Mit „Neuer Gast“ legt das Hotel einen Gast im Gästearchiv von Hand an, etwa eine Person, eine Firma oder eine Familie, die sich telefonisch meldet. Das Formular ist dasselbe, mit dem später auch die Stammdaten eines Gasts bearbeitet werden. Es liegt unter Gästearchiv › Neuer Gast.
Beispiel: Einen Gast anlegen, der angerufen hat
Den Menüpunkt Gästearchiv öffnen und auf „Neuer Gast“ klicken.
Bei „Art des Kontakts“ „Person“ wählen.
Bei „Sprache“ die Sprache des Gasts wählen. Zur Wahl stehen die Sprachen, die das Hotel eingerichtet hat.
„Vorname“ und „Nachname“ eintragen. Nach dem Vornamen setzt das Formular „Geschlecht“ oft schon selbst auf „männlich“ oder „weiblich“.
„E-Mail-Adresse“ eintragen.
Auf „Erstellen“ klicken.
Danach öffnet sich die Seite „Stammdaten“ des neuen Gasts. Erst dort lassen sich Einwilligungen, Adressen, Telefonnummern, Personen und Firmen ergänzen.
Die Seiten im Einzelnen
Neuer Gast
Das Formular hat die Kästen „Personenbezogene Daten“ und „Firmendaten“. Welche Felder es zeigt, hängt von „Art des Kontakts“ ab:
„Person“: „Vorname“, „Nachname“, „Akademischer Titel“, „Geschlecht“, „Geburtsdatum“ mit dem daraus berechneten „Alter“, „Geburtsort“ und „Steuernummer“.
„Familie“: Das Feld für den Vornamen heißt „Vorname/n“ und ist optional. Dazu kommen „Nachname“ und „Steuernummer“.
„Firma“: Statt Vor- und Nachname gibt es nur „Firmenbezeichnung“.
„E-Mail-Adresse“: keine Felder für Namen oder Anrede.
Für „Geschlecht“ stehen „keine Angabe“, „männlich“ und „weiblich“ zur Wahl, mit einer Einstellung des Hotels auch „divers“. Wird bei „Art des Kontakts“ etwas anderes als „Person“ gewählt, wird „Geschlecht“ zurückgesetzt.
Das Feld „Vollständige Anrede (nur ausfüllen, wenn von Norm abweicht)“ gibt es bei allen Arten außer „E-Mail-Adresse“. Gespeichert wird eine Anrede nur, wenn sie von der Standardanrede abweicht.
Bei „Person“ und „Familie“ ist „Nachname“ Pflicht, bei „Firma“ „Firmenbezeichnung“. Ein leeres Pflichtfeld zeigt „Pflichtfeld“, eine E-Mail-Adresse im falschen Format „ungültiges Format“ und ein Sonderzeichen in Name, Titel oder Anrede „ungültiges Zeichen“. Solange eine Eingabe ungültig ist, lässt sich „Erstellen“ nicht anklicken.
„Erstellen“ speichert den Gast. Hat schon ein anderer Gast dieselbe E-Mail-Adresse, wird nicht gespeichert, und es erscheint: „Die E-Mail-Adresse wird bereits für einen anderen Gast verwendet. E-Mail-Adressen dürfen nicht doppelt vergeben werden.“ Nach dem Speichern gilt E-Mail als bevorzugter Kanal des Gasts.
Ausnahmen
Unter „Ausnahmen“ stehen schon beim Anlegen Kästchen, die für diesen Gast einzelne Nachrichten abschalten: „Keine Nachhak-Nachrichten senden“, „Keine Pre-Stay-Nachrichten senden“, „Keine On-Stay-Nachrichten senden“, „Keine Post-Stay-Nachrichten senden“ und „Keine Geburtstagsglückwünsche senden“. Für den Chatbot gibt es je nach seinem Stand eines von zwei Kästchen. Läuft der Chatbot im Testmodus, erscheint „Chatbot trotz Testmodus aktivieren“: Ist es angehakt, darf der Chatbot diesem Gast schon im Testmodus automatisch antworten. Läuft er nicht im Testmodus, erscheint „Chatbot deaktivieren“: Ist es angehakt, beantwortet der Chatbot die Nachrichten dieses Gasts nicht mehr automatisch. Welches Kästchen mit welchem Lizenzmodul kommt, steht unter „Voraussetzungen“.
Voraussetzungen
‚Neuer Gast’ braucht kein eigenes Lizenzmodul. Mit Sales Campaigns kommt die Art des Kontakts „E-Mail-Adresse“ dazu. Mit Offers kommt das Kästchen „Keine Nachhak-Nachrichten senden“ unter „Ausnahmen“ dazu. Mit Guest Management kommen weitere Kästchen unter „Ausnahmen“ dazu. Mit CRIS Chatbot kommen die Kästchen zum Chatbot unter „Ausnahmen“ dazu.
Der Zugriff auf ‚Neuer Gast’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum lässt sich der Gast nicht speichern? Entweder ist ein Pflichtfeld leer oder eine Eingabe ungültig, dann lässt sich „Erstellen“ nicht anklicken. Die Meldung am Feld („Pflichtfeld“, „ungültiges Format“ oder „ungültiges Zeichen“) zeigt, welche Eingabe zu korrigieren ist. Oder ein anderer Gast hat schon dieselbe E-Mail-Adresse. Dann den bestehenden Gast in der Gästeliste über das Feld „Name oder E-Mail-Adresse“ suchen.
Warum fehlt die Art des Kontakts „E-Mail-Adresse“? Sie kommt mit Sales Campaigns. Der ReGuest-Support kann sagen, ob die Funktion für das Hotel eingerichtet ist.
Wo werden Adresse und Telefonnummer eingetragen? Auf der Seite „Stammdaten“ des Gasts, die sich nach „Erstellen“ öffnet. Beim Anlegen fehlen diese Felder.
Löst ein neu angelegter Gast eine Automatisierung aus? Nein.
Gibt es einen zweiten Weg zu „Neuer Gast“? Ja. Ein Eintrag der Warteliste hat die Schaltfläche „Neuer Gast...“, die dasselbe Formular öffnet.
Warum fehlt der Menüpunkt „Gästearchiv“? Ihn sieht nur ein Benutzer, dessen Rolle den Zugriff auf das Gästearchiv enthält. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Stand: 2026-10-24.