Im Reiter „Stammdaten“ pflegt das Hotel die Daten eines Gasts: Name, Sprache, E-Mail-Adresse, Einwilligungen zum Marketing, Adressen und Telefonnummern. Hier legt es auch fest, welche automatischen Nachrichten der Gast nicht bekommen soll. Der Reiter liegt unter Gästearchiv › (Gast) › Stammdaten und öffnet sich als erster, sobald im Gästearchiv ein Gast angeklickt wird.
Beispiel: Ein Gast möchte keine Werbe-E-Mails mehr bekommen
Den Menüpunkt Gästearchiv öffnen und den Gast anklicken.
Die Gastkartei öffnet sich mit dem Reiter „Stammdaten“.
Bei „Zustimmung Email-Marketing“ „Zustimmung nicht erteilt“ wählen.
Möchte der Gast auch keine Geburtstagsglückwünsche, unter „Ausnahmen“ das Kästchen „Keine Geburtstagsglückwünsche senden“ anhaken.
Auf „Speichern“ klicken.
Danach steht im Protokoll zur Marketing-Zustimmung ein neuer Eintrag mit der Quelle Hotel-User und dem Benutzer, der die Zustimmung geändert hat.
Die Seiten im Einzelnen
Reiterleiste der Gastkartei
Über der Gastkartei stehen ihre Reiter: „Stammdaten“, „Korrespondenz“, „Notizen“, „Buchungen“, „Unterhaltungen“, „Profilierung“, „Personen“, „Ausgehende Emails“, „Anhänge“, „Andere Hotels“ und „Datenauskunft“. Dieser Text erklärt „Stammdaten“.
Stammdaten
Oben stehen die Daten der Person oder der Firma: „Art des Kontakts“, „Sprache“, „Vorname“, „Nachname“, „Akademischer Titel“, „Firmenbezeichnung“, „Geschlecht“, „Vollständige Anrede (nur ausfüllen, wenn von Norm abweicht)“, „E-Mail-Adresse“, „Geburtsdatum“, „Alter“, „Geburtsort“ und „Steuernummer“. Felder und Pflichtangaben sind dieselben wie beim Anlegen eines Gasts mit „Neuer Gast“. „Speichern“ speichert die Änderungen.
Hat ein Buchungsportal dem Gast eine vorübergehende E-Mail-Adresse gegeben, zeigt das Feld „E-Mail-Adresse“ einen Hinweis, dass sich diese Adresse nicht für Marketing eignet.
Erst nachdem ein Gast einmal gespeichert ist, erscheinen diese Felder:
„Zustimmung Email-Marketing“: Zur Wahl stehen „unbekannt/keine Information“, „Zustimmung erteilt“, „Zustimmung nicht erteilt“, „E-Mail gebounced“, „Hat als Spam markiert“ und „Blacklist“. „Zustimmung ausstehend (warten auf Opt-In)“ lässt sich nicht von Hand setzen. Mit „E-Mail gebounced“ oder „Hat als Spam markiert“ fällt der Gast aus jeder Marketing-Selektion heraus, die Gäste mit „Zustimmung erteilt“ auswählt, ob mit oder ohne die Gäste mit „unbekannt/keine Information“. Mit „Blacklist“ fällt er aus jeder Selektion heraus, auch aus Selektionen, die nicht dem Marketing dienen. Ändert sich die E-Mail-Adresse eines Gasts mit „E-Mail gebounced“, springt die Zustimmung auf „unbekannt/keine Information“ zurück.
Zustimmung je Gebäude: Je Gebäude steht eine Auswahl „Zustimmung erteilt“ oder „Zustimmung nicht erteilt“. Hat der Gast solche Zustimmungen, ist „Zustimmung Email-Marketing“ gesperrt.
„Zustimmung Post-Marketing“: Zur Wahl stehen „unbekannt/keine Information“, „Zustimmung erteilt“ und „Zustimmung nicht erteilt“.
