Im Dashboard lässt sich eine Aufgabe, etwa eine Anfrage oder eine Nachricht in einer Unterhaltung, einem oder mehreren Benutzern und einem Team zuweisen. Die Zuweisung liegt unter dem Menüpunkt Dashboard: in der Spalte „Aufgaben“ links der Aufgabenliste und im Feld „Zuweisen“ einer geöffneten Aufgabe.
Beispiel: Eine neue Anfrage einer Kollegin zuweisen
Den Menüpunkt „Dashboard“ öffnen. Links der Aufgabenliste steht die Spalte „Aufgaben“.
In der Spalte „Aufgaben“ auf „Nicht zugewiesen“ klicken. Die Aufgabenliste zeigt nun nur Aufgaben, die noch niemandem zugewiesen sind. Den Eintrag „Nicht zugewiesen“ zeigt die Spalte nur, wenn die Rolle des Benutzers den Zugriff darauf enthält.
Die Aufgabe zur Anfrage in der Liste öffnen.
Auf das Feld „Zuweisen“ klicken. Die Auswahl zeigt zwei Gruppen, „Teams“ und „Benutzer“.
Im Feld „Nach Name filtern...“ den Namen der Kollegin eingeben und sie in der Gruppe „Benutzer“ auswählen.
Wer die Aufgabe zusätzlich einem Team geben will, wählt in der Gruppe „Teams“ ein Team.
Die Auswahl schließen. Kurz danach ist die Zuweisung gespeichert.
Das Feld „Zuweisen“ zeigt jetzt das Bild der Kollegin und gegebenenfalls das Symbol des Teams. Unter „Ersteller der Zuweisung“ steht der eigene Name. In der Spalte „Aufgaben“ zählt der Eintrag der Kollegin unter „Benutzer“ eine offene Aufgabe mehr.
Die Seiten im Einzelnen
„Dashboard“, Spalte „Aufgaben“
Die Spalte zeigt, wie viele offene Aufgaben bei wem liegen, und filtert die Aufgabenliste mit einem Klick auf einen Eintrag.
„Meine Aufgaben“ steht immer da und zeigt die Aufgaben, die dem eigenen Benutzer zugewiesen sind.
„Nicht zugewiesen“ zeigt die Aufgaben ohne Zuweisung, „Alle“ alle Aufgaben.
„Teams“ listet die Teams mit ihren offenen Aufgaben. Ohne eigenen Zugriff in der Rolle stehen hier nur die Teams, in denen der Benutzer Mitglied ist; mit diesem Zugriff stehen hier alle Teams.
„Benutzer“ listet weitere Benutzer mit ihren offenen Aufgaben. Wer gerade online ist, trägt ein Häkchen mit dem Hinweis „online“.
Die Zahl neben einem Eintrag zählt offene, also noch nicht erledigte Aufgaben, gelesene wie ungelesene. Eine Aufgabe mit mehreren Benutzern zählt bei jedem von ihnen. Die Zahl aktualisiert sich in diesen Fällen: beim Öffnen des Dashboards, wenn eine Aufgabe neu entsteht oder sich ändert, nach dem Erledigen oder Wiederöffnen einer Aufgabe und nach einer Änderung der Zuweisung.
Mit einem Pfeil in der Spalte lässt sie sich einklappen. Sie bleibt in diesem Browser eingeklappt, bis jemand sie über den Pfeil vor der Suche wieder öffnet.
„Dashboard“, Aufgabenliste
Die Aufgabenliste zeigt die Aufgaben des Eintrags, der in der Spalte „Aufgaben“ gewählt ist. Das Suchfeld „Benachrichtigungen/Aufgaben“ durchsucht die Liste. Ändert sich eine Aufgabe, die gerade nicht in der Liste steht, lädt die Liste neu. Ist in der Spalte „Aufgaben“ ein Benutzer oder ein Team gewählt, lädt sie nur neu, wenn die Aufgabe zu diesem Benutzer oder Team gehört. Wurde in der Liste schon weiter nach unten geblättert, erscheint stattdessen ein Symbol mit dem Hinweis „Neu laden“, das die Liste auf Klick neu lädt.
