mit „Als Standard festlegen“, welcher gespeicherte Instanz-Code vorausgewählt ist. Dort entfernt „Gespeicherte Profile löschen“ alle gemerkten Anmeldungen, und „Auf Werkseinstellungen zurücksetzen“ entfernt zusätzlich die gespeicherten Instanz-Codes und die Wahl unter „Login merken“.

Stand: 2026-10-26.