Im Reiter „Notizen“ stehen alle Notizen zu einem Gast in einer Liste: die freien Notizen, die das Hotel hier selbst schreibt, die Notizen des Hotels zu Anfragen und Angeboten und Nachrichten oder Notizen, die an anderer Stelle gemerkt wurden. Einträge lassen sich als wichtig markieren; dann zeigt auch die Reiterleiste der Gastkartei ein Symbol dafür. Der Reiter liegt unter Gästearchiv › (Gast) › Notizen.
Beispiel: Einen Hinweis zum Gast festhalten und als wichtig markieren
Den Menüpunkt Gästearchiv öffnen und den Gast anklicken. Die Gastkartei öffnet sich.
In der Reiterleiste der Gastkartei den Reiter „Notizen“ öffnen.
Auf „Notiz hinzufügen“ klicken. Es öffnet sich das Feld „Neue Anmerkung“.
Den Hinweis in das Feld „Neue Anmerkung“ schreiben. Sobald Text im Feld steht, ist „Speichern“ aktiv.
Auf „Speichern“ klicken. Das Feld „Neue Anmerkung“ schließt sich, und der Hinweis steht als Eintrag der Art „Freie Notiz“ oben in der Liste.
Am neuen Eintrag auf das Notiz-Symbol oben rechts klicken. Sein Tooltip lautet „Klicken, um Nachricht oder Notiz als wichtig zu markieren“.
Danach trägt das Notiz-Symbol des Eintrags ein rotes Ausrufezeichen. In der Reiterleiste der Gastkartei steht vor dem Reiter „Notizen“ ein Symbol mit rotem Ausrufezeichen und dem Tooltip „Es existieren wichtige Notizen für diesen Gast“.
Die Seiten im Einzelnen
Notizen
Die Liste zeigt alle Einträge zum Gast, die neueste oben. Jeder Eintrag nennt seine Art, Datum und Uhrzeit und „von …“, wenn ein Verfasser bekannt ist. Hat der Gast noch keinen Eintrag, steht dort „Es existieren keine Notizen für diesen Gast.“
Die Art eines Eintrags sagt, woher er kommt. Es gibt 7 Arten: „Freie Notiz“, „Unterhaltungsnachricht“, „Gast-Notiz bei Anfrage“, „Hotel-Notiz bei Anfrage“, „Hotel-Notiz bei Angebot“, „Gast-Notiz bei Buchung“ und „Gast-Anmerkungen bei Post-Stay-Info“. Eine „Freie Notiz“ schreibt das Hotel hier im Reiter. „Hotel-Notiz bei Anfrage“ und „Hotel-Notiz bei Angebot“ entstehen von selbst, sobald jemand die interne Notiz der Anfrage oder den Kommentar des Angebots ausfüllt, und verschwinden, wenn dieser Text geleert wird. Die übrigen Arten entstehen, wenn jemand an anderer Stelle eine Nachricht oder Notiz merkt, etwa in einer Unterhaltung, einer Anfrage, einer Buchung oder bei den Post-Stay-Ergebnissen. Wird die Nachricht oder Notiz an anderer Stelle gelöscht, verschwindet auch ihr Eintrag von selbst.
„Notiz hinzufügen“ öffnet das Feld „Neue Anmerkung“, ein einfaches Textfeld ohne Formatierung, ohne Anhang und ohne Erwähnung von Kollegen. „Speichern“ ist erst aktiv, wenn im Feld Text steht. Es speichert die Notiz, schließt das Feld und legt einen Eintrag der Art „Freie Notiz“ an, der noch nicht als wichtig markiert ist. „Abbrechen“ schließt das Feld und verwirft die noch nicht gespeicherte Notiz ohne Rückfrage.
Nur freie Notizen lassen sich ändern und löschen. Dafür tragen nur sie neben Datum und Uhrzeit ein Stift-Symbol und ein Papierkorb-Symbol, beide ohne Beschriftung. Das Stift-Symbol öffnet die Notiz zum Ändern im Feld „Neue Anmerkung“, mit „Speichern“ und „Abbrechen“. Das Papierkorb-Symbol löscht die Notiz nach einer Rückfrage.
Oben rechts an jedem Eintrag steht ein Notiz-Symbol. Ein Klick darauf markiert den Eintrag als wichtig oder nimmt die Markierung zurück. Ein wichtiger Eintrag zeigt ein rotes Ausrufezeichen auf dem Symbol und den Tooltip „Nachricht ist als wichtig gekennzeichnet. Klicken, um Nachricht oder Notiz nicht mehr als wichtig zu markieren“. Solange der Gast wichtige Einträge hat, steht in der Reiterleiste vor dem Reiter „Notizen“ das Symbol mit rotem Ausrufezeichen.
Voraussetzungen
‚Notizen’ braucht kein eigenes Lizenzmodul.
Der Zugriff auf ‚Notizen’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum ist „Speichern“ nicht aktiv? Im Feld „Neue Anmerkung“ steht noch kein Text. Sobald Text im Feld steht, ist „Speichern“ aktiv.
Warum lässt sich ein Eintrag weder ändern noch löschen? Ändern und löschen lassen sich nur Einträge der Art „Freie Notiz“. Eine „Hotel-Notiz bei Anfrage“ oder „Hotel-Notiz bei Angebot“ verschwindet, wenn die interne Notiz der Anfrage oder der Kommentar des Angebots geleert wird. Die übrigen Einträge verschwinden, wenn die Nachricht oder Notiz an anderer Stelle gelöscht wird.
Wie kommt eine Nachricht aus einer Unterhaltung in die Notizen? Im Reiter „Unterhaltungen“ lässt sich eine Nachricht über ihr Notiz-Symbol merken, Tooltip „Klicken, um Nachricht oder Notiz zu merken“. Sie erscheint dann unter „Notizen“.
Lässt sich eine Notiz formatieren oder mit einem Anhang versehen? Nein. Das Feld „Neue Anmerkung“ ist ein einfaches Textfeld ohne Formatierung und ohne Anhang.
Warum ist ein Eintrag aus der Liste verschwunden? Entweder wurde eine freie Notiz über ihr Papierkorb-Symbol gelöscht, oder die Nachricht oder Notiz wurde an anderer Stelle gelöscht; dann verschwindet ihr Eintrag von selbst.
Warum fehlt einem Kollegen das Gästearchiv und damit die Gastkartei? Der Menüpunkt „Gästearchiv“ erscheint nur, wenn die Rolle des Benutzers den Zugriff darauf enthält. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Stand: 2026-10-24.