Daten-Import

Mit „Daten-Import“ übernimmt das Hotel viele Gäste auf einmal aus einer Excel-Datei ins Gästearchiv, statt jeden einzeln über „Neuer Gast“ anzulegen. Bestehende Gäste erkennt der Import an der E-Mail-Adresse und ergänzt sie, neue Gäste legt er an. Der Menüpunkt liegt unter Gästearchiv › Daten-Import.

Ist der Import fertig, springt die Seite zum „Bericht“. Er zeigt je Zeile, ob sie importiert wurde, und bei einem Fehler, was an welcher Zelle nicht stimmt. Die neuen Gäste stehen danach in der Gästeliste des Gästearchivs.

Die Liste zeigt jede Datei, die bisher aufgespielt wurde, mit „Dateiname“, „Datenzeilen“, „Aufgespielt“, „Aufgespielt von“ und „Status“. Der „Status“ sagt, in welchem Schritt die Datei steht, etwa „Bereit zum Import“, „Import pausiert“ oder „Importiert“. Ein Klick auf den Eintrag unter „Dateiname“ öffnet den Schritt, in dem die Datei gerade steht, und dort lässt sich weiterarbeiten. Nach dem Import steht in der Liste „S“, wenn historische Einträge entstanden sind, und „B“, wenn Buchungen entstanden sind. Die Originaldatei lässt sich aus der Liste wieder herunterladen.

Eine Datei lässt sich löschen, solange sie noch nicht „Bereit zum Import“ ist.

„Neue Datei aufspielen“ beginnt einen neuen Import.

Unter „Import-Datei“ wird die Excel-Datei gewählt, „Datei aufspielen“ lädt sie hoch. Angenommen wird nur das Format .xlsx mit höchstens 50.000 Datenzeilen. Andere Formate und Dateien mit Kennwort werden abgelehnt.

Diese Seite erscheint, während die Zellen der Datei gespeichert werden, und zählt die verarbeiteten Zeilen. Der Vorgang kann einige Minuten dauern. Die Seite darf verlassen werden; die Datei steht dann in der Liste und lässt sich von dort fortsetzen.

Hier bekommt jede Spalte der Datei ein Zielfeld im Gästearchiv. Beim Öffnen ordnet der Import die Spalten, die noch kein Zielfeld haben, selbst zu: nach ihrer Überschrift und nach den Zuordnungen früherer Importe. Diese Vorschläge lassen sich ändern.

Hier prüft der Import jede Zelle, etwa auf „Ungültiges Format“ der E-Mail-Adresse, „Nicht erlaubte Email-Domain“ und „Ungültiger Bereich“ bei Datum, Nächten, Personen und Betrag. Danach zeigt die Seite nur die Zeilen mit Fehlern, und die Kennzahl „Fehlerhafte Zeilen“ nennt ihre Zahl. Deren Zellen lassen sich direkt in der Tabelle ändern.

„Inhalte ersetzen“ öffnet den Dialog „Suchen und Ersetzen“, um denselben Fehler in vielen Zeilen auf einmal zu korrigieren. „Zurück“ führt zu „Spalten zuweisen“, „Weiter“ zum „Import“.

Unter „Suchen in Spalte“ wird die Spalte gewählt, unter „Suchen nach“ der Text und unter „Ersetzen mit“ der neue Inhalt. Getroffen werden nur Zellen, deren ganzer Inhalt dem Suchtext gleicht. Der Dialog zeigt, wie viele Ergebnisse es gibt. „Übernehmen“ ersetzt sie, „Abbrechen“ schließt den Dialog ohne Änderung.

Zwei Schalter legen fest, was der Import zusätzlich zu den Gästen anlegt:

„Importieren“ startet den Import. Je Zeile zeigt die Seite den Stand, etwa „Wartend auf Import“ oder „Importiert“. Ein laufender Import lässt sich mit „Pausieren“ anhalten und dann mit „Fortsetzen“ weiterführen oder mit „Stoppen“ endgültig beenden.

Der „Bericht“ zeigt „Importiert am“, „Dauer“ und wie viele „Datenzeilen“ die Datei hatte. Je Zeile steht der Stand, und an jeder Zelle mit Fehler der Grund, etwa „Fehlender Wert“, „Ungültiges Format“ oder „Wert existiert bereits“. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Gast.

Der Sprung zum „Bericht“ geschieht auch, wenn der Import mit Fehler endet. Ist der Benutzer, der die Datei aufgespielt hat, an anderer Stelle im Daten-Import, erscheint die Meldung „Import von … ist abgeschlossen.“ „Zum Import-Bericht“ öffnet dann den Bericht.

Was passiert mit einem Gast, der schon im Gästearchiv steht? Der Import erkennt ihn an der E-Mail-Adresse. „Geschlecht/Anrede“, „Geburtsdatum“, „Akademischer Titel“ und „Persönliche Briefanrede“ füllt er nur, wo das Feld beim Gast noch leer ist. Steht dort schon ein anderer Wert, bleibt er, und die Zeile wird „Teilweise importiert“.

Warum wurde eine Zeile nicht importiert? Gibt es zur E-Mail-Adresse schon einen Gast, und weicht in der Datei der Nachname oder der Vorname ab, übernimmt der Import die Zeile nicht. Der „Bericht“ zeigt bei jeder Zeile den Grund. Dann in der Datei den Nachnamen und den Vornamen Zeichen für Zeichen so schreiben, wie sie beim Gast im Gästearchiv stehen, und die Datei unter „Neue Datei aufspielen“ erneut aufspielen und importieren.

Hebt ein Import eine Abmeldung vom E-Mail-Marketing auf? Nein. Für die Spalte „E-Mail-Marketing-Zustimmung“ erkennt der Import Wörter wie „ja“, „nein“ oder „gesperrt“ auf Deutsch, Englisch und Italienisch. Ein Gast auf der Sperrliste bleibt dort. Ein Wert für Zustimmung oder Ablehnung in der Datei ändert nur Gäste ohne Angabe oder mit Zustimmung; eine frühere Abmeldung bleibt also bestehen. Jede Änderung steht im Protokoll zur Marketing-Zustimmung, mit der Datei und dem Benutzer, der sie aufgespielt hat.

Warum lässt sich „Weiter“ unter „Spalten zuweisen“ nicht klicken? Eine Pflichtspalte fehlt. Die Seite meldet dann „Pflichtspalte fehlt“. Sobald „E-Mail-Adresse“, „Nachname“ und „Sprache“ oder eine „Standardsprache“ zugewiesen sind, lässt sich „Weiter“ klicken.

Warum wird die Datei abgelehnt? Angenommen wird nur eine Excel-Datei im Format .xlsx ohne Kennwort und mit höchstens 50.000 Datenzeilen. Dann die Datei im Format .xlsx, ohne Kennwort und mit höchstens 50.000 Datenzeilen speichern und unter „Neue Datei aufspielen“ erneut aufspielen.

Warum fehlt die Schaltfläche „Daten-Import“? Sie erscheint nur, wenn die Rolle des Benutzers den Daten-Import enthält. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.

Stand: 2026-10-24.