„Datenexport“ erzeugt Dateien mit den Gästedaten des Hotels und mit seinen Anfragen, Angeboten und Buchungen, etwa für eine Auswertung in Excel oder für eine Liste der Gäste mit Zustimmung zu E-Mail-Marketing. Der Menüpunkt liegt unter Analyse › Datenexport. Ein Export läuft als Auftrag im Hintergrund, und die fertige Datei wird danach aus der Liste der Exporte heruntergeladen.
Beispiel: Alle Gäste mit Zustimmung zu E-Mail-Marketing als Excel-Datei herunterladen
Unter „Analyse“ den Eintrag „Datenexport“ öffnen.
Den Reiter „Gästedaten“ wählen. Das Formular „Neuen Export einreihen“ erscheint, darunter die Liste der Exporte.
Unter „Inhalt“ die Auswahl „Gästedaten (erweitert)“ wählen. Die Datei enthält dann neben Name, E-Mail-Adresse und Sprache auch Geburtsdatum, Telefonnummer und Adresse.
Unter „Format“ die Auswahl „MS Excel“ wählen.
Unter „Zeitraum“ die Voreinstellung „Alle“ stehen lassen.
Im Filter „Zustimmung Email-Marketing“ die Auswahl „nur Zustimmung erteilt“ wählen.
Auf „Export vorbereiten“ klicken. Der Auftrag erscheint in der Liste darunter. Solange er läuft, zeigt der Reiter statt des Formulars den Hinweis „Bitte warten Sie, bis der aktuelle Export-Auftrag vorbereitet ist, um einen neuen zu starten.“
Sobald der Export in der Spalte „Status“ den Wert „abgeschlossen“ zeigt, auf das Symbol zum Herunterladen in seiner Zeile klicken.
Danach hat das Hotel eine Excel-Datei mit allen Gästen, die die Zustimmung zu E-Mail-Marketing erteilt haben, mit ihren erweiterten Gästedaten.
Die Seiten im Einzelnen
Die Seite hat drei Reiter: „Gästedaten“, „Anfragen und Angebote“ und „Sales Campaigns“. Jeder Reiter beginnt mit dem Formular „Neuen Export einreihen“, und unter jedem steht eine Liste der Exporte.
Gästedaten
Der Reiter exportiert die Gäste des Hotels als Datei.
„Inhalt“ legt die Spalten fest. „Gästedaten“ enthält E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Anrede, Titel, Geschlecht und Sprache. „Gästedaten (erweitert)“ fügt Geburtsdatum, Telefonnummer, Adresse, PLZ, Ort, „Staat (ISO)“ und „Staat (Name)“ hinzu. Dazu kommt in beiden die Zustimmung zu E-Mail-Marketing.
„Format“ legt die Art der Datei fest: „CSV“ oder „MS Excel“. Ein Export als „MS Excel“ bricht ab, wenn das Hotel mehr als 1.000.000 Gäste hat; „CSV“ hat keine solche Grenze.
„Zeitraum“ wählt die Gäste aus: „Alle“, „Erstellt im Zeitraum“ oder „Geändert im Zeitraum“, die beiden letzten mit den Feldern „von“ und „bis“. Bleiben bei „Erstellt im Zeitraum“ die Felder leer, füllt sich der Zeitraum mit dem Monatsersten bis heute.
„Zustimmung Email-Marketing“ filtert nach der Zustimmung zu E-Mail-Marketing: „Alle“, „nur Zustimmung erteilt“ oder „Zustimmung erteilt und unbekannt/keine Information“.
„Gebäude/Hotel“ grenzt den Export auf ein Gebäude ein. Der Filter erscheint nur mit Multi-Property.
„Export vorbereiten“ legt den Export als Auftrag an.
Voreingestellt sind „Gästedaten“, „CSV“ und „Alle“.
Anfragen und Angebote
Der Reiter exportiert die Anfragen, Angebote und Buchungen des Hotels. Die Datei ist immer eine Excel-Datei.
„Art“ legt die Spalten fest. „Standard-Spalten“ enthält je Vorgang unter anderem Anfragedatum, Status, Gast, Reisedaten, Nächte und Buchungsbetrag. „Erweiterte Spalten“ fügt unter anderem gebuchte Zimmer- und Personennächte, Kanal, Quelle und Kampagne, Angebotsautor und Saison hinzu.
