Der Reiter „Anhänge“ der Gastkartei sammelt die Dateien eines Gasts an einer Stelle: Dateien, die das Hotel hochgeladen hat, E-Mail-Anhänge aus Antworten des Gasts, Dateien aus WhatsApp, Facebook und Instagram sowie Dokumente aus Online-Check-in und Check-out. Hier lädt das Hotel eine Datei des Gasts herunter und legt eigene Dokumente zum Gast ab. Der Reiter liegt unter Gästearchiv › (Gast) › Anhänge.
Beispiel: Ein Dokument zum Gast hochladen
Den Menüpunkt Gästearchiv öffnen und den Gast anklicken. Die Gastkartei öffnet sich.
In der Reiterleiste der Gastkartei den Reiter „Anhänge“ öffnen. Er zeigt die Dateien des Gasts.
Unter der Liste auf „Dokumente hinzufügen...“ klicken. An der Stelle der Liste öffnet sich der Dialog „Dokumente hinzufügen“.
Eine PDF-Datei in den Dialog ziehen oder über „Auswählen“ wählen. Die Datei steht danach in der Liste des Dialogs, hochgeladen ist sie noch nicht.
Auf „Hochladen“ klicken. Ein Fortschrittsbalken zeigt das Hochladen, danach steht die Datei unter „Erfolgreich hochgeladene Dateien“.
Auf „Fertig“ klicken. Der Dialog schließt sich, und der Reiter „Anhänge“ lädt seine Liste neu.
Danach steht die neue Datei in der Liste unter „Anhänge“, mit Dateiname, Größe, der Person, die sie hochgeladen hat, und dem Datum.
Die Seiten im Einzelnen
Anhänge
Die Seite listet die Dateien des Gasts und zeigt den Hinweis „Hier finden Sie alle Datei-Anhänge, die hochgeladen wurden oder die der Gast als Email-Anhang gesendet hat.“ Gelöschte Dateien stehen nicht in der Liste. Eine Datei aus dem Online-Check-in erscheint erst, wenn der Gast den Online-Check-in abgeschickt hat. Hat der Gast keine Dateien, steht dort „Es gibt keine Anhänge für diesen Gast-Benutzer.“
Jede Zeile zeigt ein Symbol, den Dateinamen mit der Größe, wer die Datei hochgeladen hat, und das Datum.
Ein Klick auf das Dateisymbol lädt die Datei herunter. Bei einer möglicherweise gefährlichen Datei fragt ReGuest vorher „Sind Sie sicher, dass Sie diese möglicherweise gefährliche Datei herunterladen möchten?“, und erst „Herunterladen“ lädt sie.
„Löschen“, der Papierkorb an einer Zeile, fragt „Sind Sie sicher, dass Sie diese Datei löschen möchten?“. Bestätigt mit „Löschen“, wird eine hochgeladene Datei oder ein Dokument aus Check-in und Check-out gelöscht.
Ein E-Mail-Anhang trägt statt des Papierkorbs ein Briefsymbol und hat damit kein „Löschen“.
„Dokumente hinzufügen...“ unter der Liste öffnet den Dialog „Dokumente hinzufügen“.
Dokumente hinzufügen
Der Dialog lädt Dateien zum Gast hoch. Er steht an der Stelle der Liste. Dateien kommen per Ziehen und Ablegen in den Dialog oder über „Auswählen“. Im Dialog lassen sich PDF, JPEG, PNG, TIFF, ZIP, Word, Excel, PowerPoint und Text auswählen.
Gewählte Dateien kommen zuerst nur in eine Liste des Dialogs und werden nicht von selbst hochgeladen.
„Hochladen“ lädt alle Dateien der Liste gemeinsam hoch, mit einem Fortschrittsbalken, und speichert jede als Anhang des Gasts. Der Knopf ist aktiv, sobald die Liste nicht leer ist. Danach stehen die Dateien unter „Erfolgreich hochgeladene Dateien“, und „Auswählen“ ist gesperrt.
„Liste leeren“ entfernt alle Dateien aus der Liste des Dialogs und blendet eine angezeigte Fehlermeldung aus. Der Knopf ist aktiv, solange noch nicht hochgeladene Dateien in der Liste stehen. Schon hochgeladene Anhänge bleiben.
„Upload abbrechen“ erscheint nur während des Hochladens und bricht es ab. Die Dateien bleiben als nicht hochgeladen in der Liste.
„Fertig“ schließt den Dialog und führt zurück zu „Anhänge“, deren Liste neu geladen wird.
Bei einem Fehler zeigt der Dialog „Während des Uploads ist ein Fehler aufgetreten. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.“
Voraussetzungen
‚Anhänge’ braucht kein eigenes Lizenzmodul.
Der Zugriff auf ‚Anhänge’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum fehlt eine Datei aus dem Online-Check-in? Eine Datei aus dem Online-Check-in erscheint erst, wenn der Gast den Online-Check-in abgeschickt hat.
Welche Dateien lassen sich hochladen? Im Dialog „Dokumente hinzufügen“ lassen sich PDF, JPEG, PNG, TIFF, ZIP, Word, Excel, PowerPoint und Text auswählen.
Warum ist „Auswählen“ gesperrt? Nach dem Hochladen ist „Auswählen“ im Dialog gesperrt. Für weitere Dateien schließt „Fertig“ den Dialog, und „Dokumente hinzufügen...“ unter der Liste öffnet den Dialog „Dokumente hinzufügen“ wieder.
Warum sieht ein Kollege den Reiter „Anhänge“ nicht? Der Reiter „Anhänge“ hängt am Zugriff auf das Gästearchiv: ihn sieht nur ein Benutzer, dessen Rolle diesen Zugriff enthält. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Stand: 2026-10-24.