„Mitteilungen bevorzugt über“: „E-Mail“ oder „WhatsApp®“. Ist WhatsApp gewählt und hat der Gast keine verifizierte WhatsApp-Nummer, weist ein Hinweis darauf hin, dass Mitteilungen per E-Mail gehen.
„Gast für automatische Datenschutzlöschung nicht berücksichtigen (nie löschen)“: Diesen Schalter ändert nur ein Benutzer, dessen Rolle den Zugriff darauf enthält. Ist er eingeschaltet, löscht die automatische Datenschutzlöschung den Gast nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht.
„Zustimmung Hausordnung“: zeigt, ob der Gast die Hausordnung akzeptiert hat, und ist nur zu lesen. Den Wert setzt der Gast selbst, wenn er die Hausordnung bei der Online-Buchung eines Angebots oder beim Online-Pre-Check-in bestätigt.
Aktivitäten: die letzte Aktion des Gasts, die letzte Nachricht an ihn, das jüngste Aufenthaltsdatum, die letzte Marketing-Aktion und der Abstand, den der Gast zwischen Marketing-Aktionen wünscht.
Ändert ein Mitarbeiter die Zustimmung zum E-Mail- oder Post-Marketing, entsteht im Protokoll ein Eintrag mit der Quelle Hotel-User und dem Benutzer.
Ausnahmen
Der Block „Ausnahmen“ steht schon vor dem ersten Speichern da. Je angehaktem Kästchen bekommt der Gast eine Art automatischer Nachricht nicht mehr: „Keine Nachhak-Nachrichten senden“, „Keine Pre-Stay-Nachrichten senden“, „Keine On-Stay-Nachrichten senden“, „Keine Post-Stay-Nachrichten senden“ und „Keine Geburtstagsglückwünsche senden“. Jedes Kästchen erscheint nur mit seinem Lizenzmodul.
Für den Chatbot steht eines von zwei Kästchen da. Läuft der Chatbot im Testmodus, erscheint „Chatbot trotz Testmodus aktivieren“: Ist es angehakt, antwortet der Chatbot diesem Gast schon im Testmodus automatisch. Läuft er nicht im Testmodus, erscheint „Chatbot deaktivieren“: Ist es angehakt, antwortet der Chatbot diesem Gast nicht mehr automatisch.
Postadressen und Telefonnummern
„Postadresse hinzufügen“ legt eine Adresse mit „Staat“, „Postleitzahl“, „Ort“, „Straße / Hausnummer“ und „Bestätigt am“ an. „Telefonnummer hinzufügen“ legt eine Nummer mit „Typ“, „Nummer“ und „Bestätigt am“ an. Für „Typ“ stehen „nicht verfügbar“, „Festnetz“, „Mobil“ und „Fax“ zur Wahl.
Jede Postadresse und jede Telefonnummer wird für sich gespeichert, und das Löschen einer Zeile fragt nach. Eine Telefonnummer kann die Kennzeichen WhatsApp und „verifiziert“ tragen. Eine verifizierte WhatsApp-Nummer lässt sich nicht ändern, nur löschen.
Kanalverknüpfungen
Über eine Zeile der Liste „Kanalverknüpfungen“ ordnet ReGuest eingehende WhatsApp-Nachrichten diesem Gast zu. Die Liste zeigt die Spalten „Kanal“, „Typ“, „Identifikator“, „Verifiziert“ und „Verifizierungsdatum“. Eine Verknüpfung lässt sich löschen. Das Löschen fragt nach und wirkt sofort: Danach ordnet ReGuest Nachrichten mit dieser Kennung dem Gast nicht mehr über diese Verknüpfung zu.
Firma
Der Kasten „Firma“ zeigt die Firmen, die mit dem Gast verknüpft sind. Name, Mehrwertsteuernummer und Rolle der Firma werden mit dem Gast gespeichert, ihre Adressen und Telefonnummern je Zeile für sich. Die Kontaktpersonen sind nur zu lesen. Der Kasten erscheint nur, wenn es Einträge gibt.