„Aufgabe“, die geöffnete Aufgabe
In der geöffneten Aufgabe steht das Feld „Zuweisen“. Ein Klick öffnet eine Auswahl mit den Gruppen „Teams“ und „Benutzer“ und dem Suchfeld „Nach Name filtern...“. Mehrere Benutzer lassen sich gleichzeitig wählen, aber nur ein Team: Ein zweites Team ersetzt das erste. Zur Auswahl stehen die Benutzer, bei denen in den Benutzereinstellungen „Dem Benutzer können Aufgaben zugewiesen werden“ gesetzt ist. Gespeichert wird kurz nach dem Schließen der Auswahl. Das Feld zeigt jeden gewählten Eintrag, ein Team mit seinem Symbol und einen Benutzer mit seinem Bild. Werden alle Benutzer und das Team entfernt, verschwindet die Zuweisung ganz.
Unter „Ersteller der Zuweisung“ steht, wer die Aufgabe zugewiesen hat. Hat eine Regel sie zugewiesen, steht dort „Durch Regel automatisch zugewiesen“. Die Regeln dafür werden unter Einstellungen › Collaboration gepflegt. Sie weisen eine neue Aufgabe je nach ihrer Art einem Team und höchstens einem Benutzer zu.
„Aufgabenstatus“ zeigt, ob die Aufgabe „offen“ oder „erledigt“ ist. „Als erledigt kennzeichnen“ schließt sie ab, „Auf offen zurücksetzen“ öffnet sie wieder. Ist die Aufgabe jemandem zugewiesen, wird auch die Zuweisung erledigt oder wieder offen.
Voraussetzungen
‚Zuweisung an Mitarbeiter’ braucht kein eigenes Lizenzmodul. Mit CRIS Chatbot kommt in der Spalte „Aufgaben“ der KI-Benutzer dazu.
Der Zugriff auf ‚Zuweisung an Mitarbeiter’ wird bestimmten Benutzern über ihre Rolle freigeschaltet. Einen eigenen Zugriff in der Rolle brauchen: das Feld „Zuweisen“ und „Nicht zugewiesen“, „Alle“, „Benutzer“ und alle Teams in der Spalte „Aufgaben“. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Häufige Fragen
Warum lässt sich das Feld „Zuweisen“ nicht bedienen? Das Feld lässt sich nur bedienen, wenn die Rolle des Benutzers den Zugriff darauf enthält. Die Rollen verwaltet der ReGuest-Support.
Warum fehlt eine Kollegin in der Auswahl? In ihren Benutzereinstellungen ist „Dem Benutzer können Aufgaben zugewiesen werden“ nicht gesetzt, oder ihr Benutzer ist deaktiviert.
Warum fehlt das Feld „Zuweisen“ in einer Aufgabe? Nicht jede Art von Aufgabe lässt sich von Hand zuweisen. Eine solche Aufgabe zeigt das Feld nur, wenn sie schon eine Zuweisung hat, und dann nur lesbar. Ein Datenschutz-Löschauftrag zum Beispiel bekommt seine Zuweisung automatisch.
Warum ist die Zahl in der Spalte größer als die Liste? Die Zahl zählt alle offenen Aufgaben. Die Liste zeigt nur, was zum eingestellten Zeitraum, Status, zur Betriebsstätte und zum Suchbegriff passt.
Warum hat eine Aufgabe ein Team, aber keinen Benutzer? Die Regel für diese Art von Aufgabe weist keinen Benutzer zu. Oder sie weist nur einem Benutzer zu, der gerade online ist, und der Benutzer war beim Entstehen der Aufgabe nicht online. Die Regeln dafür werden unter Einstellungen › Collaboration gepflegt.
Warum lässt sich kein zweites Team wählen? Eine Aufgabe hat höchstens ein Team. Ein zweites Team ersetzt das erste.
Warum gibt es die Spalte „Aufgaben“ gar nicht? Die Zuweisung ist nicht für jedes Hotel eingerichtet. Der ReGuest-Support gibt Auskunft, ob sie für das Hotel eingerichtet ist.
Stand: 2026-10-18.