Der Reiter „Personen“ der Gastkartei zeigt zwei Dinge: was ein Gast im Online-Check-in über die Personen seines Aufenthalts angegeben hat, und die zusätzlichen E-Mail-Empfänger des Gasts. Hier prüft das Hotel die Angaben eines Online-Check-ins, kennzeichnet ihn als erledigt und überträgt ihn an das PMS, das Hotelverwaltungssystem. Und hier legt es weitere Empfänger an, die dann Nachrichten zu einer Korrespondenz des Gasts bekommen können. Der Reiter liegt unter Gästearchiv › (Gast) › Personen.
Beispiel: Einen Online-Check-in prüfen und als erledigt kennzeichnen
Den Menüpunkt Gästearchiv öffnen und den Gast anklicken. Die Gastkartei öffnet sich.
In der Reiterleiste der Gastkartei den Reiter „Personen“ öffnen. Er zeigt den Unterreiter „Online-Check-Ins“ mit den abgeschlossenen Online-Check-ins des Gasts, den zuletzt aktivierten zuerst.
Im obersten Eintrag den Zeitraum, die Zahl der Erwachsenen („E“) und Kinder („K“), den „Aufenthalt“ mit Monat und Jahr und den „Kommentar“ lesen.
Darunter die Personen durchgehen, den „Hauptgast“ zuerst, je Person mit „Vor- und Nachname“, E-Mail, „Geburtsdatum/-ort“, „Wohnsitz“ und „Staatsbürgerschaft“. Es folgen „Fahrzeugkennzeichen“ und die Tabelle „Reisedokumente“.
Auf „Als erledigt kennzeichnen“ klicken.
Danach ist der Online-Check-in erledigt, und seine Benachrichtigungen sind geschlossen.
Die Seiten im Einzelnen
Der Reiter „Personen“ hat zwei Unterreiter, „Online-Check-Ins“ und „Empfänger“. Er öffnet mit „Online-Check-Ins“, wenn es diesen Unterreiter für das Hotel gibt, sonst mit „Empfänger“.
Online-Check-Ins
Der Unterreiter zeigt die abgeschlossenen Online-Check-ins des Gasts, den zuletzt aktivierten zuerst. Ausgefüllt hat sie der Gast selbst, im Messenger des Gästebereichs oder der Website. Sobald ein Mitarbeiter den Unterreiter öffnet, sind die Benachrichtigungen zu diesen Online-Check-ins für ihn gelesen.
Jeder Eintrag zeigt den Zeitraum, die Zahl der Erwachsenen („E“) und Kinder („K“), den „Aufenthalt“ mit Monat und Jahr und den „Kommentar“. Darunter stehen die Personen, der „Hauptgast“ zuerst, mit „Vor- und Nachname“, E-Mail, „Geburtsdatum/-ort“, „Wohnsitz“ und „Staatsbürgerschaft“, und, wenn gespeichert, mit Zimmer, Telefonnummer und „Steuernummer“. Es folgen „Fahrzeugkennzeichen“ und die Tabelle „Reisedokumente“. Unter „Art“ steht dort „Personalausweis“, „Führerschein“, „Reisepass“ oder „Kinderausweis“. Hat der Gast die Richtigkeit seiner Angaben bestätigt, steht das Datum dazu im Satz „Der Gast hat am … die Richtigkeit der eingegebenen Daten bestätigt“.
Die Angaben sind nur zu lesen. An einem Online-Check-in stehen diese Knöpfe:
„Als erledigt kennzeichnen“ setzt einen offenen Online-Check-in auf erledigt und schließt seine Benachrichtigungen.
„Auf offen zurücksetzen“ setzt einen erledigten Online-Check-in wieder auf offen. Das geht nur beim letzten Online-Check-in des Gasts.
„Senden“ überträgt den Online-Check-in an das PMS. Danach steht dort „erfolgreich übertragen“ oder „Übertragung gescheitert“, und darunter stehen die bisherigen Übertragungen.
