Der Reiter „Datenauskunft“ dient dazu, die Anfrage eines Gasts nach der DSGVO zu beantworten: welche Daten das Hotel über ihn gespeichert hat. Er stellt dafür ein fertiges Antwortschreiben bereit und zeigt, was der Gast selbst im Gästebereich und im Messenger getan hat. Der Reiter liegt in der Gastkartei unter Gästearchiv › (Gast) › Datenauskunft.
Beispiel: Einem Gast auf seine Anfrage nach seinen Daten antworten
Den Menüpunkt Gästearchiv öffnen und den Gast anklicken. Die Gastkartei öffnet sich.
In der Reiterleiste der Gastkartei den Reiter „Datenauskunft“ öffnen. Er öffnet immer mit dem Unterreiter „Zusammenfassung“.
Den roten „Hinweis“ oben lesen: „Geben Sie die persönlichen Daten des Gasts nur weiter, wenn Sie die Identität der anfragenden Person geprüft haben.“ Vor dem nächsten Schritt die Identität der anfragenden Person prüfen.
Das Antwortschreiben unter dem Hinweis durchsehen. Es steht in der Sprache des Gasts.
Auf „In Zwischenablage kopieren“ klicken.
Danach liegt das Antwortschreiben in der Zwischenablage. Exportieren, drucken oder senden lässt es sich aus dem Reiter heraus nicht.
Die Seiten im Einzelnen
Zusammenfassung
Der Unterreiter „Zusammenfassung“ beginnt mit dem roten „Hinweis“, die Daten nur nach geprüfter Identität weiterzugeben. Darunter steht ein fertiges Antwortschreiben auf die Anfrage des Gasts.
Das Schreiben steht in der Sprache des Gasts: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Portugiesisch, Rumänisch oder Russisch. Ist für den Gast keine Sprache eingetragen, steht es in der Sprache des Mitarbeiters.
Das Schreiben nennt die Stammdaten des Gasts, seine Postadressen, Telefonnummern und Anfragen. Dazu kommen die Personen aus dem Online-Check-in mit derselben E-Mail-Adresse wie der Gast, samt ihrem Reisedokument. Außerdem nennt es die Zwecke, zu denen die Daten verarbeitet werden, die Kategorien der Daten, die Speicherdauer aus der aktiven Datenschutzerklärung, die Rechte des Gasts und sein Recht auf Beschwerde.
„In Zwischenablage kopieren“ ist der einzige Knopf. Er kopiert das Antwortschreiben in die Zwischenablage.
Protokoll der Gast-Aktionen
Der Unterreiter „Protokoll der Gast-Aktionen“ listet, was der Gast selbst im Gästebereich und im Messenger getan hat, die neueste Aktion zuerst. Aktionen von Mitarbeitern stehen hier nicht.
Die Tabelle hat die Spalten „Datum/Uhrzeit“, „Aktion“, „IP-Adresse“, „Gerätetyp“ und „Gerätebeschreibung (User Agent)“. Unter „Aktion“ steht eine von 16 Aktionen, etwa „Frontend-Plattform geöffnet“, „Online-Check-in gemacht“ oder „Marketingzustimmung entzogen“.
Voraussetzungen
‚Datenauskunft’ braucht kein eigenes Lizenzmodul.
Der Zugriff auf ‚Datenauskunft’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Einen eigenen Zugriff in der Rolle brauchen: „Protokoll der Gast-Aktionen“. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Lässt sich das Antwortschreiben direkt an den Gast senden? Nein. Der Reiter bietet nur „In Zwischenablage kopieren“; exportieren, drucken oder senden lässt sich das Schreiben dort nicht.
Warum fehlt der Unterreiter „Protokoll der Gast-Aktionen“? Er erscheint nur, wenn die Rolle des Benutzers den Zugriff darauf einschließt. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum stehen im „Protokoll der Gast-Aktionen“ keine Änderungen der Mitarbeiter? Das Protokoll zeigt nur, was der Gast selbst im Gästebereich und im Messenger getan hat.
Stand: 2026-10-24.