Protokolle
Die Protokolle zur Marketing-Zustimmung, zur Telefonnummer-Zustimmung und zur Datenschutzerklärung sind nur zu lesen und erscheinen nur, wenn es Einträge gibt.
Datenübermittlung von/zu Agentur bzw. Agenturmitgliedern
Dieses Protokoll zeigt mit den Spalten „Aktion“ und „Name der Instanz“ die Datenübermittlungen von und zu Agentur bzw. Agenturmitgliedern.
Loyalty
Der Kasten „Loyalty“ fragt das Guthaben des Gasts bei KunLeiSys oder Incert ab. Bei Incert zeigt er dazu das Club-Level. KunLeiSys sucht den Gast über seine E-Mail-Adresse.
Anfrage oder Buchung erfassen
„Anfrage erfassen für diesen Gast“ öffnet eine neue Anfrage mit dem Gast, „Buchung erfassen für diesen Gast“ eine neue Buchung.
Gast löschen
„Gast löschen“ löscht nach einer Rückfrage alle Korrespondenzen des Gasts und danach den Gast selbst. Die Rückfrage warnt, dass sich das nicht rückgängig machen lässt. Anonymisieren lässt sich ein Gast hier nicht.
Voraussetzungen
‚Stammdaten’ braucht kein eigenes Lizenzmodul. Mit Channels › WhatsApp™-Integration kommt die Auswahl „Mitteilungen bevorzugt über“ dazu. Mit Guest Management kommen der Schalter „Zustimmung Hausordnung“ und mehrere Kästchen unter „Ausnahmen“ dazu. Mit Offers kommt das Kästchen „Keine Nachhak-Nachrichten senden“ unter „Ausnahmen“ dazu. Mit Multi-Property kommt die Zustimmung zum E-Mail-Marketing je Gebäude dazu. Mit Marketplace › KunLeiSys kommt die Abfrage des KunLeiSys-Guthabens im Kasten „Loyalty“ dazu. Mit Marketplace › Incert kommt die Abfrage des Incert-Guthabens im Kasten „Loyalty“ dazu. Mit Agentur kommt das Protokoll „Datenübermittlung von/zu Agentur bzw. Agenturmitgliedern“ dazu.
Der Zugriff auf ‚Stammdaten’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Einen eigenen Zugriff in der Rolle brauchen: „Gast löschen“, „Anfrage erfassen für diesen Gast“ und „Gast für automatische Datenschutzlöschung nicht berücksichtigen (nie löschen)“. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum lässt sich „Zustimmung Email-Marketing“ nicht ändern? Der Gast hat Zustimmungen je Gebäude. Dann ist die Zustimmung bei den einzelnen Gebäuden zu ändern.
Warum fehlen „Zustimmung Email-Marketing“ und die anderen Einwilligungen? Sie erscheinen erst, nachdem der Gast einmal gespeichert ist. Auf „Speichern“ klicken.
Warum lässt sich „Zustimmung ausstehend (warten auf Opt-In)“ nicht wählen? Diesen Stand kann niemand von Hand setzen.
Warum lässt sich eine Telefonnummer nicht ändern? Es ist eine verifizierte WhatsApp-Nummer. Sie lässt sich nur löschen.
Warum gehen Mitteilungen per E-Mail, obwohl „WhatsApp®“ gewählt ist? Der Gast hat keine verifizierte WhatsApp-Nummer.
Warum fehlt „Gast löschen“? Die Schaltfläche sieht nur ein Benutzer, dessen Rolle den Zugriff darauf enthält. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum fehlen „Zustimmung Post-Marketing“ oder die Zustimmung je Gebäude? Beide hängen an der Einrichtung des Hotels. Der ReGuest-Support kann sagen, ob sie für das Hotel eingerichtet sind.
Lässt sich ein Gast anonymisieren statt löschen? Im Reiter „Stammdaten“ nicht.
Stand: 2026-10-24.