„Status“ legt fest, ob die Datei alle Vorgänge enthält („Alle“) oder nur die Buchungen („Nur Buchungen“).
„Nach Zeitraum filtern“ schränkt den Export auf einen „Zeitraum“ ein. Der „Zeitraum“ bezieht sich auf das Datum, an dem die Anfrage erstellt wurde. Voreingestellt ist der Vormonat.
„Gebäude/Hotel“ grenzt den Export auf ein Gebäude ein. Der Filter erscheint nur mit Multi-Property.
„Export vorbereiten“ legt den Export als Auftrag an.
Gelöschte und ausgeblendete Vorgänge fehlen in der Datei, ebenso Vorgänge im Status „Neu“ und reine Unterhaltungen.
Sales Campaigns
Der Reiter exportiert die Gäste, an die eine Kampagne verschickt wurde.
„Kampagne“ wählt die Kampagne. Zur Auswahl stehen nur abgeschlossene Kampagnen, und „Export vorbereiten“ bleibt grau, bis eine gewählt ist.
„Inhalt“ mit „Gästedaten“ oder „Gästedaten (erweitert)“ exportiert die Empfänger der Kampagne. Die Filter „Zeitraum“, „Gebäude/Hotel“ und „Zustimmung Email-Marketing“ aus dem Reiter „Gästedaten“ gelten dabei nicht.
„Format“ legt die Art der Datei fest: „CSV“ oder „MS Excel“. Voreingestellt ist „MS Excel“.
Der Reiter zeigt seinen Inhalt nur, wenn die Rolle des Benutzers auch den Zugriff auf den Export der Gästedaten enthält; sonst bleibt er leer. Die Exporte der Gästedaten aus diesem Reiter stehen in derselben Liste wie die aus dem Reiter „Gästedaten“.
Liste der Exporte
Die Spalten zeigen „Beschreibung“, „Zeilen“, „Erstellt am“, „Erstellt von“ und „Status“.
„läuft“: Solange ein Export der Liste läuft, zeigt der Reiter statt des Formulars einen Hinweis, und ein neuer Export lässt sich erst danach starten.
„abgeschlossen“: Die Datei ist fertig. In der Zeile erscheint ein Symbol, das sie herunterlädt.
„fehlerhaft“: Der Export ist fehlgeschlagen. Ein Export, der nach einer Stunde noch läuft, bekommt diesen Status.
„abgelaufen“: Ein abgeschlossener Export bekommt diesen Status, wenn er älter als 7 Tage ist.
Die Datei kommt nur über das Herunterladen, nicht per E-Mail. Ein Export lässt sich nicht löschen.
Voraussetzungen
‚Datenexport’ braucht kein eigenes Lizenzmodul. Mit Sales Campaigns kommt der Reiter „Sales Campaigns“ dazu. Mit Multi-Property kommt der Filter „Gebäude/Hotel“ dazu. Mit Guest Management kommt die Spalte „Kennzeichnungen“ im erweiterten Export der Gästedaten dazu.
Der Zugriff auf ‚Datenexport’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Einen eigenen Zugriff in der Rolle brauchen: „Gästedaten“, „Anfragen und Angebote“ und „Sales Campaigns“. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum fehlt der Menüpunkt „Datenexport“ oder einer seiner Reiter? Der Menüpunkt und jeder seiner Reiter erscheinen nur, wenn die Rolle des Benutzers den Zugriff darauf enthält. Den Reiter „Sales Campaigns“ gibt es außerdem nur mit dem Lizenzmodul, das unter „Voraussetzungen“ steht. Ob das Lizenzmodul für das Hotel eingerichtet ist, sagt der ReGuest-Support. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum lässt sich kein neuer Export starten? In der Liste dieses Reiters läuft noch ein Export. Erst wenn er fertig ist, erscheint das Formular wieder.
Was tun, wenn ein Export „fehlerhaft“ ist? Das Hotel erhält dazu keine Meldung; der Status in der Liste ist der einzige Hinweis. Weiter hilft der ReGuest-Support.
Warum ist der Export der Gästedaten als Excel-Datei abgebrochen? Ein Export als „MS Excel“ bricht bei mehr als 1.000.000 Gästen ab. Als „CSV“ gibt es diese Grenze nicht.
Wie lange bleibt eine Datei zum Herunterladen? Ein abgeschlossener Export läuft nach 7 Tagen ab.
Stand: 2026-10-27.