Ein abgelaufener Online-Check-in zeigt weder „Als erledigt kennzeichnen“ noch „Auf offen zurücksetzen“. Übertragen lässt sich an Innconcepts Fidelio OHS 8, Protel IO, Sihot, Mews, HotelCinqueStelle, Apaleo, Ibelsa und OracleOperaCloud. Nur Sihot bekommt die Anhänge der Reisedokumente mit. Bei Protel IO steht „erfolgreich übertragen“ erst da, wenn das PMS die Übertragung verarbeitet hat.
Empfänger
Der Unterreiter listet die zusätzlichen E-Mail-Empfänger des Gasts mit „E-Mail-Adresse“ und „Name“. Das Symbol vor einem Empfänger zeigt sein „Geschlecht“. Hat der Gast keinen, steht dort „Für diesen Gast existieren keine zusätzlichen Empfänger.“
Ein Empfänger von hier lässt sich einer einzelnen Korrespondenz des Gasts zuordnen. Das geht über die Schaltfläche „Mehrfache Email-Empfänger...“ und beim Versenden eines Angebots unter „Empfänger“. In beiden wird je Empfänger festgelegt, ob er Angebote erhält („Soll Angebot(e) erhalten“), ob er die Buchung auslösen darf („Darf Buchung auslösen“) und ob er die Pre-Stay- und die Post-Stay-Nachricht erhält („Soll Pre-Stay-Nachricht erhalten“, „Soll Post-Stay-Nachricht erhalten“). Ein Empfänger mit „Soll Angebot(e) erhalten“ bekommt beim Versand des Angebots eine eigene Kopie der Angebots-E-Mail an seine Adresse.
„Hinzufügen...“ öffnet den Dialog „Empfänger hinzufügen“.
„Bearbeiten“ an einem Empfänger öffnet den Dialog „Empfänger bearbeiten“.
„archivierte anzeigen (…)“ blendet die archivierten Empfänger ein; in der Klammer steht ihre Zahl.
Empfänger hinzufügen und Empfänger bearbeiten
Beide Dialoge haben dieselben Felder. Pflicht ist nur die „E-Mail-Adresse“. Dazu kommen „Vorname“, „Nachname“ und „Geschlecht“ mit der Wahl „keine Angabe“, „männlich“, „weiblich“ oder „divers“; „divers“ steht nur zur Wahl, wenn das Hotel es eingeschaltet hat. Dieselbe Adresse kann ein Gast nur einmal als Empfänger haben, archivierte Empfänger mitgezählt.
Der Schalter „Ist alternative E-Mail-Adresse von“ macht die Adresse zu einer Adresse des Gasts selbst. Die Namensfelder sind dann gesperrt, und eine Nachricht von dieser Adresse erscheint im Gästebereich wie eine Nachricht des Gasts, nicht unter dem Namen des Empfängers.
„Archivieren“ im Dialog „Empfänger bearbeiten“ archiviert den Empfänger nach einer Rückfrage. Löschen lässt sich ein Empfänger nicht, und ein archivierter lässt sich nicht reaktivieren.
Voraussetzungen
‚Personen’ braucht kein eigenes Lizenzmodul. Mit Guest Management kommt der Unterreiter „Online-Check-Ins“ dazu.
Der Zugriff auf ‚Personen’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum öffnet „Personen“ mit „Empfänger“ und nicht mit „Online-Check-Ins“? Der ReGuest-Support kann sagen, ob der Online-Check-in für das Hotel eingerichtet ist.
Warum fehlt „Senden“? Der ReGuest-Support kann sagen, ob die Übertragung an das PMS für das Hotel eingerichtet ist.
Lassen sich die Angaben eines Online-Check-ins ändern? Nein. Die Angaben unter „Online-Check-Ins“ sind nur zu lesen.
Lässt sich ein Empfänger löschen? Nein. Ein Empfänger lässt sich nur archivieren, und ein archivierter lässt sich nicht reaktivieren. „archivierte anzeigen (…)“ blendet ihn in der Liste wieder ein.
Stand: 2026-10-24.