Übersicht

Das Gästearchiv zeigt alle Gäste und Personen, die das Hotel kennt. Hier sucht das Hotel einen Gast, legt neue Gäste an, importiert Gäste aus Excel und führt doppelte Einträge zusammen. Zu jedem Gast gehören eigene Reiter, und der erste ist „Stammdaten“.

Der Reiter „alle“ ist die Gästeliste mit Namen und E-Mail-Adresse jedes Gasts, die zuletzt angelegten oben. Das Feld „Name oder E-Mail-Adresse“ sucht in der Liste, und ein Klick auf einen Gast öffnet seine Seite „Stammdaten“.

Der Reiter „Online-Check-Ins“ listet die Gäste, die im Gästebereich einen Online-Check-in abgeschlossen haben. Unter „Filter“ zeigt die Wahl „Neue Online-Check-Ins“ nur die Gäste, deren Online-Check-in noch nicht bearbeitet ist.

„Neuer Gast“ öffnet das Formular für einen neuen Gast; unter „Art des Kontakts“ wählt das Hotel „Person“, „Firma“ oder „Familie“. „Erstellen“ speichert den Gast, und danach öffnet sich seine Seite „Stammdaten“.

Der „Daten-Import“ liest Gäste aus einer Excel-Datei ein. Unter „Spalten zuweisen“ weist das Hotel jeder Spalte ein Feld zu, korrigiert fehlerhafte Zeilen in der „Validierung“ und startet dann mit „Importieren“ den Import. Ein „Bericht“ zeigt danach für jede Zeile, was importiert wurde.

Unter „Duplikate“ führt das Hotel zwei Einträge desselben Gasts zu einem zusammen. Unter „Zu behaltender Gast“ und „Zu löschender Gast“ wählt es die beiden Einträge selbst, und „Verschmelzen“ überträgt etwa Korrespondenz, Unterhaltungen und Notizen an den behaltenen Gast und löscht den zweiten Eintrag.

„Stammdaten“ zeigt die Daten des Gasts wie „Vorname“, „Nachname“, „E-Mail-Adresse“ und „Zustimmung Email-Marketing“, dazu „Postadressen“ und „Telefonnummern“. Das Hotel ändert sie in diesem Reiter.

„Korrespondenz“ listet die Korrespondenzen des Gasts. Eine aufgeklappte Korrespondenz zeigt ihre Bestandteile, etwa Anfrage, Angebot und Buchung, und „Neue Mitteilung“ schickt dem Gast eine Mitteilung dazu.

„Notizen“ sammelt die Notizen zum Gast, auch Nachrichten, die unter „Unterhaltungen“ gemerkt wurden. „Notiz hinzufügen“ legt eine freie Notiz an, und ein Klick auf das Notiz-Symbol markiert einen Eintrag als wichtig.

„Buchungen“ zeigt alle Buchungen des Gasts mit Aufenthalt, Zimmer und Stand, die neueste zuerst. Der Reiter ist nur zum Lesen; „Zur Buchung“ öffnet die Buchung.

„Unterhaltungen“ zeigt alle Nachrichten mit dem Gast in einer Liste, die neueste zuerst. Antworten lässt sich hier nicht, nur im Messenger.

„Profilierung“ zeigt die Kennzeichnungen des Gasts, nach denen ReGuest Gäste gruppiert, etwa für Kampagnen. „Hinzufügen...“ ordnet eine Kennzeichnung von Hand zu; viele vergibt ReGuest auch automatisch.

„Personen“ zeigt die abgeschlossenen Online-Check-ins des Gasts mit allen Mitreisenden und die zusätzlichen E-Mail-Empfänger unter „Empfänger“. „Senden“ überträgt einen Online-Check-in an das Hotelverwaltungssystem.

„Ausgehende Emails“ zeigt alles, was ReGuest an den Gast geschickt hat, mit Art, Zeitpunkt und Stand der Zustellung. Ist eine Nachricht fehlgeschlagen, stellt „Email erneut senden“ sie noch einmal in den Versand.

„Anhänge“ listet die Dateien des Gasts, auch die Anhänge seiner E-Mails und die Dokumente aus dem Online-Check-in. „Dokumente hinzufügen“ lädt weitere Dateien hoch.

„Andere Hotels“ sucht den Gast über seine E-Mail-Adresse bei den anderen Hotels, mit denen das Hotel in ReGuest verbunden ist. Je Treffer zeigt eine Karte seine Daten und seine Korrespondenzen dort, nur zum Lesen.

„Datenauskunft“ dient dazu, eine Anfrage des Gasts auf Auskunft über seine Daten zu beantworten. Die „Zusammenfassung“ ist ein fertiges Antwortschreiben in der Sprache des Gasts, und „In Zwischenablage kopieren“ kopiert es.

Stand: 2026-10-24.